L'analyse du flux de travail expliquée - Méthodes, étapes et outils

Qu'est-ce que l'analyse du flux de travail ?

L'analyse du flux de travail consiste à étudier, comprendre et évaluer la séquence des tâches, des activités et des interactions qui constituent un processus ou une opération commerciale spécifique au sein d'une organisation.

L'objectif principal de l'analyse du flux de travail est d'identifier les inefficacités, les goulets d'étranglement, les redondances et les domaines à améliorer dans le flux de travail, afin d'accroître l'efficacité, la productivité et les économies.

Analyse des flux de travail pour les processus d'entreprise

Méthodes d'analyse du flux de travail

Plusieurs méthodes populaires d'analyse des flux de travail peuvent aider les organisations à comprendre et à optimiser leurs processus d'entreprise. Ces méthodes proposent différentes approches pour étudier, visualiser et évaluer les flux de travail afin d'identifier les inefficacités et les possibilités d'amélioration. Parmi les méthodes d'analyse des flux de travail les plus courantes, on peut citer

• L'organigramme. Les organigrammes sont des représentations visuelles simples de la séquence des tâches et des décisions au sein d'un flux de travail. Ils utilisent des symboles standardisés pour représenter les différents types de tâches, de décisions et de directions de flux. Les organigrammes peuvent aider les parties prenantes à comprendre la structure du processus et à identifier les goulets d'étranglement ou les domaines à améliorer.
• Cartographie des processus d'entreprise. La cartographie des processus est une forme plus détaillée d'organigramme, qui documente les relations entre les différentes tâches, les sous-processus, les ressources et les informations au sein d'un processus. Elle permet d'identifier les inefficacités, les redondances et les domaines à rationaliser ou à optimiser.
• Cartographie de la chaîne de valeur. La cartographie des flux de valeur est une technique de gestion allégée utilisée pour analyser et optimiser les flux de travail en se concentrant sur le flux de valeur à travers le processus. Elle identifie les activités qui ajoutent de la valeur et celles qui n'en ajoutent pas, aidant ainsi les organisations à éliminer le gaspillage et à améliorer l'efficacité globale des processus.
• Diagrammes en couloir. Les diagrammes en couloir sont un type de diagramme de processus qui organise les tâches et les activités en "couloirs" distincts basés sur la fonction, le département ou le rôle responsable. Cela permet de clarifier les responsabilités, d'identifier les transferts ou les dépendances entre les différents groupes et de mettre en évidence les éventuels problèmes de communication ou de coordination.
• L'exploration de processus. L'exploration des processus est une méthode d'analyse des flux de travail axée sur les données qui utilise les journaux d'événements générés par divers systèmes, tels que les plateformes ERP, CRM ou BPM, afin de découvrir, d'analyser et d'améliorer les processus d'entreprise. Elle peut aider les organisations à découvrir des modèles cachés, à identifier les goulets d'étranglement et à optimiser les performances des processus.
• Études sur le temps et le mouvement. Les études de temps et de mouvement consistent à observer et à mesurer le temps nécessaire à l'exécution des tâches dans le cadre d'un flux de travail, à identifier les inefficacités et à suggérer des améliorations. Cette méthode est particulièrement utile pour analyser les processus manuels ou à forte intensité de main-d'œuvre.
• L'échantillonnage du travail. L'échantillonnage du travail est une technique statistique utilisée pour estimer la proportion de temps consacrée à différentes tâches ou activités au sein d'un flux de travail. En collectant des échantillons aléatoires de travail sur une période donnée, les analystes peuvent identifier des modèles, des inefficacités et des opportunités d'amélioration.

L'analyse du flux de travail en 6 étapes

Vous pouvez effectuer une analyse du flux de travail de l'entreprise en six étapes principales.

