Process Mining für die Beschaffung - was, warum und wie

Unter den heutigen volatilen und unsicheren Marktbedingungen stehen Unternehmen weltweit unter einem beispiellosen Druck, die betriebliche Effizienz zu steigern. Gleichzeitig stehen Beschaffungsorganisationen vor der Herausforderung, komplexe Source-to-Pay-Prozesse zu digitalisieren, die wenig Raum für Fehler lassen. Angesichts dieser komplexen Herausforderungen wenden sich Beschaffungsleiter zunehmend an Process-Mining-Software um die Leistung ihrer Beschaffungsorganisationen zu verbessern.

In diesem Artikel gehen wir auf die Möglichkeiten des Process Mining mit Definitionen, Beispielen und Best Practices ein, die jeder CPO und Beschaffungsleiter kennen muss.

Was ist Process Mining?

Prozess-Mining ist eine Technik zur Extraktion von Daten aus den Ereignisprotokollen von Informationssystemen, um reale Geschäftsprozesse zu lokalisieren, zu überwachen und zu verbessern. Process Mining ist eine Technik, die verwendet werden kann, um Prozess Engpässe oder Ineffizienzen ausfindig zu machen, Einblicke in die Art und Weise zu gewinnen, wie Prozesse ausgeführt werden, und schließlich die Leistung von Geschäftsprozessen zu verbessern.

Beispiel einer Beschaffungsprozessanalyse - ProcessMaker Process Intelligence

Process Mining kann als ein automatisches und fortschrittliches Werkzeug zur Geschäftsprozessanalyse angesehen werden. Auf diese Weise profitieren Beschaffungsorganisationen von fünf Schlüsselbereichen der Prozessanalyse und -optimierung:

• Prozess-Entdeckung - von der Ermittlung des "Ist"-Zustands Ihrer Procure-to-Pay- oder Source-to-Pay-Prozesse.
• Prozess-Mapping - Definition und Kommunikation des gewünschten Zustands von Prozessen in Ihrem Unternehmen und mit den wichtigsten Interessengruppen.
• Prozessüberwachung - Verfolgung der Einhaltung der vereinbarten Prozesse und Genehmigungsschritte in den einzelnen Teams oder im gesamten Unternehmen.
• Prozess-Reengineering - die systematische Neugestaltung von Schlüsselprozessen zur Steigerung der Effizienz.
• Digitale Transformation - Beschaffungsprozesse sind oft manuell und zeitaufwendig, Mit Process Mining kann die Digitalisierung oder digitale Transformation beschleunigt werden.

Wie Process Mining funktioniert

Beim Process Mining werden Daten aus Ereignisprotokollen gesammelt, bei denen es sich im Wesentlichen um digitale Fußabdrücke der innerhalb eines Prozesses durchgeführten Aktivitäten handelt. Diese Protokolle werden in der Regel von Unternehmenssystemen wie ERP- oder Beschaffungssoftware erstellt. Nach der Erfassung werden die Daten mit speziellen Process-Mining-Tools und -Techniken analysiert.

Der Prozess beginnt mit Prozessermittlungbei der der tatsächliche Prozessablauf aus den Ereignisprotokolldaten rekonstruiert wird. Auf diese Weise entsteht eine visuelle Darstellung des Prozesses, die die Abfolge der Aktivitäten und ihre gegenseitigen Abhängigkeiten hervorhebt. Weiter, Konformitätsprüfung wird der ermittelte Prozess mit dem beabsichtigten Prozessmodell verglichen, um Abweichungen und Konformitätsprobleme zu ermitteln. Zum Schluss, Prozessverbesserung die Analyse des Prozesses, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial und Möglichkeiten zur Automatisierung zu ermitteln.

Durch den Einsatz dieser Techniken können Beschaffungsorganisationen ein umfassendes Verständnis ihrer Beschaffungsprozesse gewinnen, Ineffizienzen aufdecken und datengestützte Entscheidungen zur Leistungsoptimierung treffen.

Typische Anwendungsfälle für Process Mining in der Beschaffung

Beschaffungsprozesse können zu den komplexesten und manuellsten Prozessen im Geschäftsleben gehören. In der Regel sind viele Abteilungen beteiligt, und es sind viele Genehmigungsschritte zwischen den verschiedenen Beteiligten erforderlich. Beschaffungsprozesse können große Mengen an Transaktionen umfassen, bei denen selbst ausgewiesene Experten anfällig für menschliche Fehler sind. 

