Les données sont l'élément vital des entreprises modernes, elles alimentent l'innovation et la transformation dans tous les secteurs. Partout, les entreprises s'éveillent à la puissance des informations basées sur les données, et l'exploration des processus est au premier plan.
L'exploration de processus fournit une vue détaillée et axée sur les données des principaux processus d'entreprise, permettant aux organisations de plonger en profondeur dans la performance, la productivité et l'efficacité de leurs opérations. Le Process Mining n'est pas une nouvelle technologie. Elle a évolué au fil de décennies de développement et d'innovation.
Selon Deloitte, 2 entreprises sur 3 utilisent ou prévoient d'utiliser l'exploration de processus dans le cadre de leurs opérations commerciales.1
Comprendre le process mining
L'exploration de processus est une technique puissante utilisée pour analyser et améliorer les processus d'entreprise en extrayant des informations précieuses des journaux d'événements. Aspect crucial de la gestion des processus métier (BPM), il applique les principes de la science des données pour examiner minutieusement les processus de l'entreprise, ce qui permet d'identifier des modèles et des tendances. Cette technique révèle le fonctionnement réel d'une entreprise, en fournissant une image claire de l'exécution des processus dans le monde réel.
Importance dans la gestion des processus d'entreprise
Dans le domaine de la gestion des processus d'entreprise, l'exploration des processus est indispensable. Il comble le fossé entre les événements en temps réel et les processus opérationnels, ce qui permet aux organisations de rationaliser et d'améliorer leurs flux de travail. En découvrant rapidement des informations précieuses, l'exploration des processus permet d'améliorer la productivité et l'efficacité. Il peut être utilisé pour examiner trois grands types d'indicateurs clés de performance (ICP) : le processus, la qualité et le temps, ce qui permet d'obtenir une vue d'ensemble des performances de l'entreprise.
Pourquoi mettre en place un logiciel d'exploration des processus ?
Le logiciel de Process Mining est une technologie qui utilise des algorithmes avancés pour analyser les logs et autres données provenant de divers systèmes d'information afin d'identifier des tendances et des modèles. Le choix d'une solution d'exploration de processus appropriée est crucial pour analyser et optimiser efficacement les processus d'entreprise. Ce faisant, elle fournit une vue en temps réel des processus d'entreprise, mettant en évidence les goulets d'étranglement, les inefficacités et les possibilités d'amélioration. 
Dans une étude récente, HFS Research et Deloitte ont identifié plusieurs facteurs de valeur pour l'exploitation minière des processus. 2
Étapes de la mise en œuvre d'un logiciel d'exploration de processus
La mise en œuvre d'un logiciel d'exploration des processus n'est pas une approche unique. Elle varie d'une organisation à l'autre, en fonction de divers facteurs tels que la taille, la complexité et les systèmes existants. Cependant, nous pouvons identifier un ensemble commun d'étapes qui sont souvent impliquées dans ce processus.
1. Identifier le(s) processus à analyser
La première étape de la mise en œuvre d'un logiciel d'exploration de processus consiste à identifier les processus que vous souhaitez analyser. Il peut s'agir de l'approvisionnement, de la fabrication, du service à la clientèle ou de tout autre processus commercial. Il est essentiel d'avoir une compréhension claire de vos processus d'entreprise et de savoir où vous pensez que des améliorations peuvent être apportées.
2. Collecter ou intégrer des données sur les événements
Une fois les processus identifiés, l'étape suivante est la collecte des données. Le logiciel devra avoir accès aux journaux d'événements des systèmes liés aux processus analysés. Il peut s'agir de systèmes ERP, de systèmes CRM, de bases de données, etc. La qualité des données influe directement sur l'efficacité de l'exploration de processus, c'est pourquoi il faut s'assurer que les données sont complètes et exactes. Dans certains outils d'exploration de processus, les données peuvent être extraites directement des systèmes sources, tandis que d'autres outils utilisent des fichiers Excel pour l'importation/exportation des données.
3. Vérifier la qualité des données
Une fois que les données de votre processus ont été collectées, vous devez souvent vérifier qu'elles sont exactes et fiables. Un prétraitement peut être nécessaire pour nettoyer les données et les rendre aptes à l'analyse. Il peut s'agir de supprimer les valeurs aberrantes, de traiter les valeurs manquantes et de transformer les données dans un format approprié. Il est conseillé d'inclure des experts en la matière dans les exercices de validation des données, afin de s'assurer que les données collectées correspondent aux points de vue réels des personnes qui effectuent le travail.
4. Analyser les données
Une fois les données téléchargées et vérifiées, les algorithmes d'exploration de processus peuvent être exécutés pour produire des visualisations et des analyses. Les algorithmes d'exploration de processus sont utilisés dans différents cas d'utilisation pour découvrir des modèles, des dépendances et des tendances dans les données. Vous obtiendrez ainsi une représentation visuelle du processus, ce qui vous permettra de voir où se trouvent les goulets d'étranglement ou les inefficacités.
5. Interpréter les résultats et mettre en œuvre les changements nécessaires à l'amélioration des processus
Enfin, il est temps d'interpréter les résultats et de mettre en œuvre les changements. L'automatisation des processus joue un rôle crucial dans cette phase en garantissant que les flux de travail sont optimisés avant toute application de l'automatisation. C'est là que la valeur réelle de l'exploration des processus entre en jeu. En comprenant où se situent les inefficacités, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour améliorer ces domaines.
