Was sind Schattenprozesse und warum sind sie für Unternehmen wichtig?

Jedes erfolgreiche Unternehmen stützt sich auf unzählige dokumentierte Prozesse und Arbeitsabläufe. Doch selbst die am besten organisierten Unternehmen haben mit Schattenprozessen zu kämpfen. In diesem Artikel werden wir untersuchen, was Schattenprozesse sind und wie sie effektiv vermieden werden können.

Was sind Schattenprozesse?

Schattenprozesse sind Geschäftsaufgaben und Arbeitsabläufe, die in der Regel nicht formell von der Organisation verfolgt oder überwacht werden. Dazu können manuelle Prozesse, nicht dokumentierte Aktivitäten oder informelle Praktiken gehören, die nicht offiziell anerkannt oder dokumentiert sind. Schattenprozesse können sich innerhalb der Betriebsabläufe einer Organisation manifestieren oder sich auf die Interaktion mit Kunden und Lieferanten erstrecken. Sie machen bestehende Systeme oft komplexer, führen zu Ineffizienzen und stellen potenzielle Sicherheits- und Compliance-Risiken dar.

Unternehmen versuchen seit langem, die Landschaft der digitalen Arbeit in ihren Organisationen zu verstehen. Zu diesem Zweck wurden verschiedene Methoden eingesetzt, darunter spezialisierte Berater, die Prozesse abbilden, Software zur Erstellung von Flussdiagrammen und Task Mining und Prozess-Mining Werkzeuge. Dennoch bleiben viele Prozesse oft unentdeckt und stellen die "dunkle Seite" der Geschäftsabläufe dar. Durch die Aufdeckung und Integration dieser verborgenen und verdrängten Aspekte können Unternehmen ihre Effizienz steigern, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und ihr volles Potenzial ausschöpfen.

Wie werden Schattenprozesse erstellt? 

Es gibt immer einen idealen "glücklichen Weg", wie Prozesse ablaufen sollten. Dieser ist in der Regel dokumentiert und umrissen, wie z. B. die Einarbeitung eines neuen Kollegen durch die Personalabteilung oder der monatliche Abschluss durch die Buchhaltung. In der Praxis funktioniert dieser "Königsweg" jedoch nicht immer wie vorgesehen. Abweichungen und Umgehungslösungen können den Prozess von seinem ursprünglichen Entwurf abweichen lassen.

Schattenprozesse beziehen sich auf versteckte Verfahren, die erledigt werden müssen, aber nicht dokumentiert sind. Diese Prozesse können den Hauptarbeitsablauf überschatten, indem sie undokumentierte Aufgaben und Ad-hoc-Arbeiten einführen. So ist beispielsweise die Kreditorenbuchhaltung für die Bearbeitung von Rechnungen zuständig, führt aber oft zahlreiche kleine Aufgaben aus, die nirgends angegeben sind, um den Arbeitsfluss zu gewährleisten. Infolgedessen wird der Prozess viel komplexer als ursprünglich beabsichtigt.

Diese versteckten Prozesse können sehr unterschiedlich sein. Sie können kleine Anpassungen innerhalb des Hauptarbeitsablaufs oder kleine Abweichungen von zugewiesenen Aufgaben umfassen, die wir unbeabsichtigt übernehmen. Schattenprozesse bestehen oft aus kleinen Verfahren, die Menschen im Laufe der Zeit schaffen, ohne sich dessen bewusst zu sein. Leider können sich diese schnell zu einem erheblichen Zeitaufwand summieren, wenn man alle Variationen innerhalb des Teams berücksichtigt.

Woher kommen die Abweichungen im Prozess?

• Unzureichende Daten: Wenn ein Prozess unzureichend definiert ist und viel Raum für Interpretationen lässt, kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter bei der Durchführung eines Prozesses ihre eigenen Wege gehen, die nicht immer die effizientesten sind.
• Geänderte Anforderungen: Wenn sich ein Prozess weiterentwickelt hat - etwa durch die Akquisition eines neuen Kunden - und die dokumentierten Verfahren unverändert bleiben, müssen sich die Mitarbeiter anpassen und neue Methoden finden.
• Redundante Arbeit: Gelegentlich führen die Mitarbeiter unnötige Aufgaben aus, z. B. die erneute Überprüfung bestimmter Aspekte des Prozesses, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dies geschieht häufig aufgrund mangelnden Vertrauens in die Software-Automatisierung, was dazu führt, dass sie Teile des Arbeitsablaufs manuell wiederholen.