Jede Beschaffungsorganisation hat spezifische Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten. Zu den typischen Anwendungsfällen für Process Mining in der Beschaffung gehören:

• Erkennen Sie Engpässe mit durchgängiger Prozesstransparenz. In der Regel sind 80 % der Herausforderungen im Beschaffungsprozess auf 20 % der Fälle zurückzuführen. Das Problem ist, dass es schwierig ist, Probleme zu beheben, ohne sie vorher zu messen.
• Harmonisierung der Prozesse zwischen Teams und Geschäftseinheiten. Sobald Sie den tatsächlichen Stand Ihrer Beschaffungsprozesse in den verschiedenen Teams erfasst haben, können Sie die Prozesse auf der Grundlage der gewünschten Best Practices bewerten, harmonisieren und angleichen.
• Verringerung der Vorlaufzeit und des Bedarfs an Kernprozessen. Verringerung des manuellen Aufwands bei Bestellungen, z. B. durch Reduzierung der erforderlichen Freitextanforderungen oder Genehmigungen.
• Verbesserung des Digitalisierungs- und Automatisierungsgrades. Verringern Sie den manuellen Überprüfungs- und Genehmigungsaufwand, indem Sie z. B. die Quote der berührungslosen Bestellungen oder der automatischen Genehmigungen erhöhen.
• Maximierung des Betriebskapitals. Process Mining kann zur Messung und Harmonisierung von Zahlungsbedingungen eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass Zahlungen zu den optimalen Fälligkeitsterminen oder durch ausgehandelte bessere Zahlungsbedingungen erfolgen.

Beispiel eines Procure-to-Pay-Prozesses

Nehmen wir ein Beschaffungsunternehmen, das seinen Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung optimieren möchte. Durch die Anwendung von Process Mining kann das Unternehmen Daten aus Ereignisprotokollen sammeln, um den gesamten Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung zu analysieren. Diese Analyse kann Engpässe aufdecken, z. B. Verzögerungen bei der Genehmigungs- oder Zahlungsverarbeitung, und Ineffizienzen identifizieren, die behoben werden müssen.

Die Analyse könnte zum Beispiel zeigen, dass ein erheblicher Teil der Zeit für manuelle Genehmigungsschritte aufgewendet wird. Durch die Automatisierung dieser Schritte kann das Unternehmen die Vorlaufzeiten verkürzen und die Effizienz steigern. Darüber hinaus kann die Integration mit den Systemen der Lieferanten die Kommunikation rationalisieren und den Beschaffungsprozess weiter verbessern. Durch diese Verbesserungen kann das Unternehmen die Kosten senken, die Lieferantenbeziehungen stärken und die Beschaffungsleistung insgesamt steigern.

Schlüsselfragen, die Process Mining bei P2P beantworten kann

Sobald Sie die Prozessanalyse auf die Beschaffung bis zur Bezahlung anwenden, können Sie damit beginnen, die wichtigsten Fragen zu beantworten, die sich auf die Leistung Ihres Unternehmens auswirken. Einige Schlüsselfragen können sein:

• Wie lange dauert es, bis Beschaffungsanträge bearbeitet werden?
• Wie genau werden Bestellungen in verschiedenen Teams oder Geschäftsbereichen bearbeitet? 
• Welche Prozessschritte sind erforderlich, um die Vorlaufzeit für Einkäufe zu verlängern?
• In welchen Bereichen sind bei der Beschaffung mehr Fehler oder Nacharbeiten erforderlich?
• Wie weit hält sich Ihre Organisation an das vereinbarte P2P-Modell?
• Wie viel von Ihren Ausgaben wird von der Beschaffung verwaltet?

Der Business Case für Process Mining in der Beschaffung

Bei der Entwicklung eines glaubwürdigen Business Case für Process Mining in der Beschaffung können Sie einen fünfstufigen Prozess anwenden.

1. Bestimmen Sie die größten Verbesserungsbereiche. Analysieren Sie Daten und führen Sie Untersuchungen durch, um herauszufinden, in welchen Bereichen der Beschaffungsprozess verbessert werden muss und wo unnötige Schritte vermieden werden können.
2. Berechnung der Kosteneinsparungen. Beschreiben Sie die möglichen Einsparungen, die durch die Abschaffung manueller Prozesse, die Reduzierung von Ausgaben und die Rationalisierung von Abläufen erzielt werden können.
3. Prüfen Sie andere messbare Vorteile. Untersuchen Sie andere Leistungskennzahlen, die sich auswirken können, z. B. verkürzte Durchlaufzeiten, Beseitigung von Nacharbeiten, pünktliche Zahlungen, geringere Anzahl von Fehlern, weniger unvorhergesehene Ausgaben usw.
4. Schätzen Sie die Gesamtbetriebskosten und den möglichen ROI. Um einen Business Case für Process Mining zu erstellen, müssen die Gesamtkosten für die Implementierung und die mögliche Kapitalrendite (ROI) von Prozessänderungen, einschließlich Kosteneinsparungen und anderer messbarer Vorteile, ermittelt werden.
5. Argumentieren Sie realistisch und langfristig. Um Zustimmung zu erhalten, sollten Sie der Unternehmensleitung und den wichtigsten Interessengruppen den Geschäftsnutzen von Process Mining in Form von konkreten Vorteilen und realistischen Zeitplänen darlegen.

Bewährte Verfahren zur Prozessanalyse für Beschaffungsorganisationen

Mit einem effektiven Geschäftsszenario haben Sie einen guten Start hingelegt. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Process-Mining-Initiativen eine langfristige Wirkung haben.

