En las volátiles e inciertas condiciones actuales del mercado, las empresas de todo el mundo se enfrentan a una presión sin precedentes para aumentar la eficiencia operativa. Al mismo tiempo, las organizaciones de compras se enfrentan al reto de digitalizar los complejos procesos del origen al pago, lo que deja poco margen para el error. Ante estos complejos retos, los responsables de compras recurren cada vez más al software de minería de procesos para transformar el rendimiento de sus organizaciones de compras.
En este artículo, repasamos la oportunidad en la minería de procesos con definiciones, ejemplos y las mejores prácticas que todo CPO y líder de compras necesita conocer.
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos es una técnica para extraer datos de los registros de eventos de los sistemas de información con el fin de localizar, supervisar y mejorar los procesos empresariales del mundo real. La minería de procesos es una técnica que puede utilizarse para localizar procesos cuellos de botella o ineficiencias, proporcionar una visión de cómo se llevan a cabo los procesos y, finalmente, mejorar el rendimiento de los procesos de negocio.
Ejemplo de análisis de procesos de compras - ProcessMaker Process Intelligence
La minería de procesos puede considerarse una herramienta automática y avanzada de análisis de procesos empresariales. De este modo, las organizaciones de compras se benefician de cinco áreas clave de análisis y optimización de procesos:
- Descubrimiento de procesos - a partir de la identificación del estado real "tal cual" de sus procesos de adquisición a pago o de origen a pago.
- Mapeo de procesos - definir y comunicar el estado deseado de los procesos en toda la organización y con las principales partes interesadas.
- Supervisión de procesos - realizar un seguimiento de la conformidad con los procesos acordados y los pasos de aprobación en todos los equipos o la organización.
- Reingeniería de procesos - rediseño sistemático de los procesos clave para aumentar su eficacia.
- Transformación digital - los procesos de adquisición suelen ser manuales y lentos, la minería de procesos puede utilizarse para acelerar la digitalización o la transformación digital.
Cómo funciona la minería de procesos
La minería de procesos funciona mediante la recopilación de datos de registros de eventos, que son esencialmente huellas digitales de las actividades realizadas dentro de un proceso. Estos registros suelen ser generados por los sistemas de la empresa, tales como ERP o software de compras. Una vez recopilados, los datos se analizan utilizando herramientas y técnicas especializadas de minería de procesos.
El proceso comienza con descubrimiento del procesoen el que se reconstruye el flujo real del proceso a partir de los datos del registro de eventos. Esto proporciona una representación visual del proceso, destacando la secuencia de actividades y sus interdependencias. A continuación, comprobación de la conformidad compara el proceso descubierto con el modelo de proceso previsto para identificar desviaciones y problemas de incumplimiento. Por último, mejora del proceso consiste en analizar el proceso para identificar áreas de mejora y oportunidades de automatización.
Mediante la utilización de estas técnicas, las organizaciones de compras pueden obtener un conocimiento exhaustivo de sus procesos de compras, descubrir ineficiencias y tomar decisiones basadas en datos para optimizar el rendimiento.
Casos típicos de uso de la minería de procesos para la contratación pública
Los procesos de adquisición pueden estar entre los más complejos y manuales de las operaciones empresariales. Suelen implicar a muchos departamentos y conllevar muchos pasos de aprobaciones entre varias partes interesadas. Los procesos de adquisición pueden implicar grandes cantidades de transacciones en las que incluso los expertos probados son propensos a cometer errores humanos.
Cada organización de aprovisionamiento tendrá retos específicos y áreas de mejora. En general, los casos de uso típicos de la minería de procesos en la contratación incluyen:
- Identifique los cuellos de botella con visibilidad del proceso de principio a fin. Normalmente, el 80% de los retos de los procesos de adquisición proceden del 20% de los casos. El problema es que es difícil solucionar los problemas sin medirlos primero.
- Armonizar los procesos entre equipos y unidades de negocio. Una vez que haya trazado el verdadero estado de sus procesos de adquisición entre los diferentes equipos, puede comparar, armonizar y alinear los procesos basándose en las mejores prácticas deseadas.
