La automatización inteligente está transformando las operaciones empresariales al mejorar la productividad, la eficiencia y la precisión. Sin embargo, este cambio conlleva sus propios retos. La implantación de soluciones de automatización puede ser complicada y hay que sortear varios obstáculos para aprovechar plenamente sus ventajas. En este artículo examinaremos algunos de los principales retos asociados a la automatización de procesos que encuentran las empresas y ofreceremos soluciones prácticas para abordarlos con eficacia.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos utiliza la tecnología para ejecutar automáticamente tareas y procedimientos repetitivos, minimizando la necesidad de intervención humana. Esta automatización puede aplicarse a toda una serie de funciones empresariales, como finanzas, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro y atención al cliente.
Tres razones principales por las que fracasan los proyectos de automatización de procesos
Hubiera sido ideal que las empresas comprendieran plenamente las razones para implantar la automatización en el lugar de trabajo, los resultados deseados y los pasos necesarios para alcanzarlos. Sin embargo, la realidad no suele estar a la altura de esta visión, ya que diversos factores externos influyen significativamente en el proceso de transformación de una organización.
1. Fatiga por el cambio organizativo
El principal reto que obstaculiza a las empresas en su viaje hacia la transformación digital es el peso demasiado familiar de la fatiga del cambio. El cambio, una parte natural de nuestra experiencia humana, a menudo se siente desalentador, especialmente cuando los cambios de gestión anteriores han dejado cicatrices de incertidumbre.
Lo que más suele asustar a la gente es la incertidumbre ligada a las fases de transición. Un enfoque útil para gestionar esta ansiedad es comunicar claramente a los empleados todos los cambios que se avecinan. Es esencial que todos los miembros de la organización comprendan el valor que aportan estos cambios. Cuando las personas no tienen claro el "por qué" de los cambios, su disposición a comprometerse disminuye.
¿Cómo puede la dirección facilitar una transición más suave durante este proceso? Deben introducir cambios significativos con suficiente antelación, implicando a todas las personas afectadas por el cambio. Planificando los cambios que se avecinan, guiando a las personas en cada etapa, solicitando su opinión y garantizando una sensación de seguridad mental, los directivos pueden hacer que las iniciativas de automatización sean mucho más manejables. Aunque estos pasos puedan parecer básicos, desempeñan un papel crucial a la hora de facilitar la transición.
2. Procesos empresariales desarticulados
Un obstáculo importante para la eficacia de los esfuerzos de automatización es la fragmentación de los procesos. Cuando las empresas ponen a prueba o implantan iniciativas de automatización, los distintos departamentos y unidades suelen funcionar como entidades aisladas. Aunque esta separación es comprensible para los cambios específicos de un departamento, la ausencia de una unificación de procesos en toda la organización puede complicar todo el esfuerzo de automatización y conducir al caos. Utilizar herramientas aleatorias y automatizar procesos "aquí y allá" puede crear lagunas aún mayores en el sistema.
Para abordar esta cuestión, las empresas deben examinar primero cómo se realiza el trabajo actualmente. Comprender el punto de partida facilita la determinación de la dirección correcta. Una vez que se tiene una visión clara de las operaciones existentes y se identifican los problemas más acuciantes, resulta más sencillo priorizar los cambios que producirán el mayor impacto.
3. Falta de preparación para una nueva realidad laboral
Un factor aparente pero difícil es la falta de preparación para el cambio. El nuevo entorno de trabajo, en el que los humanos colaboran con robots e IA, exige un enfoque y una mentalidad diferentes tanto por parte de los directivos como de los empleados. Pronto, todos los equipos o unidades modernos estarán formados por fuerzas de trabajo tanto tradicionales como digitales, que trabajarán juntas en proyectos y potenciarán mutuamente sus capacidades. Este cambio significa que los empleados tendrán que ser adaptables y aprender con rapidez, mientras que la contratación para proyectos de automatización puede resultar lenta y difícil.
Es crucial entender que los robots no sustituyen a los humanos, al menos en un futuro previsible; más bien sirven para asistirnos y apoyarnos. Las máquinas y los robots se encargarán principalmente de tareas transaccionales de bajo nivel que no requieran inteligencia humana. Como resultado, las personas tendrán más oportunidades de realizar un trabajo más creativo e innovador que no sea de naturaleza manual.
Este cambio exige claramente un conjunto diferente de competencias por parte de los empleados, por lo que la actualización de conocimientos es esencial para prepararlos para cambios significativos en el lugar de trabajo. Además, muchas aplicaciones informáticas requieren cualificaciones específicas y programas de formación exhaustivos. Por lo tanto, cualidades como la apertura mental, la adaptabilidad y una gran tolerancia a la ambigüedad serán muy valoradas en los empleados.
Superar los retos de la automatización de procesos
Superar los retos de la automatización de procesos requiere un enfoque holístico, que aborde diversos aspectos del proceso de implantación. Algunas soluciones prácticas son:
Comunicación y colaboración
La comunicación y la colaboración eficaces son fundamentales para el éxito de los proyectos de automatización. Las empresas deben comprometerse con las principales partes interesadas y los empleados para crear consenso y reducir la resistencia al cambio. Además, deben formarse equipos multifuncionales para garantizar la colaboración y la alineación entre departamentos.
Planificación y ejecución adecuadas
Una planificación y ejecución adecuadas son fundamentales para el éxito de los proyectos de automatización. Las empresas deben desarrollar una hoja de ruta y un calendario claros, identificando los riesgos y retos potenciales. Además, deben dar prioridad a las iniciativas de automatización en función de su impacto potencial y el retorno de la inversión. El software de inteligencia de procesos puede ayudarle a identificar las oportunidades de automatización de procesos y a realizar un seguimiento del progreso a lo largo de sus iniciativas.
Adoptar la gestión del cambio
Un tercer aspecto crucial para superar la fatiga de la automatización de procesos es un esfuerzo persistente en la gestión del cambio. Muchas personas pueden sentirse amenazadas o frustradas porque la automatización les quite tareas de trabajo. Es importante comunicar las ventajas de la automatización de procesos, así como educar e informar a los empleados sobre las formas en que la automatización puede liberar tiempo y recursos para un trabajo más significativo.
El cambio es inevitable, pero la resistencia y la agilidad son imprescindibles
Independientemente del sector o la ubicación, cualquier empresa con empleados dedicados al trabajo del conocimiento necesitará adoptar la automatización de procesos empresariales en los próximos años. Ya no se trata sólo de algo que está bien tener; es una poderosa herramienta que puede mejorar la eficiencia del trabajo e impulsar la competitividad si se aplica correctamente. La automatización es mucho más que robots que ayudan a las personas; es una forma totalmente nueva de trabajar que garantiza mejores sistemas y flujos de trabajo automatizados.
El factor clave aquí es la velocidad. Es vital tener un plan estratégico y una visión clara de los resultados deseados, para garantizar que la empresa persigue la automatización con un propósito en lugar de seguir a la multitud. Dada la rapidez del cambio y la incertidumbre, la velocidad es esencial no sólo para adelantarse a los competidores, sino también para mantener un crecimiento sostenible.
