Le suivi des processus est une étape importante de l' analyse des processus, car il aide les entreprises à suivre les performances et l'amélioration continue. Il contribue à l'optimisation des processus en identifiant les domaines à améliorer et en veillant à ce que les tâches, les processus et les flux de travail soient alignés sur les opérations et les objectifs globaux de l'entreprise. Le suivi des processus peut également aider les entreprises à identifier les risques et les problèmes de conformité.
Qu'est-ce que la surveillance des processus d'affaires ?
Le contrôle des processus d'entreprise est l'examen et l'analyse proactifs de la performance des processus afin d'identifier les goulets d'étranglement potentiels, de vérifier la conformité et de trouver des possibilités d'amélioration. Les indicateurs de performance sont utilisés pour mesurer et analyser l'efficacité des processus. L'exécution efficace des processus métier est cruciale pour que les organisations atteignent leurs objectifs, et un suivi continu permet d'identifier les inefficacités, de traiter les problèmes potentiels et de garantir l'alignement sur les objectifs de l'organisation. Un suivi diligent permet de vérifier si tout se déroule comme prévu, d'identifier les erreurs et d'optimiser les processus en cours de route.
Les avantages du suivi des processus d'entreprise
- Identifier et éviter les goulets d'étranglement potentiels
Même les processus les mieux planifiés sont susceptibles de présenter quelques goulets d'étranglement dans le monde réel. Bien qu'il soit possible de gérer quelques obstacles, de nombreux points d'achoppement et problèmes imprévus peuvent être préjudiciables. En outre, des tâches efficaces de gestion de l'ordonnancement des programmes sont cruciales pour garantir un flux fluide et fiable des principaux processus de l'entreprise. Le suivi permet de maintenir l'efficacité des processus en identifiant et en éliminant les goulets d'étranglement.
- Mesurer et assurer la conformité des processus
Vous pouvez avoir un plan de processus parfaitement conçu, mais il arrive que les choses prennent une tournure inattendue. La surveillance active des processus, y compris le suivi des indicateurs clés de performance (ICP), garantit le respect et la conformité des processus en identifiant les domaines potentiels dans lesquels vous vous écartez de la bonne voie, en mesurant les performances des processus et en identifiant les domaines à améliorer.
- Gagner du temps et de l'argent grâce à la rationalisation des tâches
Après avoir passé un certain temps à contrôler vos processus, vous pourriez repérer certaines tâches qui pourraient être légèrement révisées afin de gagner du temps et d'économiser des ressources. Certaines tâches pourraient nécessiter moins de personnel et d'autres pourraient même être complètement automatisées. Le suivi des processus contribue à une allocation efficace des ressources en identifiant les tâches qui peuvent être automatisées ou qui nécessitent moins de ressources.
- Améliorer l'alignement entre les fonctions
Les processus sont souvent partagés entre différentes équipes et organisations. La surveillance des processus d'entreprise facilite la collaboration interfonctionnelle en fournissant des informations sur les processus partagés. Un contrôle efficace aide les différentes parties prenantes à suivre les performances, ce qui permet d'améliorer les processus d'entreprise en collaboration. Même les nouveaux processus les mieux planifiés et mis en œuvre peuvent s'avérer inefficaces, voire dommageables, s'ils ne font pas l'objet d'un suivi attentif. Le suivi des processus d'entreprise s'apparente à une visite chez le médecin pour un bilan de santé. Vous êtes peut-être en forme et en bonne santé, mais le médecin peut constater que votre tension artérielle est légèrement élevée. Il vous prescrira alors des médicaments pour lutter contre ce problème avant qu'il n'ait un impact négatif sur votre santé. N'oubliez donc pas vos nouveaux processus une fois qu'ils ont été mis en œuvre. Si quelques petits problèmes ne sont pas traités ici et là, cela se traduira par de nombreux problèmes importants, dont certains auront des conséquences négatives à long terme.
Composantes du suivi des processus d'entreprise
Pour surveiller efficacement les processus métier, les organisations s'appuient sur différents composants et techniques. Examinons les principaux éléments de la surveillance des processus métier :
1. Collecte et agrégation des données
Les données sont au cœur de la surveillance des processus métier. Les organisations collectent et agrègent des données pertinentes provenant de diverses sources, telles que les systèmes transactionnels, les appareils IoT et les interactions avec les clients. Ces données fournissent des informations précieuses sur les performances des processus et permettent d'identifier les domaines à améliorer. Une collecte et une agrégation efficaces des données améliorent la prise de décision fondée sur les données dans le cadre de la surveillance des processus métier. La surveillance technique des processus métier est cruciale pour analyser les performances de systèmes, de logiciels ou d'équipements spécifiques, garantissant ainsi un retour sur investissement sain et une efficacité opérationnelle optimale.
