Bei der Entwicklung des zunehmend digitalen Arbeitsplatzes ist es von entscheidender Bedeutung, die uns zur Verfügung stehenden Tools zu verstehen und zu nutzen, um die Effizienz und Produktivität zu maximieren.
Eine dieser Technologien ist Automated Process Discovery (APD), eine breite Palette von Tools und Methoden, die die Arbeitsweise von Unternehmen revolutionieren können. Mit diesen Tools werden Geschäftsprozesse systematisch identifiziert, abgebildet und analysiert, um wichtige Erkenntnisse für die Prozessverbesserung und -automatisierung zu gewinnen. Im Folgenden erfahren Sie, was sie sind, wie sie funktionieren und welche Tipps Sie für den Einstieg benötigen.
Was ist eine automatische Prozesserkennung?
Automated Process Discovery (APD) ist ein weites Feld innerhalb des Geschäftsprozessmanagements, das alle Werkzeuge oder Automatisierungsmethoden umfasst, die Ihnen helfen, den "Ist"-Zustand von Geschäftsprozessen zu ermitteln, um sie zu verbessern.
Durch die automatisierte Prozessermittlung werden viele der Einschränkungen der manuellen Prozessermittlung überwunden. In der Vergangenheit wurde die Erkennung von Geschäftsprozessen entweder durch direkte Beobachtung der Arbeit oder durch Prozesserkennungs-Workshops oder Interviews mit den wichtigsten Beteiligten durchgeführt. In all diesen Fällen handelte es sich um eine zeitaufwändige Übung, die viel Aufwand erforderte und häufig zu subjektiven oder fehlerhaften Ergebnissen führte.
Heute gibt es auf dem Markt über 20 verschiedene Tools zur automatischen Prozesserkennung. Zu den gängigen APD-Tools gehören Process-Mining-Software, Task-Mining-Toolsund selbst erstellte Prozessanalyseprogramme, die Business Intelligence-Plattformen nutzen.
APD-Tools verwenden häufig maschinelles Lernen (ML) und Algorithmen zur Prozessanalyse um Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu analysieren und zu visualisieren. Diese Technologie verfolgt und kartiert automatisch die digitalen Spuren, die verschiedene Aktivitäten innerhalb eines Systems hinterlassen, und erstellt so ein genaues Bild der Geschäftsabläufe in Echtzeit. Mit diesen Tools werden Prozesse nicht nur identifiziert, sondern auch kontinuierlich optimiert, indem sie für Verbesserungen analysiert werden.
Wichtige Schritte der Prozessfindung, die automatisiert werden können
Die Erkennung von Geschäftsprozessen kann entweder vollständig automatisiert werden, oder Sie können die Automatisierung in wichtigen Schritten des Prozesserkennungsprozesses einsetzen. Lassen Sie uns skizzieren, wie sich die Automatisierung auf jeden Schritt der Prozessfindung auswirkt.
Datenerhebung
Tools zur Prozesserkennung wie Process Mining oder Task Mining-Lösungen können die Datenerfassung automatisieren. Diese Daten können aus einer Vielzahl von Quellen stammen, z. B. aus Systemprotokollen, Mitarbeiterbefragungen und direkter Beobachtung. Das Ziel ist es, so viele Daten wie möglich über die Schritte zu sammeln, die an jedem Prozess beteiligt sind, wer sie durchführt und in welcher Reihenfolge.
Die gesammelten Daten können detailliert dokumentiert und als Prozessdefinitionsdokumente zur weiteren Analyse und Automatisierung exportiert werden.
Entdeckung von "Ist-Prozessen"
APD-Tools eignen sich hervorragend, um den tatsächlichen Zustand von Prozessen auf datengestützte Weise zu ermitteln. Dabei kann es sich um jeden Prozess handeln, der für Ihre Geschäftsabläufe von entscheidender Bedeutung ist, wie z. B. die Auftragsabwicklung, Interaktionen mit dem Kundendienst oder Produktentwicklungsprozesse - oder es kann sich um Schattenprozesse oder Arbeitsabläufe, die nicht abgebildet oder dokumentiert sind. Das Verständnis der Prozessausführung kann zu einem verbesserten Risikomanagement führen, indem es Schwachstellen identifiziert und eine datengestützte Entscheidungsfindung ermöglicht.
Prozessabbildung
Sobald Sie Prozessdaten automatisch extrahiert und gesammelt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine visuelle Darstellung des Prozesses zu erstellen. Sie können Prozesslandkarten erstellen und Visualisierungen direkt nachverfolgen. Es gibt jedoch auch viele Softwarelösungen, die sowohl Ist- als auch Soll-Prozesse und Prozessmodelle automatisch abbilden. Diese Visualisierungen können den Beteiligten helfen, den Prozess zu verstehen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Prozesstransparenz ist entscheidend für die Optimierung von Geschäftsprozessen, da sie eine klare und sichere Sicht auf die Automatisierungsbemühungen bietet.
