En un mundo cada vez más volátil y complejo, los retos, exigencias y riesgos a los que se enfrentan las empresas son cada vez mayores. Para muchas operaciones empresariales, la mejora continua es una fuente de eficiencia operativa, y los responsables financieros recurren cada vez más a la minería de procesos para lograr una ventaja competitiva.
En este artículo analizamos las oportunidades, los retos y las mejores prácticas de la minería de procesos en las operaciones financieras.
Ejemplo de análisis de procesos financieros: procesos de cuentas por pagar en ProcessMaker Process Intelligence
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos es un método para analizar, supervisar y mejorar los procesos empresariales mediante la extracción de información de los sistemas de datos de la empresa, normalmente en forma de registros de eventos. El objetivo de la minería de procesos en las operaciones financieras es encontrar y eliminar cuellos de botella o ineficiencias, así como identificar áreas de mejora y automatización.
La minería de procesos puede considerarse una radiografía de su empresa o una forma avanzada de análisis de procesos empresariales. Los datos de eventos forman parte integral de este proceso, ya que capturan elementos clave como marcas de tiempo y descripciones de actividades para identificar patrones y mejorar el rendimiento operativo. Para los profesionales de la gestión de procesos empresariales, esto ofrece algunas oportunidades bien conocidas:
- Descubrimiento de procesos - a partir de la identificación del estado real "tal cual" de sus procesos financieros.
- Mapeo de procesos - definir y comunicar el estado deseado de los procesos en todas sus operaciones financieras.
- Supervisión de procesos - seguimiento del cumplimiento de los procesos acordados y de los pasos de aprobación en los distintos equipos y unidades de negocio.
- Reingeniería de procesos - análisis y rediseño sistemáticos de los procesos clave para aumentar su eficacia.
- Transformación digital - la digitalización de los procesos y la transición a soluciones avanzadas basadas en la nube.
Historia y evolución de la minería de procesos
El campo de la minería de procesos empezó a tomar forma en 1999 en la Universidad de Eindhoven, encabezado por el informático holandés Wil van der Aalst, que acuñó el término "minería de procesos". Al principio, las técnicas se confundían a menudo con los métodos de gestión de flujos de trabajo.
Sin embargo, a medida que el campo fue madurando, la minería de procesos evolucionó hasta convertirse en una disciplina distinta, caracterizada por el desarrollo de sofisticados algoritmos para el descubrimiento, la comprobación de la conformidad y la mejora de los procesos. Hoy en día, la minería de procesos se reconoce como una herramienta fundamental para la mejora de los procesos empresariales, con una variedad de herramientas comerciales de minería de procesos disponibles para ayudar a las organizaciones a racionalizar sus operaciones y lograr una mayor eficiencia.
Preguntas habituales sobre finanzas a las que puede responder la minería de procesos
La minería de procesos no es una solución milagrosa para todas las ineficiencias de las operaciones financieras, pero normalmente puede responder a algunas preguntas clave:
- ¿Cuánto tardamos en procesar los distintos tipos de transacciones financieras?
- ¿Existen variaciones en nuestros procesos financieros entre equipos y unidades de negocio?
- ¿Cuáles son las razones típicas de las repeticiones o los cuellos de botella en nuestros flujos de trabajo financieros clave?
- ¿Estamos utilizando nuestros sistemas informáticos, como ERP, de forma eficiente en los distintos procesos?
- ¿Cuáles son las mayores oportunidades de automatización en nuestras operaciones financieras?
- ¿Cuáles son los riesgos potenciales o los retos de cumplimiento a los que nos enfrentamos ahora o en el futuro?
Principales ventajas de la minería de procesos en las operaciones financieras
- Plazos de entrega más rápidos - para muchas operaciones financieras el tiempo es oro, la minería de procesos permite analizar y mejorar los plazos de entrega y reducir los cuellos de botella que ralentizan los procesos financieros.
- Mejorar la productividad la minería de procesos le permite analizar y reducir el trabajo manual, por ejemplo, reduciendo o agilizando los pasos de aprobación de facturas o la necesidad de reprocesado de pedidos incorrectos.
- Gestionar el riesgo y el cumplimiento - La minería de procesos puede ayudarle a identificar posibles riesgos en las operaciones financieras, por ejemplo, compras inconstantes o posibles errores en los pagos.
- Optimizar el capital circulante - En la mayoría de las operaciones empresariales hay oportunidades para mejorar las condiciones de pago cuando se paga demasiado pronto o se cobra demasiado tarde.