2. Contrôle en temps réel
La surveillance des processus en temps réel permet aux entreprises de suivre en permanence les activités et les performances des processus métier, ce qui permet de détecter et de résoudre immédiatement les problèmes. En utilisant des technologies et des analyses avancées, les entreprises peuvent surveiller les paramètres des processus, détecter les anomalies et prendre des mesures immédiates pour atténuer les risques ou résoudre les problèmes. En outre, l'analyse prédictive peut être utilisée dans le cadre de la surveillance en temps réel pour anticiper et atténuer les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.
3. Visualisation et analyse des processus
Les outils de visualisation des processus fournissent des représentations visuelles des flux de travail, permettant aux parties prenantes de comprendre les flux, les dépendances et les goulots d'étranglement au sein d'un processus. Ces outils permettent aux organisations d'analyser et d'optimiser les processus sur la base de données. L'exploration des processus, l'exploration des tâches et l' intelligence des processus sont autant d'exemples de technologies efficaces de visualisation des processus. En outre, les logiciels de surveillance des processus jouent un rôle crucial en fournissant des informations et en détectant rapidement les problèmes, en s'intégrant de manière transparente dans le cycle de vie de la gestion des processus d'entreprise. Sur la base des informations obtenues grâce aux outils de visualisation des processus, l'automatisation des flux de travail peut être mise en œuvre afin de rationaliser et d'optimiser davantage les processus.
4. Mécanismes d'alerte et de notification
Les mécanismes d'alerte et de notification, y compris les alertes en temps réel, garantissent que les parties prenantes sont rapidement informées des événements critiques ou des écarts par rapport au comportement attendu des processus d'entreprise. Les alertes peuvent être configurées pour avertir les personnes ou les équipes concernées lorsque des seuils ou des conditions prédéfinis sont atteints, ce qui permet une réaction et une résolution rapides.
Les défis du suivi des processus d'entreprise
La mise en œuvre de la surveillance des processus d'affaires peut poser certains défis. Voici quelques défis courants auxquels les organisations peuvent être confrontées :
- Qualité et disponibilité limitées des données. Des données inadéquates ou de mauvaise qualité peuvent nuire à l'efficacité des efforts de surveillance. Des données inexactes ou incomplètes peuvent conduire à des interprétations erronées et à des mesures de performance peu fiables. Une intégration efficace des données peut aider à relever le défi de la qualité et de la disponibilité limitées des données en consolidant les données provenant de diverses sources et en garantissant leur exactitude.
- Résistance au changement. Les employés et les parties prenantes peuvent résister à l'adoption de nouveaux processus et de nouvelles technologies de surveillance. Pour surmonter la résistance au changement, il faut une communication efficace, une formation et la mise en évidence des avantages du contrôle pour les individus et l'organisation dans son ensemble.
- Complexité et évolutivité. Les organisations qui ont des processus opérationnels complexes ou des systèmes multiples peuvent être confrontées à des difficultés pour concevoir des cadres de surveillance qui capturent toutes les données pertinentes et fournissent des informations utiles. L'évolutivité devient cruciale lorsqu'il s'agit d'étendre les efforts de surveillance à différents départements ou unités commerciales.
- Assurer une amélioration continue. Le suivi ne doit pas se limiter à l'identification des problèmes, mais également à l'amélioration continue. Le maintien d'une culture de l'amélioration et la mise en œuvre efficace de changements fondés sur les résultats du suivi peuvent constituer un défi.
En relevant ces défis à l'aide de stratégies appropriées et de meilleures pratiques, les organisations peuvent surmonter les obstacles et exploiter pleinement le potentiel de la surveillance des processus d'entreprise.
Conseils pour un suivi réussi des processus d'entreprise
Fixer un objectif final clair
Avant de contrôler les processus de votre entreprise, assurez-vous de bien comprendre ce que vous voulez obtenir. Peut-être gérez-vous une boutique en ligne et voulez-vous éviter d'être en rupture de stock d'un certain produit pendant une période de forte activité. Un objectif vague, tel que le soutien aux équipes de distribution pendant les périodes de pointe, n'est pas suffisamment clair. Fixer des objectifs précis, tels que l'automatisation du processus de commande de l'iPhone 15 pendant la période des achats de Noël, permet d'assurer le bon déroulement du processus. La mise en œuvre de stratégies d'optimisation des processus peut aider à définir et à atteindre ces objectifs finaux clairs.
Comparer les processus avec les KPI
La définition d'indicateurs clés de performance (ICP) vous aide à comprendre quels objectifs sont atteints et à repérer les problèmes éventuels dans votre processus. Les ICP mis en place pendant la phase de mise en œuvre peuvent être utilisés par les employés pour définir des objectifs personnels. La définition d'indicateurs de performance clés à court et à long terme aide les employés à suivre les progrès réalisés, à mieux comprendre la situation et à apporter des améliorations. N'oubliez pas qu'il est important d'utiliser des ICP quantitatifs et qualitatifs pour obtenir des informations équilibrées. L'étalonnage peut être utilisé pour comparer les ICP et identifier les domaines à améliorer.