• Découverte des processus et des flux de travail : L'analyse des flux de travail nécessite la collecte de données sur divers aspects du processus, tels que la durée des tâches, l'affectation des ressources, les temps d'attente et les taux d'achèvement. Ces données peuvent être recueillies à partir de diverses sources, telles que les journaux du système, les commentaires des employés ou l'observation directe.
• Visualisation du flux de travail : La première étape de l'analyse du flux de travail consiste à créer une représentation visuelle du processus, généralement à l'aide d'organigrammes, de cartes de processus ou de diagrammes de flux. Cela permet aux parties prenantes de comprendre clairement la séquence des tâches, leurs dépendances et la structure globale du flux de travail.
• Mesurer et quantifier les performances : À l'aide des données collectées, des mesures de performance et des indicateurs clés de performance (ICP) sont calculés pour évaluer l'efficacité et l'efficience du flux de travail. Ces indicateurs peuvent inclure les temps de cycle, le débit, l'utilisation des ressources et les taux d'erreur.
• Identifier les inefficacités : Sur la base des mesures de performance et de la représentation visuelle du flux de travail, les analystes peuvent identifier les inefficacités, les goulets d'étranglement ou les redondances dans le processus. Il peut s'agir d'étapes inutiles, de retards, d'une consommation excessive de ressources ou d'écarts par rapport aux meilleures pratiques.
• Formuler des recommandations d'amélioration : Une fois les inefficacités identifiées, des recommandations d'amélioration peuvent être élaborées. Ces recommandations peuvent porter sur la rationalisation des tâches, la réaffectation des ressources, l'automatisation des processus manuels ou la mise en œuvre de nouvelles technologies pour améliorer le flux de travail.
• Mettre en œuvre les changements et contrôler les résultats : Une fois les recommandations élaborées, il convient de les mettre en œuvre et d'en contrôler l'efficacité. Il peut s'agir de fixer des objectifs, d'établir des calendriers, d'attribuer des responsabilités et de suivre les progrès réalisés. Un suivi et des ajustements réguliers peuvent s'avérer nécessaires pour s'assurer que les améliorations apportées au flux de travail produisent les résultats escomptés.

Outils d'analyse des flux de travail

Les outils d'analyse des flux de travail sont conçus pour aider les organisations à visualiser, analyser et améliorer leurs flux de travail. Ces outils permettent aux entreprises d'identifier les inefficacités, de rationaliser les opérations et d'automatiser les tâches manuelles. Voici quelques-uns des meilleurs outils d'analyse des flux de travail :

1. ProcessMaker : PM est un logiciel d'automatisation des processus d'affaires sans code conçu spécialement pour l'analyse des flux de travail dans les opérations commerciales numériques. Ses capacités d'intelligence des processus fournissent une vue à 360° des processus et des flux de travail d'une organisation, les aidant à améliorer l'efficacité opérationnelle et l'engagement des clients.
2. Nintex : Nintex est une solution polyvalente d'automatisation des flux de travail et de gestion des processus qui permet aux organisations de créer, de gérer et d'optimiser les flux de travail dans différents systèmes et départements. Grâce à son large éventail de fonctionnalités, Nintex simplifie le processus de conception et de mise en œuvre des flux de travail, aidant ainsi les entreprises à améliorer leur efficacité et leur productivité.
3. Kissflow : Kissflow est une plateforme de gestion des processus métier et d'automatisation des workflows basée sur le cloud qui permet aux organisations de rationaliser leurs processus grâce à des workflows, des formulaires et des rapports personnalisables. Grâce à son interface intuitive de type "glisser-déposer", Kissflow permet aux utilisateurs de créer et de modifier facilement des flux de travail, même s'ils ne disposent pas d'une expertise technique.
4. Trello : Trello est un outil populaire de gestion de projet et de visualisation du flux de travail qui utilise des tableaux, des listes et des cartes pour aider les équipes à collaborer et à organiser leur travail. La flexibilité et les options de personnalisation de Trello en font un choix approprié pour la gestion des flux de travail dans divers secteurs et cas d'utilisation.
5. Asana : Asana est une plateforme de gestion de projet et de suivi du travail qui permet aux équipes de planifier, d'organiser et de gérer efficacement les flux de travail. Grâce à son ensemble de fonctionnalités robustes, Asana aide les organisations à rationaliser leurs flux de travail, à améliorer la collaboration et à rester sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs.
6. Wrike : Wrike est une plateforme de gestion du travail collaboratif qui offre des fonctions d'automatisation et de visualisation du flux de travail. Grâce à ses tableaux de bord personnalisables, Wrike permet aux organisations de mieux comprendre leurs flux de travail, de suivre les progrès réalisés et de prendre des décisions fondées sur des données.
7. Zapier : Zapier est une plateforme d'automatisation qui connecte différentes apps et services, permettant aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés entre eux. En automatisant les tâches répétitives et en intégrant divers outils, Zapier aide les entreprises à rationaliser leurs flux de travail et à gagner en efficacité.
8. Flow : Microsoft Flow, désormais appelé Power Automate, est un service basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de créer et d'automatiser des flux de travail à travers de multiples applications et services. Grâce à sa vaste bibliothèque de connecteurs, Flow permet aux organisations d'automatiser les tâches et les processus, d'améliorer l'efficacité et de réduire les efforts manuels.
9. Airtable : Airtable est un hybride tableur-base de données flexible et puissant qui permet aux organisations de créer des flux de travail personnalisés et d'automatiser les tâches. Avec son riche ensemble de fonctionnalités et d'intégrations, Airtable offre une plateforme polyvalente pour la gestion et l'analyse des flux de travail.
10. Smartsheet : Smartsheet est une plateforme de gestion et d'automatisation du travail qui combine une interface de type tableur avec des fonctions d'automatisation du flux de travail et de collaboration. Elle aide les organisations à rationaliser leurs processus, à améliorer la collaboration et à prendre des décisions mieux informées.

