La supervisión de procesos es un paso importante en el análisis de procesos porque ayuda a las empresas a hacer un seguimiento del rendimiento y la mejora continua. Ayuda a optimizar los procesos identificando áreas de mejora y garantizando que las tareas, los procesos y los flujos de trabajo estén alineados con las operaciones y los objetivos generales de la empresa. La supervisión de procesos también puede ayudar a las empresas a identificar riesgos y problemas de cumplimiento.
¿Qué es exactamente la supervisión de procesos de negocio?
La supervisión de procesos empresariales es la revisión y el análisis proactivos del rendimiento de los procesos para identificar posibles cuellos de botella, comprobar la conformidad y encontrar oportunidades de mejora. Las métricas de rendimiento se utilizan en la supervisión de procesos empresariales para medir y analizar la eficacia de los procesos. La ejecución eficaz de los procesos de negocio es crucial para que las organizaciones alcancen sus objetivos, y la supervisión continua ayuda a identificar ineficiencias, abordar posibles problemas y garantizar la alineación con los objetivos de la organización. Una supervisión diligente le ayuda a ver si todo va según lo previsto, identificar errores y optimizar los procesos a lo largo del proceso.
Ventajas de la supervisión de los procesos empresariales
- Identificar y evitar posibles cuellos de botella
Incluso los procesos mejor planificados presentarán probablemente algunos cuellos de botella en el mundo real. Aunque unos pocos baches en el camino pueden gestionarse, numerosos puntos de atasco y problemas imprevistos pueden resultar perjudiciales. Además, una programación eficaz de las tareas de gestión es crucial para garantizar un flujo fluido y fiable de los principales procesos empresariales. La supervisión ayuda a mantener la eficiencia de los procesos identificando y abordando los cuellos de botella.
- Medir y garantizar la conformidad del proceso
Puede que tenga un plan de procesos perfectamente diseñado, pero de vez en cuando las cosas dan un giro inesperado. La supervisión activa de los procesos, que incluye el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), garantiza el cumplimiento y la conformidad de los procesos al detectar posibles áreas en las que se esté desviando del camino correcto, medir el rendimiento de los procesos e identificar áreas de mejora.
- Ahorre tiempo y dinero racionalizando las tareas
Tras dedicar algún tiempo a supervisar sus procesos, es posible que detecte algunas tareas que podrían revisarse ligeramente para ahorrar tiempo y recursos. Algunas tareas podrían requerir menos personal, y otras incluso podrían automatizarse por completo. La supervisión de los procesos ayuda a asignar eficazmente los recursos al identificar las tareas que pueden automatizarse o que requieren menos recursos.
- Mejorar la armonización entre funciones
A menudo, los procesos son compartidos por distintos equipos y organizaciones. La supervisión de los procesos empresariales facilita la colaboración interfuncional al proporcionar información sobre los procesos compartidos. Una supervisión eficaz ayuda a las distintas partes interesadas a hacer un seguimiento del rendimiento, lo que permite mejorar los procesos empresariales en colaboración. Incluso los nuevos procesos empresariales mejor planificados e implantados pueden resultar ineficaces e incluso perjudiciales sin una supervisión cuidadosa. La supervisión de los procesos empresariales es como ir al médico a hacerse un chequeo. Puede que usted esté sano y en forma, pero que el médico detecte que tiene la tensión ligeramente alta. En respuesta, el médico le receta medicación para combatir el problema antes de que afecte negativamente a su salud. Así que no se olvide de sus nuevos procesos una vez implantados. Dejar sin tratar algunos pequeños problemas aquí y allá puede acarrear muchos problemas graves, algunos de los cuales tienen consecuencias negativas a largo plazo.
Componentes de la supervisión de procesos empresariales
Para supervisar eficazmente los procesos empresariales, las organizaciones recurren a diversos componentes y técnicas. Exploremos los componentes clave de la supervisión de los procesos empresariales:
1. Recogida y agregación de datos
Los datos son el núcleo de la supervisión de los procesos empresariales. Las organizaciones recopilan y agregan datos relevantes de diversas fuentes, como sistemas transaccionales, dispositivos IoT e interacciones con los clientes. Estos datos proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de los procesos y ayudan a identificar áreas de mejora. La recopilación y agregación eficaces de datos mejoran la toma de decisiones basada en datos en la supervisión de procesos empresariales. La supervisión técnica de procesos empresariales es crucial para analizar el rendimiento de sistemas, software o equipos específicos, garantizando un buen retorno de la inversión y una eficiencia operativa óptima.