Überprüfung der Konformität
Nach der Abbildung des Prozesses ist es wichtig, ihn regelmäßig zu validieren, um die Konformität mit dem Plan zu gewährleisten. Dazu gehört, dass die Prozessabbildung mit den Beteiligten und denjenigen, die den Prozess ausführen, geteilt wird, um sicherzustellen, dass sie die Realität genau wiedergibt. Die automatische Konformitätsprüfung ist ein reguläres Merkmal vieler Lösungen für Task Mining und Process Mining.
Automatisierte Einblicke
Der letzte Schritt der Prozessermittlung besteht darin, die gewonnenen Erkenntnisse zur Verbesserung des Prozesses zu nutzen. Dies kann die Beseitigung unnötiger Schritte, die Automatisierung manueller Aufgaben oder die komplette Neugestaltung des Prozesses beinhalten. Einige Process-Intelligence-Lösungen, wie z. B. Workfellow, bieten präskriptive Analysen und automatisierte Erkenntnisse als Teil der Prozessermittlung.
Vorteile der automatischen Prozesserkennung
Automated Process Discovery hebt die Vorteile der Prozessermittlung hervor, u. a. den Wegfall der zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Prozessabbildung. Durch die Automatisierung können sich Unternehmen auf die Verbesserung von Prozessen konzentrieren, anstatt sie zu identifizieren.
Wie bei jeder manuellen Aufgabe ist auch die Prozessabbildung anfällig für menschliche Fehler. APD reduziert dieses Risiko, indem es die Prozesse genau erfasst, während sie stattfinden, was zu genaueren Daten und Erkenntnissen führt.
APD ermöglicht es Unternehmen, ihre Bemühungen zur Prozessfindung problemlos zu skalieren. Wenn ein Unternehmen wächst, wachsen auch seine Prozesse. APD kann mit diesem Wachstum mithalten, indem es konstante und genaue Prozesslandkarten und zeitnahe Prozessanalysen liefert.
Process Discovery Anwendungsfälle nach Branche
Die automatisierte Prozesserkennung ist ein vielseitiges Werkzeug, das in verschiedenen Branchen eingesetzt werden kann, um Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und Betriebskosten zu senken. Hier sind einige überzeugende Beispiele dafür, wie verschiedene Branchen die Prozesserkennung nutzen:
Beispiele und Anwendungen
Die Entwicklung der Prozessentdeckung
Die Prozessermittlung hat sich erheblich weiterentwickelt und ist von manuellen Bemühungen zu hochentwickelten automatisierten Lösungen übergegangen. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über diese Entwicklung:
Von manuell zu automatisiert
Das Verständnis der Stakeholder bei der Prozessentdeckung
Erfolgreiche Prozessentdeckungsinitiativen involvieren eine Vielzahl von Stakeholdern, die alle eine wichtige Rolle bei der Ausrichtung auf die Unternehmensziele spielen. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Interessengruppen und ihre Zuständigkeiten aufgeführt:
Rollen und Zuständigkeiten
Beispiele für Prozesserkennungswerkzeuge
Das Feld der automatisierten Prozesserkennung ist breit gefächert, und Sie werden viele Lösungen für verschiedene Organisationstypen, Geschäftsprozesse und wichtige Anwendungsfälle finden.
Prozess-Bergbau
Process Mining Tools verwenden Ereignisprotokolle von Informationssystemen, um Prozesse zu entdecken. Sie bieten eine genaue und objektive Sicht der Prozesse, erfordern jedoch saubere und umfassende Daten, um effektiv zu sein. Process-Mining-Tools bieten Geschäftsanwendern eine tiefe Analyseebene zur Prozessverbesserung, die oft Tausende oder sogar Millionen von Prozessvarianten abdeckt. Process-Mining-Tools können sowohl für die Entdeckung von Prozessen als auch für die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden.
Aufgabe Mining
Task Mining ist eine weitere Form von APD, bei der Aufgabenerfassung und KI eingesetzt werden, um Benutzerinteraktionen zu analysieren und Prozesse zu entdecken. Es ist vorteilhaft für Prozesse, die viel menschliche Interaktion beinhalten, und kann Einblicke in die Art und Weise liefern, wie Aufgaben ausgeführt werden. Task-Mining-Tools sind besonders wertvoll, wenn es darum geht, automatisierbare Prozesse zu finden, da sie die manuellen Aufgaben in den Arbeitsabläufen im Detail identifizieren und Ineffizienzen aufdecken können, die nicht in den Ereignisprotokollen der IT-Systeme erfasst werden.
Selbst erstellte Prozessanalytik
Die dritte Option zur Automatisierung der Prozesserkennung ist die Verwendung von Process-Mining-Algorithmen und Data Science zur Erstellung eigener Dashboards und Modelle für die Prozesserkennung innerhalb von Business Intelligence-Plattformen. Heute gibt es viele Open-Source-Bibliotheken, z. B. Process-Mining-Algorithmen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre eigene Prozesserkennung mit Programmiersprachen wie Python und Standard-BI-Visualisierungstools wie Tableau oder Power BI durchzuführen.