Résultat

L'analyse du flux de travail consiste à étudier et à évaluer la séquence des tâches, des activités et des interactions au sein d'un processus d'entreprise afin d'identifier les inefficacités et les domaines à améliorer. Il existe de nombreux cadres pour l'analyse du flux de travail, de l'analyse des couloirs de navigation à la cartographie de la chaîne de valeur en passant par l'exploration des processus. En procédant à une analyse approfondie du flux de travail selon les six étapes susmentionnées, les organisations peuvent optimiser leurs processus, améliorer leur productivité et réaliser des économies.

FAQs :

1. Quelles sont les étapes de l'analyse du flux de travail ?
Les étapes de l'analyse du flux de travail consistent tout d'abord à définir la portée et les objectifs de l'analyse, puis à recueillir des données et des informations pertinentes sur les flux de travail actuels au sein de l'organisation. Ensuite, il faut créer des représentations visuelles des flux de travail, en détaillant les étapes, les entrées, les sorties et les points de décision afin de bien comprendre leur fonctionnement. Analyser les flux de travail pour identifier les inefficacités, les goulets d'étranglement et les domaines à améliorer. Une fois ces éléments identifiés, élaborez et mettez en œuvre des solutions pour résoudre ces problèmes, telles que la refonte ou l'automatisation des processus. Enfin, surveillez les performances des flux de travail améliorés afin de garantir une amélioration continue et procédez aux ajustements nécessaires.

2. Quels sont les trois composants de base des flux de travail ?
Les trois composantes de base des flux de travail sont les tâches, les ressources et le contrôle des flux. Les tâches représentent les différentes étapes ou activités d'un flux de travail, telles que la saisie de données, les approbations ou la création de documents. Les ressources comprennent les personnes, les outils et les systèmes impliqués dans l'exécution des tâches, tels que les employés, les applications logicielles ou les équipements. Le contrôle des flux fait référence aux règles et à la logique qui régissent la séquence des tâches et les processus de prise de décision au sein du flux de travail, tels que le branchement conditionnel ou le traitement parallèle.

3. Comment l'analyse des flux de travail est-elle utilisée ?
L'analyse des flux de travail est utilisée pour mieux comprendre les processus opérationnels d'une organisation, identifier les inefficacités et mettre en œuvre des améliorations pour rationaliser les opérations. En outre, elle aide les organisations à comprendre le fonctionnement de leurs flux de travail, à repérer les goulets d'étranglement et à découvrir les possibilités d'automatisation ou de refonte des processus. En analysant et en optimisant les flux de travail, les entreprises peuvent accroître leur efficacité, réduire leurs coûts, améliorer la satisfaction de leurs clients et améliorer leurs performances globales.

4. Que sont les méthodes d'analyse du flux de travail ?
Les méthodes d'analyse des flux de travail englobent une série de techniques et d'approches permettant de comprendre et d'améliorer les processus d'entreprise. Parmi les méthodes les plus courantes, citons la cartographie des processus, qui consiste à créer des représentations visuelles des flux de travail afin d'identifier les inefficacités et les domaines à améliorer ; l'analyse des données, qui utilise des mesures quantitatives pour évaluer les performances des flux de travail et découvrir des possibilités d'optimisation ; et la modélisation de simulation, qui permet aux organisations de tester les changements potentiels apportés aux flux de travail et d'en évaluer l'impact sur les performances. En outre, des méthodes qualitatives, telles que les entretiens et les observations, peuvent être utilisées pour recueillir les avis des employés et des parties prenantes sur le fonctionnement des flux de travail et les domaines susceptibles d'être améliorés.