2. Control en tiempo real
La supervisión de procesos en tiempo real permite a las organizaciones realizar un seguimiento constante de las actividades y el rendimiento de los procesos empresariales, lo que posibilita la detección y resolución inmediatas de problemas. Utilizando tecnologías y análisis avanzados, las empresas pueden supervisar las métricas de los procesos, detectar anomalías y tomar medidas inmediatas para mitigar los riesgos o resolver los problemas. Además, el análisis predictivo puede utilizarse en la supervisión en tiempo real para anticipar y mitigar posibles problemas antes de que se produzcan.
3. Visualización y análisis de procesos
Las herramientas de visualización de procesos proporcionan representaciones visuales de los flujos de trabajo, lo que permite a las partes interesadas comprender el flujo, las dependencias y los cuellos de botella dentro de un proceso. Estas herramientas permiten a las organizaciones analizar y optimizar los procesos basándose en datos. La minería de procesos, la minería de tareas y la inteligencia de procesos son ejemplos de tecnologías eficaces de visualización de procesos. Además, el software de supervisión de procesos de negocio desempeña un papel crucial a la hora de proporcionar información y detección temprana de problemas, integrándose a la perfección en el ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio. Basándose en la información obtenida de las herramientas de visualización de procesos, se puede implementar la automatización del flujo de trabajo para racionalizar y optimizar aún más los procesos.
4. Mecanismos de alerta y notificación
Los mecanismos de alerta y notificación, incluidas las alertas en tiempo real, garantizan que las partes interesadas estén puntualmente informadas de los eventos críticos o de las desviaciones del comportamiento esperado de los procesos de negocio. Las alertas pueden configurarse para notificar a las personas o equipos pertinentes cuando se alcanzan umbrales o condiciones predefinidos, lo que permite una respuesta y resolución rápidas.
Retos de la supervisión de procesos empresariales
La implantación de la supervisión de procesos empresariales puede plantear ciertos retos. Estos son algunos de los retos más comunes que pueden encontrar las organizaciones:
- Calidad y disponibilidad limitadas de los datos. Los datos inadecuados o de mala calidad pueden obstaculizar la eficacia de los esfuerzos de supervisión. Los datos imprecisos o incompletos pueden dar lugar a percepciones incorrectas e indicadores de rendimiento poco fiables. La integración eficaz de los datos puede ayudar a superar el reto de la calidad y disponibilidad limitadas de los datos, consolidando los datos de diversas fuentes y garantizando su exactitud.
- Resistencia al cambio. Los empleados y las partes interesadas pueden resistirse a adoptar nuevos procesos y tecnologías de supervisión. Superar la resistencia al cambio requiere una comunicación eficaz, formación y hacer hincapié en los beneficios de la supervisión para los individuos y la organización en su conjunto.
- Complejidad y escalabilidad. Las organizaciones con procesos empresariales complejos o múltiples sistemas pueden enfrentarse a retos a la hora de diseñar marcos de supervisión que capturen todos los datos relevantes y proporcionen perspectivas significativas. La escalabilidad es crucial cuando se amplían los esfuerzos de supervisión a diferentes departamentos o unidades de negocio.
- Garantizar la mejora continua. La supervisión no debe limitarse a detectar problemas, sino que también debe impulsar la mejora continua. Mantener una cultura de mejora y aplicar eficazmente los cambios basados en los resultados de la supervisión puede ser todo un reto.
Al abordar estos retos con las estrategias y mejores prácticas adecuadas, las organizaciones pueden superar los obstáculos y aprovechar todo el potencial de la supervisión de los procesos empresariales.
Consejos para supervisar con éxito los procesos empresariales
Establecer un objetivo final claro
Antes de supervisar sus procesos empresariales, asegúrese de tener claro lo que quiere conseguir. Tal vez dirija una tienda en línea y quiera evitar quedarse sin un determinado producto durante una temporada alta. Un objetivo vago, como apoyar a los equipos de distribución durante los periodos de mayor actividad, no es lo suficientemente claro. Establecer objetivos precisos, como automatizar el proceso de pedido del iPhone 15 durante el periodo de compras navideñas, hace que el proceso funcione sin problemas. La aplicación de estrategias de optimización de procesos puede ayudar a establecer y alcanzar estos objetivos finales claros.
Comparar procesos con KPI
Establecer KPI (indicadores clave de rendimiento) ayuda a comprender qué objetivos se están alcanzando y a detectar cualquier problema en el proceso. Los empleados pueden utilizar los KPI fijados durante la fase de implantación para establecer objetivos personales. Establecer KPI a largo y corto plazo ayuda a los empleados a seguir los progresos, obtener información y realizar mejoras. Recuerde que es importante utilizar KPI cuantitativos y cualitativos para obtener una visión equilibrada. La evaluación comparativa puede utilizarse para comparar los KPI e identificar áreas de mejora.
