Das Problem
Viele StoneGate-Bewohner waren auf Medicaid angewiesen, um ihren Aufenthalt ganz oder teilweise zu finanzieren. Mit der Aufnahme in eine ihrer Einrichtungen begann ein langwieriges, mehrstufiges Antragsverfahren bei der staatlichen Organisation. Da die Anträge stapelweise Papierkram erforderten und von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden mussten, beeinträchtigte der langwierige Prozess die Produktivität des Teams. Dies führte zu einem langwierigen Abrechnungszyklus, der die Betriebseinnahmen drastisch beeinträchtigte.
Bei der Zusammenarbeit mit Medicaid sind viele behördliche Verfahren zu verwalten und zu überwachen. Sobald das StoneGate-Team einen Bewohner in seine Einrichtung aufnimmt, beginnt eine wichtige Uhr zu ticken - StoneGate hat 30 Tage Zeit, um den Medicaid-Antrag zu organisieren, vorzubereiten und an die staatliche Behörde zu schicken. Wenn das Team den Antrag nicht innerhalb dieses Zeitrahmens einreicht, lehnt die Regierung den Erstattungsantrag ab.
Die Mitarbeiter von StoneGate und Medicaid tauschten manuell Papierkram aus und zurück. Unvollständige Anträge verwelkten im System, und ihr Fortschritt war nur begrenzt sichtbar. Bei Anträgen, die durch effizienzmindernde Prozesse beeinträchtigt wurden, verpasste StoneGate häufig das 30-Tage-Fenster für die Beantragung von Erstattungen und musste den Aufenthalt des Bewohners bis zu dem Zeitpunkt finanzieren, an dem der Bewohner von Medicaid vollständig akzeptiert wurde.
Der langwierige, zeitraubende Prozess führte zu steigenden Forderungen und einer unangemessenen Belastung der Bilanz des Finanzvorstands. Die Zahl der verspäteten Anträge stieg und führte zu einer Flut von täglichen finanziellen Verlusten.
Die Lösung
StoneGate wandte sich an ProcessMaker, um eine dringend benötigte Lösung zu finden. Das Professional Services Team von ProcessMaker erstellte und implementierte das brandneue Workflow-System innerhalb von drei Monaten zu 100 % per Fernzugriff. Mithilfe einzigartiger Integrationen und maßgeschneiderter Anpassungen durch ProcessMaker konnte StoneGate endlich seine Medicaid-Antrags- und Rezertifizierungsprozesse rationalisieren.
Der geschaffene Wert
Der Medicaid-Antragsprozess erfordert oft die praktische Aufmerksamkeit von mindestens fünf StoneGate-Mitarbeitern:
- Business Office Manager
- Sachbearbeiter
- Zahler-Navigationsstelle (Runner)
- Payor Navigation Manager
- Direktor für Navigation
Anstatt Informationen über Papierformulare zu sammeln und Formulare manuell zwischen den Abteilungen weiterzuleiten, half ProcessMaker bei der Implementierung neuer Tools zur Automatisierung des Prozesses. Online-Formulare erleichterten den Erstantrag und ermöglichten eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Bewohnern oder Angehörigen und den Mitarbeitern von StoneGate. Die Mitarbeiter konnten bei Bedarf einfach digitale Dokumente anhängen und so ein Online-Repository einrichten, auf das jeder innerhalb des Workflows zugreifen konnte.
Jede fehlende Information wurde sofort angezeigt. Automatisierte Workflows leiteten die Anträge zum nächsten Schritt im Genehmigungsverfahren weiter. Jeder Mitarbeiter hatte volle Einsicht in den Fortschritt des Antrags, wodurch das kostspielige Problem der zurückbleibenden Anträge beseitigt wurde. . ProcessMaker steigerte nicht nur die Produktivität und die Zusammenarbeit der Teams, sondern verbesserte auch die Transparenz für die gesamte Organisation. Die neuen leistungsstarken Workflows führten zu einer 25-prozentigen Verringerung der Außenstände in den ersten 12 Monaten nach der Einführung, wodurch StoneGate seine Einnahmen sichern und seinen Bewohnern ein neues Maß an Kundenservice bieten konnte.