Die Auswirkungen von Schattenprozessen auf Unternehmen

Schattenprozesse können den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen und zu Ineffizienzen, Sicherheitsrisiken und Compliance-Problemen führen. Diese versteckten Prozesse fügen den bestehenden Systemen zusätzliche Komplexitätsebenen hinzu und machen es für Unternehmen schwierig, ihre Arbeitsabläufe zu analysieren und zu verbessern. Wenn Schattenprozesse im Spiel sind, fällt es dem Management schwer, effektive Strategien für nicht routinemäßige Situationen zu entwickeln, was zu einer geringeren Produktivität und Genauigkeit führt.

Darüber hinaus deutet das Vorhandensein von Schattenprozessen oft auf tiefer liegende Probleme innerhalb einer Organisation hin, wie z. B. die Politik der Mitarbeiter, persönliche Vorlieben und Beziehungen. Diese Faktoren können zur Entstehung und Aufrechterhaltung von Schattenprozessen beitragen und sich letztlich auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken.

Um die Auswirkungen von Schattenprozessen abzuschwächen, können Unternehmen hochproduktive BPM-Cloud-Plattformen nutzen. Diese Plattformen ermutigen die Eigentümer von Schattenprozessen, ihre Prozesse ans Tageslicht zu bringen, damit sie besser sichtbar und verwaltbar sind. Durch die Verlagerung von Prozessen in eine Automatisierungsplattform können Unternehmen die Häufigkeit von Hintergrundprozessen reduzieren und auf das Erreichen ihrer Effizienz- und Genauigkeitsziele hinarbeiten.

Die Rolle des Schattenselbst in Geschäftsprozessen

Das Konzept des Schattenselbst von Carl Jung bezieht sich auf die verdrängten oder verborgenen Aspekte der Persönlichkeit eines Menschen. Im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen kann das Schattenselbst einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie Aufgaben ausgeführt und Entscheidungen getroffen werden.

Das Schattenselbst kann sich auf verschiedene Weise in Geschäftsprozessen manifestieren:

• Angst und Vermeiden: Das Schattenselbst kann dazu führen, dass Menschen vor bestimmten Aufgaben oder Entscheidungen zurückschrecken, was zu Ineffizienzen und Verzögerungen führt.
• Prokrastination: Sie kann dazu führen, dass wichtige Aufgaben und Entscheidungen aufgeschoben werden, was sich letztlich auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirkt.
• Mangelnde Selbstakzeptanz: Das Schattenselbst kann Menschen daran hindern, ihre Stärken und Schwächen anzuerkennen, was zu schlechter Entscheidungsfindung und ineffizientem Aufgabenmanagement führt.

Um den negativen Auswirkungen des Schattenselbst auf die Geschäftsprozesse entgegenzuwirken, können sich Einzelpersonen mit Schattenarbeit beschäftigen. Dabei geht es darum, die verdrängten oder verborgenen Aspekte der eigenen Persönlichkeit zu erforschen und zu integrieren. Techniken wie die Inanspruchnahme einer Therapie, Selbstreflexion und die Entwicklung von Selbstakzeptanz sind in diesem Prozess von entscheidender Bedeutung.

Indem man sein Schattenselbst anerkennt und anspricht, kann man sich seiner Gedanken, Gefühle und Verhaltensweisen bewusster werden. Dieses gesteigerte Bewusstsein führt zu einer verbesserten Entscheidungsfindung und Aufgabenbewältigung, was sich positiv auf die Geschäftsprozesse auswirkt und die Produktivität, Effizienz und Genauigkeit erhöht.

In der äußeren Welt kann sich das Schattenselbst durchsetzen:

• Schatten-Aufgaben: Aufgaben, die außerhalb der formalen Geschäftsprozesse ausgeführt werden, oft im Geheimen oder ohne entsprechende Genehmigung.
• Schatten-Systeme: Systeme oder Prozesse, die außerhalb der formalen Geschäftsprozesse betrieben werden, in der Regel ohne ordnungsgemäße Dokumentation oder Beaufsichtigung.

Das Erkennen und Angehen des Schattenselbst hilft, das Vorhandensein von Schattenaufgaben und -systemen zu reduzieren, was zu einer verbesserten Transparenz, Verantwortlichkeit und Effizienz in den Geschäftsprozessen führt.

Warum sind Schattenprozesse gefährlich?

Wie nicht anders zu erwarten, beanspruchen Schattenprozesse einen erheblichen Teil der Zeit. Obwohl sie für unsere Arbeit unerlässlich zu sein scheinen, rührt diese Wahrnehmung oft daher, dass sie schon lange in unseren Routinen vorhanden sind. Bei einer Neubewertung entpuppen sich viele dieser Prozesse als überflüssig.

