Según una investigación reciente de Deloitte, la popularidad de la minería de procesos va en aumento. La friolera del 63% de las empresas mundiales han empezado a utilizarla, mientras que la mayoría tiene previsto ponerla a prueba en breve.
Sin embargo, la introducción de un nuevo software en su organización implica convencer a muchos departamentos y partes interesadas de que la minería de procesos vale la pena el tiempo, el dinero y el esfuerzo. Es más, la minería de procesos es una compra en la que se aplican las mejores prácticas de software empresarial y contratación de TI.
El crecimiento de la minería de procesos, según Deloitte
¿En qué consiste un buen argumento comercial a favor del software empresarial?
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- Considerar el riesgo y la seguridad de la información
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- Establecer una meta y unos objetivos claros
- Explicar la finalidad de la implantación del programa informático
Cómo construir un caso de negocio para la minería de procesos
- Empiece con objetivos claros. Identifique el problema que la minería de procesos podría resolver.
- Cuantificar los beneficios esperados. Calcule los posibles ahorros de costes o mejoras de procesos que podría aportar la minería de procesos.
- Calcular el coste total de propiedad (TCO). Evalúe el coste de implantación de la minería de procesos, incluidos los costes de software, implantación, consultoría y personal.
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- Elaborar un calendario y un plan realistas. Elabore un plan de implantación de la minería de procesos que incluya el calendario y el presupuesto.
- Conseguir la aprobación de las principales partes interesadas. Presente el plan de negocio a las partes interesadas y consiga su aprobación.
Buenas prácticas para presentar un caso eficaz
No lo hagas solo
Redactar un caso de negocio excelente requiere la aportación de especialistas de varios departamentos. Por ejemplo, el equipo financiero puede crear una evaluación financiera para reducir riesgos, comprobar costes y presupuestos y convencer a los inversores de cómo el software de extracción de procesos puede ahorrar dinero. RRHH puede explicar el alcance del proyecto y responder cómo cambiará las operaciones diarias, a quién afectará y quién participará.
Prepárate para responder a preguntas difíciles
Cuando presente su caso de negocio, los responsables de la toma de decisiones y otros empleados le harán inevitablemente muchas preguntas. Tendrás que explicar la finalidad del proyecto, quién trabajará en él y cómo contribuirá a alcanzar las metas y objetivos de la empresa. No olvide calcular el plazo de ejecución del proyecto y los parámetros que utilizará para medir el éxito. Aunque obtendrás esta información de departamentos especializados, debes ser capaz de entenderla a fondo y explicarla en términos sencillos.
Presentar un caso realista
Un buen caso empresarial no se centra sólo en lo bueno. Debe poner de relieve los riesgos y abordar las preocupaciones de las partes interesadas con respuestas convincentes y soluciones asombrosas. La clave del éxito está en elaborar un caso detallado pero directo, respaldado por opiniones, evaluaciones y predicciones de expertos.
Definir los argumentos a favor de la minería de procesos
Una vez que sepas qué problemas quieres resolver con tu caso, debes definirlo. Este paso no consiste en elegir un caso de uso. Se trata de hacerse una idea de su alcance. Puede que incluso te encuentres con casos de uso primarios y secundarios. Por ejemplo, no es raro que alguien elija descubrimiento de procesos como caso principal y optimización de procesos como caso secundario. Algunos de los casos de uso más comunes son:
Comprobación de la conformidad
La minería de procesos ayuda a identificar si los procesos cumplen las normas legales en constante cambio. Si un proceso no cumple la ley, su empresa puede enfrentarse a multas y a una crisis de relaciones públicas en toda regla que podría provocar el cierre de su negocio.
Descubrimiento de procesos
El descubrimiento de procesos permite a las empresas rediseñar procesos inútiles y anticuados. Resulta muy útil para quienes tienen entre manos flujos de procesos desconocidos o desviados.
Optimización de recursos
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Funcionamiento por ciclos
La optimización del tiempo de ciclo consiste en aprovechar el tiempo al máximo. Encontrar y resolver los cuellos de botella ayuda a las empresas a acelerar los tiempos de espera y la producción sin perjudicar la calidad de su servicio o producto.
Para ilustrar las ventajas de la minería de procesos, veamos su papel en la mejora del proceso de compra a pago. P2P implica muchos procedimientos, solicitudes, proveedores, etc. A más pasos y personas implicadas, más posibilidades de error.
- La implantación de la minería de procesos ofrece más visibilidad de los procesos de extremo a extremo para ayudar a descubrir la causa raíz de los problemas de los procesos.
- Ayuda a desbloquear nuevas oportunidades gracias a los procesos automatizados.
- Identifica comportamientos no deseados, procesos ignorados y procesos que causan cuellos de botella.
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Como resultado, las empresas identifican las áreas de desarrollo, ven el tiempo que tardan las solicitudes en convertirse en pedidos e incluso el tiempo necesario para su tramitación. Y lo que es más, las tareas que consumen mucho tiempo y a menudo tareas tediosas como la aprobación de facturas pueden automatizarse por completo.
Lo esencial
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