6. Contrôler et ajuster
La mise en œuvre d'un logiciel d'exploration de processus n'est pas une tâche ponctuelle. Il s'agit d'un processus continu qui nécessite un suivi et des ajustements. Vous devrez continuellement collecter des données, les analyser et mettre en œuvre des améliorations sur la base des résultats obtenus. Cela vous permettra de suivre l'évolution de votre environnement commercial et d'assurer une amélioration continue.
Les clés d'une mise en œuvre réussie du process mining
La mise en œuvre réussie de l'exploration des processus dans une entreprise peut conduire à des améliorations remarquables de l'efficacité, de la productivité et de la performance globale de l'entreprise. Cependant, pour maximiser ces avantages, il est crucial de prendre en compte un certain nombre de facteurs qui peuvent influencer le succès de ce voyage de transformation numérique.
L'étendue du projet : Avant de commencer à mettre en œuvre l'exploration des processus, il est essentiel de définir la portée du projet. Identifiez les processus qui feront l'objet d'une analyse et les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à cette mise en œuvre. Soyez réaliste et stratégique dans la définition du champ d'application, en vous concentrant sur les domaines où l'exploration de processus peut avoir l'impact le plus significatif.
Qualité des données : Le succès du Process Mining dépend fortement de la qualité des données avec lesquelles vous travaillez. Assurez-vous que les données sont complètes, précises et pertinentes pour les processus que vous analysez. Demandez-vous également si vos systèmes informatiques existants peuvent fournir les données nécessaires dans un format accessible.
Compatibilité de l'infrastructure informatique : Évaluez la compatibilité de votre infrastructure informatique actuelle avec le logiciel d'exploration de processus choisi. Le logiciel doit s'intégrer de manière transparente à vos systèmes existants afin de garantir une collecte et un transfert de données sans heurts. Adhésion des parties prenantes. La mise en œuvre d'un nouveau logiciel, en particulier d'un logiciel susceptible de transformer les opérations, nécessite l'adhésion des parties prenantes. Les parties prenantes, de la direction générale aux employés qui utiliseront le logiciel, doivent en comprendre les avantages et s'engager à en assurer le succès.
Formation et assistance : Votre équipe doit être capable d'utiliser le logiciel d'analyse des processus. Investissez dans une formation adéquate pour vous assurer qu'ils peuvent utiliser l'outil efficacement. Tenez également compte du niveau d'assistance offert par le fournisseur du logiciel pour les problèmes techniques susceptibles de survenir.
Conformité et sécurité: Assurez-vous que le logiciel choisi respecte les normes de conformité de votre organisation et qu'il dispose de solides mesures de sécurité des données. N'oubliez pas que l'exploration de processus implique l'analyse de données commerciales potentiellement sensibles, et qu'il est donc essentiel d'empêcher tout accès non autorisé ou toute violation.
Suivi et amélioration continus : La mise en œuvre ne s'arrête pas une fois que le logiciel est opérationnel. Elle nécessite un suivi et une amélioration continus. Analysez en permanence les résultats, procédez aux ajustements nécessaires et recherchez des moyens d'améliorer encore les processus.
L'évolutivité : Enfin, tenez compte de l'évolutivité du logiciel. Au fur et à mesure que votre organisation se développe, vos besoins en matière d'exploration de processus évoluent également. Choisissez une solution capable de s'adapter à cette croissance et d'évoluer avec votre entreprise. La mise en œuvre d'un logiciel d'exploration de processus dans une entreprise peut être une entreprise considérable, mais si l'on tient compte de ces facteurs, il s'agit d'un investissement qui peut rapporter des dividendes importants. Alors que les entreprises continuent de naviguer dans l'ère numérique, les outils tels que le process mining deviendront de plus en plus cruciaux pour atteindre l'excellence opérationnelle.
Défis communs à la mise en œuvre de l'extraction minière de processus
Bien que la mise en œuvre de l'exploration des processus puisse apporter des avantages substantiels, les organisations rencontrent souvent plusieurs défis communs. L'une des principales difficultés est d'assurer la qualité et l'exhaustivité des données, car des données incomplètes ou inexactes peuvent nuire considérablement à la précision des résultats de l'exploration des processus. Un autre défi courant consiste à obtenir l'adhésion totale des parties prenantes, en particulier de celles qui seront les plus touchées par les changements que l'exploration de processus peut apporter.
Les questions techniques, telles que l'intégration du logiciel d'exploration de processus avec les systèmes informatiques et les sources de données existants, peuvent également poser problème. Les organisations peuvent également avoir du mal à former leur personnel à l'utilisation efficace et efficiente des nouveaux logiciels. Enfin, les questions de conformité et de sécurité peuvent constituer des défis, en particulier dans les secteurs où les réglementations en matière de données sont strictes. Chacun de ces défis doit être relevé avec soin pour garantir la réussite de la mise en œuvre de l'exploration de processus.
L'essentiel
La mise en œuvre d'un logiciel d'exploration des processus peut changer la donne pour de nombreuses organisations. Il offre un niveau de visibilité sur les processus qui était auparavant impossible, ce qui permet aux entreprises de repérer les inefficacités et d'optimiser les processus. En suivant les étapes décrites ci-dessus, votre organisation peut exploiter la puissance du process mining et commencer à en récolter les fruits.