Schattenprozesse können andere Initiativen, wie die digitale Transformation, behindern. Sie bleiben oft unbemerkt, weil sie nicht leicht zu erkennen sind und außerhalb der Unternehmenssysteme und -anwendungen existieren. Diese Prozesse häufen sich schnell an und erhöhen ihr Risiko für die Gesamtproduktivität.

Es ist leicht, diese Aufgaben zu übersehen, da sie nicht den Kern unserer Arbeit ausmachen, aber oft einen erheblichen Zeitaufwand bedeuten. Dabei sind es gerade diese versteckten Prozesse, die wertvolle Zeit verschlingen, den Arbeitsablauf stören und vernachlässigt werden.

Arten von Prozessen in der Organisation

Wie können Schattenprozesse aus den Geschäftsprozessen entfernt werden?

Schattenprozesse entstehen oft, wenn Einzelpersonen versuchen, langweilige und ineffektive Aufgaben zu eliminieren. Im Folgenden finden Sie einige Strategien zur Beseitigung von Schattenprozessen in Ihrem Unternehmen:

1. Identifizieren und dokumentieren Sie die erwarteten Prozesse: Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Prozess und die dazugehörigen Schritte gründlich zu dokumentieren. Berücksichtigen Sie dabei sowohl manuelle Aufgaben als auch informelle Praktiken, die möglicherweise zu Ineffizienzen beitragen.
2. Automatisieren Sie Prozesse wann immer möglich: Suchen Sie nach Möglichkeiten, manuelle Prozesse durch automatisierte Lösungen zu ersetzen. Nutzen Sie z. B. Software, um die Interaktion mit Kunden zu optimieren oder das Lieferantenmanagement zu automatisieren.
3. Formale Prozesse einführen: Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse formell dokumentiert, den Beteiligten mitgeteilt und konsequent verfolgt und überwacht werden.
4. Regelmäßige Überwachung und Überprüfung der Prozesse: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Prozesse durch, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind und dass alle Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
5. Investitionen in Bildung und Ausbildung: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die Verfahren informiert und in ihrer Anwendung geschult sind. Diese Investition kann die Abhängigkeit von manuellen Umgehungslösungen erheblich verringern.
6. Suchen Sie eine Therapie für professionelle Beratung: Erwägen Sie die Möglichkeit einer Therapie als Alternative zur eigenständigen Bewältigung von Schattenprozessen. Eine geschulte Fachkraft kann Sie anleiten, Muster erkennen und individuelle Hilfestellungen geben und so den gesamten Prozess verbessern.

Wie entdeckt man Schattenprozesse?

1. Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen ein. Befragen Sie zunächst die Beteiligten im Unternehmen, um einen Einblick in ihre Prozesse und die von ihnen verwendeten manuellen Schritte zu erhalten.
2. Analysieren Sie Prozessdaten. Untersuchen Sie die Daten auf Muster, die auf das Vorhandensein von Prozessen hindeuten, die nicht offiziell verfolgt oder überwacht werden.
3. Beobachten Sie Prozesse in Aktion. Nehmen Sie sich die Zeit, Prozesse zu beobachten, um manuelle Schritte oder informelle Praktiken zu erkennen, die übersehen werden könnten.
4. Stellen Sie sachdienliche Fragen. Stellen Sie Fragen, die verborgene Prozesse aufdecken können, z. B. "Wie haben Sie das erreicht?" oder "Woher haben Sie diese Informationen?"
5. Führen Sie ein Audit zur Entdeckung von Prozessen durch. Ein gründliches Prozessaudit kann dazu beitragen, Schattenprozesse zu identifizieren, verbesserungswürdige Bereiche aufzuzeigen und Strategien zur Rationalisierung der Abläufe anzubieten.

Eine neue Methode zur Entdeckung von Schattenprozessen

Wenn Sie einen automatisierten Ansatz zur Identifizierung von Schattenprozessen suchen, sollten Sie den Einsatz von Process Intelligence Software in Betracht ziehen. Schattenprozesse verschlingen viel Zeit im Unternehmen, ohne einen großen Mehrwert zu liefern. Mit Process-Intelligence-Software können Sie interne Prozesse, Arbeitsabläufe und Aktivitäten analysieren und so Ineffizienzen, einschließlich Schattenprozesse, aufdecken. Setzen Sie sich mit unseren erfahrenen Beratern in Verbindung um herauszufinden, ob diese Lösung die richtige für Ihr Unternehmen ist.