Tirez le meilleur parti de vos outils de suivi des processus d'entreprise
Un bon logiciel de suivi des processus vous aidera à découvrir des opportunités cachées et à prévenir les goulets d'étranglement en analysant vos processus d'entreprise et en maintenant les opérations commerciales. Tous les outils de surveillance des processus métier sont efficaces car ils détectent des éléments auxquels les humains ne pensent généralement pas. Cependant, la plateforme Process Intelligence de ProcessMaker est la seule technologie hybride qui permet de voir à la fois le travail manuel et le travail lié au système impliqués dans la fourniture d'un service. Imaginez un aéroport typique lors d'un événement imprévisible tel qu'une pénurie de main-d'œuvre. En raison du manque de personnel, les files d'attente à l'aéroport s'allongent, de nombreuses personnes manquent leur vol et l'heure de décollage est retardée. Tous ces goulets d'étranglement se traduisent par de mauvaises relations avec les clients, voire par une véritable crise de relations publiques. Mais en comprenant le travail manuel nécessaire pour traiter les nouveaux billets lors des pics d'activité et des événements imprévus, l'aéroport peut mettre en place un système. Le suivi des processus montre l'accumulation de travail supplémentaire lors de ces événements, ce qui vous permet de maîtriser la situation et de réagir immédiatement et conformément au plan. L'automatisation des processus peut être réalisée grâce à l'utilisation efficace d'outils de suivi des processus d'entreprise.
Mettre en œuvre des méthodologies et un état d'esprit d'amélioration continue
Une fois que votre système de surveillance des processus est en place, il ne s'agit pas simplement de le mettre en place et de l'oublier. Mettez en œuvre des méthodologies d'amélioration continue des processus, telles que le cycle Planifier-Faire-Vérifier-Agir (PDCA), afin d'examiner et d'affiner régulièrement vos pratiques de suivi des processus. Cette approche itérative garantit que le processus de suivi reste pertinent, souple et aligné sur l'évolution des objectifs de l'entreprise. En outre, la promotion d'une culture de retour d'information ouvert permet aux membres de l'équipe de donner leur avis sur les améliorations potentielles, ce qui garantit que le système de suivi des processus est robuste et efficace pour favoriser l'excellence opérationnelle.
Comment la plateforme Process Intelligence contribue-t-elle à la surveillance des processus ?
La technologie Process Intelligence peut vous aider dans votre démarche de suivi des processus en automatisant le processus de suivi. Au lieu de passer des heures sur des méthodes manuelles qui impliquent d'innombrables ateliers et entretiens et qui sont sujettes à des biais humains, vous pouvez maintenant confier le processus à un logiciel automatisé qui peut le faire pour vous.
L'essentiel
Un suivi efficace de vos processus nécessite un excellent outil de suivi ainsi qu'une observation, une planification et un rapport diligents de la part des acteurs du processus. En identifiant et en corrigeant les goulets d'étranglement potentiels et en comprenant le travail manuel lié à la fourniture d'un service, vous garantirez le bon déroulement de vos processus. De plus, vous découvrirez des opportunités cachées en cours de route.
FAQs :
En quoi le suivi des processus d'affaires diffère-t-il de la gestion des processus d'affaires ?
Le suivi des processus métier se concentre sur le suivi et l'analyse en temps réel des performances des processus, tandis que la gestion des processus métier implique la conception, la modélisation et l'optimisation des processus afin d'en améliorer l'efficacité et l'efficience. Le suivi est une composante du processus de gestion plus large.
Quels sont les indicateurs clés de performance les plus couramment utilisés dans le cadre du suivi des processus d'entreprise ?
Les indicateurs clés de performance les plus courants sont le temps de cycle, les taux d'erreur, le temps de traitement, les taux de satisfaction des clients, le respect des délais de livraison, les coûts des processus et l'utilisation des ressources.
La surveillance des processus d'affaires peut-elle contribuer à la détection de la fraude ?
Oui, la surveillance des processus opérationnels peut aider à détecter des schémas inhabituels ou des écarts par rapport au comportement attendu, qui peuvent être révélateurs d'activités frauduleuses potentielles. En surveillant les mesures des processus clés et en analysant les données, les entreprises peuvent identifier les transactions suspectes, les anomalies ou les activités non autorisées qui peuvent nécessiter une enquête plus approfondie afin de réduire les risques de fraude. Le contrôle des processus d'entreprise fournit une couche supplémentaire de sécurité et aide les organisations à maintenir l'intégrité de leurs opérations.