- Descubra oportunidades de automatización - La minería de procesos ayuda a identificar y cuantificar el potencial de automatización inteligente en operaciones financieras digitalizadas.
- Mejorar la satisfacción de clientes y proveedores - Eliminar el dolor de las transacciones puede ayudar tanto a las relaciones clave con los clientes como con los proveedores.
Casos típicos de uso de la minería de procesos en finanzas
Las funciones desempeñadas por operaciones financieras son variadas y complejas, por lo que la minería de procesos puede aportar beneficios en una larga lista de casos de uso:
- Cuentas por pagar - mejorar la cantidad de facturas que se pagan a tiempo y armonizar y mejorar las condiciones de pago entre los distintos proveedores.
- Cuentas por cobrar - reducir los días de ventas pendientes (DSO) u optimizar el capital circulante disponible.
- Procure-to-pay - reduzca el coste operativo por orden de compra (PO) racionalizando o automatizando los pasos.
- Del pedido al cobro - reducir el número de pasos necesarios en O2C, por ejemplo, en la gestión de pedidos.
- Contabilidad e informes - analizar y explorar dónde se rompen los procesos mensuales o las fuentes de cuellos de botella en la elaboración de informes reglamentarios o financieros.
- Gestión de viajes y gastos - garantizando la transparencia de los recibos archivados y los procesos de aprobación.
Áreas de las operaciones financieras en las que la minería de procesos puede mejorar la eficiencia operativa
Mejores prácticas de minería de procesos para operaciones financieras
- Empezar con un descubrimiento del proceso. Mediante el desarrollo de una comprensión del proceso actual se obtiene una radiografía realista de la verdadera salud de sus flujos de trabajo dentro de su ERP.
- Más allá del ERP. Identifique las fuentes de datos clave necesarias para realizar la minería de procesos. Esto podría incluir datos de transacciones financieras, datos de clientes y datos operativos.
- Establecer objetivos claros. Identifique objetivos claros y mensurables para los ejercicios de minería de procesos. Esto podría incluir la identificación de áreas de ineficiencia, la optimización de los costes operativos o el aumento de la tasa de digitalización.
- Evaluar la rentabilidad. Establezca un calendario realista para completar el ejercicio de minería de procesos. Esto debe incluir un plan para la integración y el análisis de datos, así como cualquier paso adicional necesario para identificar y lograr valor.
- Invierta en formación y comunicación. Recuerde que la minería de procesos es un ejercicio de gestión del cambio en el que las principales partes interesadas deben ser incluidas, formadas e informadas de los avances.
- Buscar resultados acumulativos, no inmediatos. La minería de procesos rara vez es una solución rápida o una bala de plata. Busque formas de equilibrar las recompensas inmediatas y a largo plazo a medida que aumenta la madurez de sus operaciones financieras.
Limitaciones de la minería de procesos financieros a partir de datos de registro de eventos
- Calidad de los datos de origen. El software de minería de procesos es tan preciso como los datos que se utilizan para crear el modelo de procesos. Si no confía en sus datos maestros financieros, no podrá confiar en su visión de los procesos.
- Falta de visibilidad sin registros de eventos. El software de minería de procesos no siempre proporciona una visibilidad completa del proceso, especialmente en procesos o software en los que no se dispone de registros de eventos.
- Falta de comprensión del tiempo-movimiento. La minería de procesos es excelente para medir secuencias de eventos en un proceso, pero no puede dar una imagen completa de qué proveedores o clientes son más costosos en tiempo y trabajo manual.
- Ver el problema, no la causa. El software de minería de procesos es bueno para identificar en detalle los retos, pero no siempre es capaz de descubrir las causas profundas de las anomalías, variaciones o errores del proceso.
- Seguimiento de flujos de trabajo complejos. Una operación financiera media necesita utilizar más de 25 aplicaciones empresariales, herramientas ofimáticas, portales de terceros y herramientas gubernamentales. Rara vez es posible realizar un seguimiento eficaz de todos estos procesos integrales mediante la minería de procesos.
Considere una alternativa: inteligencia de procesos híbrida
Para muchas operaciones financieras, el caso de negocio para la mejora de procesos es claro - pero la implementación de software de minería de procesos es un desafío. Si ya ha probado la minería de procesos o todavía está considerando sus opciones, es posible que desee explorar híbrido software de inteligencia de procesos.
Este nuevo enfoque le ofrece el nivel de detalle de un software de minería de tareas al tiempo que proporciona la profundidad de cobertura de un software de minería de procesos. Y no solo eso: también se sabe que su aplicación es 10 veces más rápida que la de la conocida solución de minería de procesos.
