¿Has contado alguna vez cuántas veces copias y pegas en el trabajo? O, ¿qué te parece la cantidad de tiempo que pasas iniciando sesión y cambiando de una aplicación de trabajo a otra?
En ProcessMaker, nos apasiona ayudar a las empresas a eliminar, simplificar o automatizar flujos de trabajo aburridos y repetitivos. Nuestra solución de software, ProcessMaker Process Intelligence (PI)mide de forma anónima y escalable los flujos de trabajo, los procesos y la actividad del sistema en una unidad de negocio u organización. Esto también nos convierte en expertos en la medición del desperdicio de talento por copiar y pegar.
Seamos claros: ProcessMaker PI no es una herramienta de seguimiento de empleados. Separamos los datos de los usuarios incluso antes de que salgan de su estación de trabajo o portátil. Sólo rastreamos objetos de datos dentro de las aplicaciones de negocio, por lo que no vemos ni nos importa cuánto tiempo pasas escuchando Spotify durante las horas de trabajo. Nuestro objetivo final es ayudar a los equipos y a las organizaciones empresariales a ser más eficientes y ahorrar trabajo improductivo a las personas inteligentes.
Todos realizamos distintos tipos de actividades en el trabajo. Algunas son eficaces y productivas, mientras que otras son repetitivas y manuales. Ninguno de nosotros es productivo el 100% del tiempo, y la mayoría de los equipos tendrán un equilibrio entre distintos tipos de actividades.
A un alto nivel, la inteligencia de procesos puede ayudarle a analizar e identificar los diferentes tipos de trabajo que tienen lugar en su equipo, como por ejemplo:
- Procesamiento rápido - Trabajo repetitivo, rutinario y rápido, por ejemplo, aprobación de facturas.
- Trabajo focalizado - trabajo en profundidad dentro de una aplicación empresarial, por ejemplo, la creación de un informe mensual en Excel o Power BI.
- Flujos de trabajo de varios pasos - Flujos de trabajo que le hacen saltar de una aplicación empresarial a otra para obtener o copiar datos o información antes de continuar con el proceso deseado. Por ejemplo, cambiar entre su CRM y las soluciones financieras para crear y revisar órdenes de compra y facturas.
Eso está bien, pero probablemente no es por eso por lo que estás aquí. Lo que realmente quieres es escuchar algunas estadísticas sorprendentes sobre el trabajo diario en una gran organización, como el departamento financiero de una empresa global. Estos son algunos de los puntos de referencia que hemos recopilado de nuestros clientes piloto durante un periodo de 30 días.
Un equipo de operaciones de empresa medio de 20 personas registra:
- más de 21.000 actividades de copiar y pegar a la semana,
- más de un millón de actividades de copiar y pegar cada año.
En una semana normal, un equipo de operaciones empresariales de 20 personas gasta:
- 60 horas en informes y análisis repetitivos en Excel,
- 53 horas en correo electrónico y reuniones de equipo. Por ejemplo, Outlook,
- 33 horas buscando y organizando archivos, por ejemplo, Sharepoint,
- 30 horas de copiar y pegar o introducir datos manualmente en aplicaciones empresariales, por ejemplo, SAP FI.
Como porcentaje del tiempo de trabajo de un equipo de operaciones de una empresa de 20 personas:
- El 10% del tiempo de trabajo efectivo se dedica a la introducción manual de datos en las aplicaciones empresariales,
- Más del 50% del tiempo de trabajo se dedica a crear o actualizar documentos, por ejemplo, PDF, hojas de cálculo y documentos de Word.
¿Tienes un problema de copiar y pegar?
Estos puntos de referencia simplemente muestran promedios en las operaciones de la empresa, pero no necesariamente la salud o madurez de su organización. Incluso las empresas con automatización inteligente pueden detectar oportunidades de mejora a través de la inteligencia de procesos automatizados. La excelencia operativa es un viaje, y cada uno tiene su propio camino que recorrer.
Con ProcessMaker, puede realizar un seguimiento y mejorar su tasa de digitalización para ver el progreso que realiza al pasar de los documentos de escritorio a las aplicaciones basadas en la nube. También puedes medir los tres tipos diferentes de trabajo para ver cómo cambia la productividad de tu equipo con el tiempo a medida que identificas e implementas mejores procesos y métodos de trabajo.