- Reducir el plazo de entrega y la necesidad de procesos básicos. Reducir la necesidad de trabajo manual en los pedidos de compra, por ejemplo, reduciendo las solicitudes de texto libre o las aprobaciones necesarias.
- Mejorar el nivel de digitalización y automatización. Reduzca el tiempo de revisión y aprobación manual, por ejemplo, aumentando las tasas de pedidos sin contacto o las aprobaciones automatizadas.
- Maximizar el capital circulante. La minería de procesos puede utilizarse para medir y armonizar las condiciones de pago, garantizando que los pagos se realicen en las fechas de vencimiento óptimas, o mediante mejores condiciones de pago negociadas.
Ejemplo de un proceso "procurement-to-pay
Consideremos una organización de compras que desea optimizar su proceso de adquisición a pago. Aplicando la minería de procesos, la organización puede recopilar datos de los registros de eventos para analizar todo el proceso, desde la solicitud de compra hasta el pago. Este análisis puede revelar cuellos de botella, como retrasos en la aprobación o el procesamiento de pagos, e identificar ineficiencias que deben abordarse.
Por ejemplo, el análisis puede mostrar que se dedica una cantidad significativa de tiempo a los pasos de aprobación manual. Al automatizar estos pasos, la organización puede reducir los plazos de entrega y mejorar la eficiencia. Además, la integración con los sistemas de los proveedores puede agilizar la comunicación y mejorar aún más el proceso de aprovisionamiento. Gracias a estas mejoras, la organización puede reducir costes, reforzar las relaciones con los proveedores e impulsar el rendimiento general de las compras.
Preguntas clave a las que puede responder la minería de procesos en P2P
Una vez que aplique una mentalidad de análisis de procesos al proceso de compras, podrá empezar a responder a preguntas clave que afectan al rendimiento de su organización. Algunas preguntas clave pueden ser:
- ¿Cuánto tardan en tramitarse las solicitudes de contratación?
- ¿Con qué precisión se procesan los pedidos entre equipos o unidades de negocio?
- ¿Cuáles son los pasos del proceso para aumentar el plazo de entrega de las compras?
- ¿Cuáles son las áreas en las que se necesitan más errores o retrabajos en las compras?
- ¿En qué medida cumple su organización el modelo P2P acordado?
- ¿Qué porcentaje de su gasto gestiona la contratación pública?
La minería de procesos en la contratación pública
Puede adoptar un proceso de cinco pasos para desarrollar un caso empresarial creíble para la minería de procesos en la contratación.
- Determinar las áreas de mayor mejora. Analice los datos y lleve a cabo investigaciones para encontrar áreas en las que el proceso de compra deba mejorarse y en las que puedan eliminarse pasos innecesarios.
- Calcular el ahorro de costes. Describa los posibles ahorros que pueden conseguirse eliminando procesos manuales, recortando gastos y racionalizando las operaciones.
- Explore otros beneficios medibles. Explore otras métricas de rendimiento que puedan verse afectadas, por ejemplo, la reducción del plazo de entrega, la eliminación de la repetición de tareas, la tasa de pagos a tiempo, la reducción del número de errores, la reducción del gasto inconstante, etc.
- Calcular el coste total de propiedad y el posible retorno de la inversión. Para crear un caso de negocio para la minería de procesos, determine el coste total de la implementación del posible retorno de la inversión (ROI) de los cambios en los procesos, incluyendo el ahorro de costes y otros beneficios medibles.
- Argumente de forma realista y a largo plazo. Para obtener la aprobación, proporcione a la dirección y a las principales partes interesadas el argumento comercial a favor de la minería de procesos en beneficios concretos y plazos realistas.
Mejores prácticas de minería de procesos para organizaciones de compras
Con un argumento comercial eficaz, habrá empezado con buen pie. Estas son algunas de las mejores prácticas para garantizar que sus iniciativas de minería de procesos tengan un impacto a largo plazo.
