En el ámbito de los negocios empresariales, pocos temas despiertan tanta intriga y confusión como la minería de tareas. A medida que los líderes empresariales tratan de liberar el poder transformador de la inteligencia de tareas, la pregunta sigue siendo: ¿dónde aporta realmente el mayor valor?
A continuación le presentamos los casos de uso más destacados que hacen brillar a la minería de tareas.
¿Qué es exactamente la minería de tareas?
La minería de tareas es un método avanzado de ciencia de datos que utiliza tecnologías como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para analizar y comprender cómo interactúan los usuarios con diversas aplicaciones de software. Al examinar el comportamiento y los procesos de los usuarios, la minería de tareas identifica áreas de ineficiencia, potencial de automatización y oportunidades para mejorar la experiencia general del usuario.
La minería de tareas se confunde a menudo con la minería de procesos. Son soluciones de inteligencia de procesos relacionadas, pero funcionan de manera diferente. La minería de tareas examina la actividad a nivel superficial, es decir, las actividades en los escritorios y estaciones de trabajo de los empleados. La minería de procesos, en cambio, examina registros de eventos en los sistemas de la empresa, como CRM o ERP.
¿Por qué es tan popular la minería de tareas?
A medida que las organizaciones dependen cada vez más de las herramientas y aplicaciones digitales, es esencial asegurarse de que los empleados utilizan estos recursos de forma eficaz. El software de minería de tareas ofrece información sobre el comportamiento de los trabajadores, lo que permite a las empresas optimizar sus procesos y flujos de trabajo para lograr la máxima eficiencia y productividad.
El Grupo Everest calcula que las inversiones en minería de tareas aumentarán entre un 75 y un 85% cada año.1
En muchos casos, la inversión está bien justificada. La minería de tareas ofrece seis ventajas clave a las organizaciones empresariales:
- Visibilidad de los flujos de trabajo. La minería de tareas da transparencia a la forma en que se realiza el trabajo, permitiendo formas basadas en datos para eliminar cuellos de botella, mejorar el tiempo de entrega e identificar oportunidades de automatización donde conjuntos complejos de tareas repetitivas requieren un enfoque dedicado.
- Aumento de la eficacia. La minería de tareas identifica los cuellos de botella para acelerar la mejora de los procesos. Cuando los problemas que ralentizan los procesos y las personas se detectan y solucionan rápidamente, los empleados pueden olvidarse del trabajo aburrido y repetitivo y centrarse en las tareas que importan. Por supuesto, centrarse en el trabajo significativo eleva la moral para una cultura empresarial positiva y una baja tasa de rotación.
- Medición transparente del rendimiento. Cuando se trata de cambiar o mejorar procesos, resulta muy útil conocer los puntos fuertes y débiles de una persona. La minería de tareas muestra las áreas en las que un empleado destaca y en las que necesita apoyo o formación adicional.
- Evaluación comparativa operativa. Los datos recopilados por la minería de tareas se suman para dar a las organizaciones una visión más amplia de sus procesos. Por ejemplo, los directivos pueden descubrir que a muchas personas les resulta difícil realizar una determinada tarea nueva, lo que indica la necesidad de mejorar la formación y las sesiones de puesta al día en toda la empresa.
- Mejor cumplimiento y gestión de riesgos. Un enfoque basado en datos ayuda a las organizaciones a garantizar una mejor gobernanza de los procesos. Una mayor visibilidad de los procesos ayuda a los directivos a identificar y detener las tareas que incumplen la normativa para facilitar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y de riesgo.
- Ahorro de costes. Dado que el objetivo principal de las tecnologías de minería de tareas es encontrar rápidamente qué tipo de operaciones de ahorro pueden realizarse, ayuda a las organizaciones a conseguir ahorros de costes rápidamente.
Principales casos de uso de la minería de tareas
Cuando se busca el caso de uso para iniciar un proyecto de minería de tareas, tres lugares obvios en los que fijarse son la automatización de tareas, la mejora de la experiencia de los empleados y la optimización de la productividad de la mano de obra.
Automatización de tareas
La minería de tareas puede ayudar a las organizaciones a identificar tareas repetitivas y lentas que pueden automatizarse, liberando a los empleados para que se centren en actividades más valiosas y estratégicas. Mediante el análisis de las interacciones de los usuarios, la minería de tareas puede identificar tareas que son las principales candidatas para la automatización, como la entrada de datos, la generación de informes o el procesamiento de correo electrónico.
Tras descubrir posibles oportunidades de automatización, la minería de tareas puede proporcionar un análisis exhaustivo de estas tareas para determinar su idoneidad para la automatización. Este análisis puede incluir la evaluación de la complejidad, la frecuencia y el rendimiento potencial de la inversión (ROI) de la automatización de cada tarea, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre sus iniciativas de automatización.