• Beginnen Sie mit einem klaren Ziel und einer Strategie. Bevor Sie eine Process-Mining-Initiative in Angriff nehmen, sollten Sie eine Strategie festlegen und sicherstellen, dass die Ziele des Process-Mining-Projekts mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen.‍
• Definieren Sie klare Erfolgskennzahlen. Legen Sie klare und messbare Wege zur Bewertung des Erfolgs anhand von Kennzahlen fest, die einen konkreten geschäftlichen Nutzen haben.‍
• Identifizieren Sie die am besten geeignete Software. Es gibt mehr als 30 Softwarelösungen für Prozessintelligenz auf dem Markt - darunter Process Mining, Task Mining und erweiterte hybride Optionen. Erforschen und identifizieren Sie Tools, die Ihren Anforderungen entsprechen, durch einen Proof-of-Concept oder ein Process Intelligence RFP.‍
• Relevante Interessengruppen einbeziehen. Identifizierung und Zusammenstellung eines erfolgreichen Teams, das die Implementierung des Process Mining innerhalb und außerhalb der Beschaffungsorganisation übernimmt.‍
• Entwicklung eines soliden Schulungsprogramms. Denken Sie daran, dass Process Mining kein Allheilmittel ist, sondern Lernen und Schulung der wichtigsten Beteiligten erfordert.‍
• Langfristige Gewinne anstreben. Process Mining kann sowohl kurzfristige als auch langfristige Vorteile bringen, aber es ist selten eine einmalige Lösung. Erstellen Sie einen Fahrplan mit Initiativen, die schrittweise betriebliche Verbesserungen bewirken.

Beispiel dafür, wie Process Mining im Beschaffungsprozess eingesetzt werden kann

Process Mining ist ein Wegbereiter für Prozessverbesserungen. Für Beschaffungsteams gibt es drei Arten von Optimierungen, die sich aus der Prozessanalyse mit Hilfe des ESA-Frameworks ergeben können:

Das Mining von Beschaffungsprozessen kann die Effizienz und Effektivität steigern, indem unnötige Genehmigungsschritte eliminiert, Prozesse teamübergreifend standardisiert und sich wiederholende Aufgaben durch robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA).

Verbesserung der Beschaffungsprozesse auf der Grundlage des ESA-Frameworks von ProcessMaker

Beseitigen Sie - die Beseitigung von Genehmigungs- oder Kontrollschritten bei der Beschaffung, um wichtige Arbeitsabläufe zu rationalisieren.‍

Standardisieren Sie - Ausrichtung der verschiedenen Teams auf das vereinbarte P2P-Modell, um die Risikokontrolle zu gewährleisten und unüberlegte Käufe zu reduzieren.‍

Automatisieren Sie - Einsatz von Software für die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA), um sich wiederholende Beschaffungsaufgaben vollständig von menschlichen Eingriffen zu befreien.

Grenzen des Process Mining für die Beschaffung

• Sie können nicht die vollen Kosten der Arbeit abschätzen. Ein typisches Beschaffungsteam benötigt Zugriff auf über 25 verschiedene Geschäftsanwendungen, Excel-Berichte, Portale von Drittanbietern und andere Datensysteme. Process Mining bietet keinen vollständigen Einblick in den manuellen Aufwand, der für die Verarbeitung erforderlich ist.
• Mangel an (Qualitäts-)Daten. Da Process-Mining-Techniken auf Ereignisprotokolldateien angewiesen sind, sind sie auf die verfügbaren Daten beschränkt, so dass möglicherweise nicht alle Informationen über den Beschaffungsprozess außerhalb von Enterprise Resource Systems (ERPs) aufgedeckt werden können.
• Gesamtkosten der Durchführung. Die Einrichtung von Process Mining kann kostspielig sein, da es die Erfassung und Speicherung von Daten aus verschiedenen Datenquellensystemen über einen längeren Zeitraum hinweg erfordert - außerdem erhöht die Wartung der Process-Mining-Ressourcen die Gesamtbetriebskosten.
• Automatisierte Erkenntnisse sind nicht fehlerfrei. Process Mining ist nicht immer in der Lage, Prozessineffizienzen zu erkennen, so dass es möglicherweise nicht alle potenziellen Probleme aufdecken kann.‍
• Mangelnde Beweglichkeit. Die Einrichtung von Process-Mining-Lösungen in einer Beschaffungsorganisation oder in vielen Geschäftsbereichen kann zeitaufwändig sein.

Betrachten Sie eine Alternative: hybride Prozessintelligenz

Wenn Sie bereits Process Mining eingesetzt haben oder noch dabei sind, Ihre Optionen abzuwägen, ist hybride Prozessintelligenz Software etwas, das Sie in Betracht ziehen sollten. Mit dieser neuen Methode erhalten Sie den Detaillierungsgrad der Task-Mining-Software und den Abdeckungsgrad der Process-Mining-Software. Außerdem kann sie 10 Mal schneller implementiert werden als die bekannte Process-Mining-Lösung.