- Empezar con un objetivo y una estrategia claros. Antes de embarcarse en una iniciativa de minería de procesos, definir una estrategia y asegurarse de que los objetivos del proyecto de minería de procesos están alineados con los objetivos generales de negocio.
- Definir métricas de éxito claras. Establezca formas claras y cuantificables de evaluar el éxito en métricas que tengan beneficios empresariales concretos.
- Identificar el software más adecuado. Existen más de 30 soluciones de software de inteligencia de procesos en el mercado, incluyendo minería de procesos, minería de tareas y opciones híbridas avanzadas. opciones híbridas. Explore e identifique las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades mediante una prueba de concepto o una RFP de inteligencia de procesos.
- Incluir a las partes interesadas. Identificar y construir el equipo ganador para asumir una implementación de minería de procesos dentro y fuera de la organización de compras.
- Desarrollar un sólido programa de formación. Recuerde que la minería de procesos no es una bala de plata, sino que requerirá el aprendizaje y la formación de los principales interesados.
- Ganancias a largo plazo. La minería de procesos puede reportar beneficios tanto a corto como a largo plazo, pero rara vez se trata de una solución puntual. Elabore una hoja de ruta de iniciativas que generen mejoras operativas incrementales.
Ejemplo de utilización de la minería de procesos en la contratación pública
La extracción de datos de los procesos permite mejorarlos. En el caso de los equipos de compras, se pueden observar tres tipos de optimizaciones que pueden derivarse de la extracción y el análisis de procesos mediante el marco ESA:
La minería de procesos de aprovisionamiento puede mejorar la eficiencia y la eficacia mediante la eliminación de pasos de aprobación innecesarios, la estandarización de procesos entre equipos y la automatización de tareas repetitivas a través de la automatización robótica de procesos (RPA).
Mejora de los procesos de contratación basados en el marco ESA de ProcessMaker
Elimine - la eliminación de los pasos de aprobación o control de las adquisiciones para agilizar los flujos de trabajo clave.
Estandarizar - alineando a los distintos equipos con el modelo P2P acordado, garantizando el control del riesgo y reduciendo las compras inconformistas.
Automatice - utilizando software de automatización de procesos empresariales (BPA) para eliminar por completo la intervención humana en las tareas repetitivas de aprovisionamiento.
Limitaciones de la minería de procesos para la contratación
- No se puede evaluar el coste total del trabajo. Un equipo típico de compras necesita acceder a más de 25 aplicaciones empresariales diferentes, informes de Excel, portales de terceros y otros sistemas de datos. La minería de procesos no ofrece una visibilidad completa del esfuerzo manual necesario para el procesamiento.
- Falta de datos (de calidad). Dado que las técnicas de minería de procesos dependen de los archivos de registro de eventos, están limitadas a los datos disponibles, por lo que es posible que no puedan revelar toda la información sobre el proceso de adquisición que tiene lugar fuera de los sistemas de recursos empresariales (ERP).
- Coste total de aplicación. La implantación de la minería de procesos puede resultar costosa, ya que requiere la recopilación y el almacenamiento de datos durante un periodo de tiempo a partir de distintos sistemas de fuentes de datos. Además, el mantenimiento de los recursos de minería de procesos aumenta el coste total de propiedad.
- La información automatizada no es perfecta. La minería de procesos no siempre es capaz de detectar ineficiencias en los procesos, por lo que puede no ser capaz de identificar todos los problemas potenciales.
- Falta de agilidad. Las soluciones de extracción de procesos pueden requerir mucho tiempo para su implantación en una organización de compras o en muchas unidades de negocio.
Considere una alternativa: inteligencia de procesos híbrida
Si ya ha utilizado la minería de procesos o todavía está sopesando sus opciones, la inteligencia de procesos puede ser algo a tener en cuenta. Con este nuevo método, usted tiene el nivel de detalle del software de minería de tareas y la amplitud de cobertura del software de minería de procesos. Además, se puede implementar 10 veces más rápido que la conocida solución de minería de procesos.