Ejemplo de análisis de minería de tareas mediante ProcessMaker Process Intelligence
Mejorar la experiencia de los empleados
La minería de tareas puede desempeñar un papel crucial en la mejora de la productividad en el lugar de trabajo digital. Al identificar ineficiencias y cuellos de botella en los flujos de trabajo de los empleados, la minería de tareas puede ayudar a las organizaciones a racionalizar los procesos y eliminar pasos innecesarios. Esto permite a los empleados trabajar de manera más eficiente, lo que conduce a una mayor productividad y mejores resultados.
Además de aumentar la productividad, la minería de tareas también puede ayudar a reducir la carga cognitiva de los empleados. Al automatizar las tareas mundanas y repetitivas, los empleados pueden dedicar más energía mental a actividades creativas, estratégicas y complejas. Esto no sólo mejora la experiencia general de los empleados, sino que también reduce el agotamiento y contribuye a una plantilla más comprometida y satisfecha.
Optimización de la productividad de los trabajadores
La minería de tareas puede ayudar a las organizaciones a garantizar que sus equipos dispongan de los recursos y las herramientas que necesitan para prosperar. Mediante el análisis del comportamiento y los procesos de los usuarios, la minería de tareas puede identificar las áreas en las que pueden necesitarse apoyo o recursos adicionales, como formación, actualizaciones de software o nuevas herramientas. Esto permite a las organizaciones realizar inversiones específicas que repercuten directamente en la productividad de los trabajadores.
Más allá de la asignación de recursos, la minería de tareas también puede ayudar a las organizaciones a identificar áreas de mejora en sus procesos y flujos de trabajo. Al identificar las ineficiencias, la minería de tareas permite a las organizaciones realizar cambios específicos que se traducen en una mayor productividad y satisfacción de los empleados. Esta mentalidad de mejora continua es esencial para mantener una ventaja competitiva en el acelerado entorno empresarial actual.
Mejorar la experiencia del cliente
El último caso de uso de esta lista es el derivado directo de los casos de uso anteriores. La minería de tareas ayuda a identificar procesos largos y repetitivos, a encontrar oportunidades de automatización y a mejorar la experiencia de los empleados. Esto, a su vez, repercute en el servicio que reciben los clientes, ya que los empleados tendrán más tiempo para centrarse en actividades valiosas de cara al cliente. Además, la optimización de los procesos principales libera tiempo para actividades estratégicas como la revisión y estructuración de los procesos relacionados con el cliente.
El brillante futuro de la minería de tareas
La minería de tareas tiene el potencial de revolucionar la forma en que las organizaciones empresariales abordan la automatización, la experiencia de los empleados y la optimización de la productividad de la fuerza de trabajo. Al aprovechar la información obtenida de la minería de tareas, las empresas pueden tomar decisiones basadas en datos que se traducen en procesos simplificados, reducción de la carga cognitiva y una fuerza de trabajo más eficiente y productiva.
A medida que la tecnología sigue avanzando y las organizaciones se vuelven más dependientes de las herramientas digitales, la adopción de la minería de tareas será esencial para mantenerse a la vanguardia en el panorama competitivo. Al adoptar la minería de tareas, las organizaciones pueden desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento, innovación y éxito.
Preguntas frecuentes sobre la minería de tareas:
1. ¿Qué es exactamente la minería de tareas?
La minería de tareas es una tecnología que utiliza el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para analizar las interacciones de los usuarios con las aplicaciones de software, identificando ineficiencias, potencial de automatización y oportunidades para mejorar la experiencia general del usuario.
2. ¿Cómo funciona la minería de tareas?
La minería de tareas consiste en recopilar datos sobre las interacciones de los usuarios, procesarlos y estructurarlos, aplicar algoritmos de aprendizaje automático para el reconocimiento de patrones, analizar los resultados y aplicar mejoras basadas en la información obtenida. Combina técnicas de minería de datos, aprendizaje automático e inteligencia artificial para analizar el comportamiento de los usuarios e identificar patrones en las tareas.
3. ¿Cuál es la diferencia entre la minería de tareas y la minería de procesos?
Tanto la minería de procesos como la minería de tareas proporcionan información relevante para la gestión de procesos empresariales, pero funcionan de maneras ligeramente diferentes. La minería de procesos recoge datos de los registros de eventos de los sistemas fuente de la empresa, mientras que la minería de tareas recopila información de la interfaz de usuario de las estaciones de trabajo.
4. ¿Es la minería de tareas adecuada para todas las organizaciones?
La minería de tareas puede ser beneficiosa para cualquier organización que dependa en gran medida de herramientas y aplicaciones digitales. Al proporcionar información sobre el comportamiento y los procesos de los usuarios, la minería de tareas puede ayudar a organizaciones de todos los tamaños a optimizar sus flujos de trabajo, mejorar la experiencia de los empleados y tomar decisiones basadas en datos que mejoren la productividad y los resultados.