Obtenga lo mejor de sus herramientas de supervisión de procesos empresariales
Un buen software de supervisión de procesos le ayudará a descubrir oportunidades ocultas y a evitar cuellos de botella mediante el análisis de sus procesos empresariales y el mantenimiento de las operaciones comerciales. Todas las herramientas de monitoreo de procesos de negocio son eficaces porque se dan cuenta de las cosas que los seres humanos generalmente no piensan. Sin embargo, la plataforma Process Intelligence de ProcessMaker es la única tecnología híbrida que ve tanto el trabajo manual como el relacionado con el sistema que implica la prestación de un servicio. Imagine un aeropuerto típico durante un evento impredecible como una escasez de mano de obra. Debido a la falta de personal, las colas en el aeropuerto se alargan, muchas personas pierden sus vuelos y se retrasa la hora de despegue. Todos estos cuellos de botella se suman a las malas relaciones con los clientes o incluso a una crisis de relaciones públicas en toda regla. Pero, si conoce el trabajo manual necesario para gestionar los nuevos billetes durante los momentos de mayor afluencia y los acontecimientos imprevistos, el aeropuerto puede poner en marcha un sistema. La supervisión de procesos muestra la acumulación de trabajo adicional durante estos eventos, por lo que estará al tanto de la situación y podrá reaccionar de inmediato y según lo previsto. La automatización de procesos puede lograrse mediante el uso eficaz de herramientas de supervisión de procesos empresariales.
Aplicar metodologías y mentalidad de mejora continua
Una vez implantado el sistema de control de procesos, no se trata sólo de "instalarlo y olvidarse". Aplique metodologías de mejora continua de procesos, como el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA), para revisar y perfeccionar periódicamente sus prácticas de supervisión de procesos. Este enfoque iterativo garantiza que el proceso de supervisión siga siendo pertinente, ágil y acorde con la evolución de los objetivos empresariales. Además, el fomento de una cultura de retroalimentación abierta permite a los miembros del equipo aportar ideas sobre posibles mejoras, lo que garantiza que el sistema de supervisión de procesos empresariales sea sólido y eficaz a la hora de impulsar la excelencia operativa.
¿Cómo ayuda la plataforma Process Intelligence a supervisar los procesos?
La tecnología de inteligencia de procesos puede ayudarle a lo largo de su viaje de supervisión de procesos mediante la automatización del proceso de supervisión. En lugar de invertir horas en métodos manuales que implican innumerables talleres y entrevistas y son propensos al sesgo humano, ahora puede confiar el proceso a un software automatizado que puede hacerlo por usted.
El resultado final
Supervisar eficazmente sus procesos requiere una herramienta de supervisión excelente y una observación, planificación e información diligentes por parte de los actores del proceso. Al identificar y solucionar los posibles cuellos de botella y comprender el trabajo manual relacionado con la prestación de un servicio, se asegurará de que sus procesos funcionen sin problemas. Es más, descubrirá oportunidades ocultas por el camino.
Preguntas frecuentes:
¿En qué se diferencia la supervisión de procesos de negocio de la gestión de procesos de negocio?
La supervisión de los procesos de negocio se centra en el seguimiento y el análisis en tiempo real del rendimiento de los procesos, mientras que la gestión de los procesos de negocio implica el diseño, el modelado y la optimización de los procesos para mejorar la eficiencia y la eficacia. La supervisión es un componente del proceso de gestión más amplio.
¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) más utilizados en la supervisión de procesos empresariales?
Entre los KPI más comunes se incluyen el tiempo de ciclo, las tasas de error, tiempo de producción, satisfacción del cliente, entregas a tiempo, costes de proceso y utilización de recursos.
¿Puede la supervisión de los procesos empresariales ayudar a detectar el fraude?
Sí, la supervisión de los procesos empresariales puede ayudar a detectar patrones inusuales o desviaciones del comportamiento esperado, que pueden ser indicativos de posibles actividades fraudulentas. Mediante la supervisión de las métricas de los procesos clave y el análisis de los datos, las organizaciones pueden identificar transacciones sospechosas, anomalías o actividades no autorizadas que pueden requerir una mayor investigación para mitigar los riesgos de fraude. La supervisión de los procesos empresariales proporciona una capa adicional de seguridad y ayuda a las organizaciones a mantener la integridad de sus operaciones.