Die Notwendigkeit eines Rahmens für die Prozessfindung
Heute gibt es viele Möglichkeiten zur Automatisierung der Geschäftsprozessanalyse. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Erkennung nur der Anfang der Geschäftsprozessanalyse ist. Für dauerhafte Ergebnisse erfordert die Prozessoptimierung eine kontinuierliche Datenanalyse und Iteration, um bestehende Prozesse in effektivere Prozessmodelle oder automatisierte Arbeitsabläufe umzuwandeln.
Es ist hilfreich, einen Rahmen für die Prozessentdeckung zu nutzen, um zu verdeutlichen und zu kommunizieren, wie die Prozessentdeckung als Startrampe für die Prozessoptimierung und die digitale Transformation dient. Mit einem klaren Rahmen und Betriebsmodell kann die Prozessentdeckung eine Quelle von Wettbewerbsvorteilen sein, um Kosteneinsparungen zu erzielen, Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren, strategische Automatisierungsinitiativen zur Effizienzsteigerung zu implementieren und wichtige Prozessschritte und Arbeitsabläufe zu standardisieren. Bauen Sie ein Argument für Prozessentdeckung auf?
Automatisierte Prozessentdeckung Q&A
1. Was ist die Entdeckung von Geschäftsprozessen?
Bei der Prozessermittlung geht es darum, einen Geschäftsprozess zu definieren, abzubilden und zu verstehen. Sie ist ein wichtiger erster Schritt in jeder Initiative zur Prozessverbesserung. Die beste Methode zur Prozessermittlung hängt von den spezifischen Anforderungen und Ressourcen eines Unternehmens ab. Eine manuelle Prozessermittlung kann für kleine oder einfache Prozesse effektiv sein, während eine automatisierte Prozessermittlung eher für große oder komplexe Prozesse geeignet ist.
2. Warum ist die Prozessfindung wichtig?
Die Prozessermittlung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie ein klares Verständnis ihrer Geschäftsprozesse ermöglicht, was der erste Schritt zur Prozessverbesserung ist. Sie zeigt die tatsächliche Abfolge der durchgeführten Aufgaben auf, identifiziert, wer sie durchführt, und deckt Ineffizienzen, Engpässe und Bereiche mit Verschwendung oder Risiken innerhalb eines Prozesses auf. Dieses detaillierte Verständnis hilft Unternehmen, ihre Abläufe zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und Fehler zu reduzieren, was zu einer verbesserten Leistung und Wettbewerbsfähigkeit führt. Darüber hinaus bildet die Prozessermittlung die Grundlage für andere strategische Initiativen wie Robotic Process Automation (RPA) und Business Process Management (BPM) und ist damit eine wichtige Komponente auf dem Weg zur digitalen Transformation eines Unternehmens. Durch die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung ihrer Prozesslandkarten können Unternehmen auch sicherstellen, dass sie sich an veränderte Geschäftsumgebungen anpassen und die betriebliche Effizienz aufrechterhalten.
3. Wie hilft die Prozessfindung bei RPA?
Die Prozessermittlung spielt eine entscheidende Rolle bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA), da sie ein klares Verständnis der Aufgaben und Prozesse vermittelt, die potenziell automatisiert werden können. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse genau abzubilden, Redundanzen zu identifizieren, Engpässe zu erkennen und Abweichungen zu beobachten. Auf diese Weise hilft die Prozessermittlung bei der Identifizierung geeigneter Kandidaten für die Automatisierung und schafft eine solide Grundlage für RPA-Initiativen. Darüber hinaus dienen die detaillierten Erkenntnisse aus der Prozessermittlung als Leitfaden für das Design, die Implementierung und die Wartung von Bots, um sicherzustellen, dass diese die gewünschten Aufgaben genau nachbilden können. Dies führt zu einer effektiveren Automatisierung, verbesserter Effizienz, weniger Fehlern und einer höheren Investitionsrentabilität der RPA-Technologie.
4. Was sind Beispiele für eine automatisierte Prozessanalyse?
Automatisierte Prozesserkennungsmethoden nutzen die Technologie, um Geschäftsprozesse automatisch zu verfolgen und abzubilden, wodurch der Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Prozessabbildung verringert wird. Ein Beispiel dafür ist das Process Mining, bei dem von Unternehmenssystemen generierte Ereignisprotokolle verwendet werden, um eine detaillierte visuelle Darstellung eines Prozesses zu erstellen. Es identifiziert die Abfolge von Aufgaben, ihre Abhängigkeiten und Variationen und liefert so eine objektive Sicht des Prozesses auf der Grundlage von Sachdaten. Ein weiteres Beispiel ist Task Mining, das KI und maschinelles Lernen auf Benutzerinteraktionsdaten wie Bildschirmaufzeichnungen oder Tastenanschläge anwendet, um Prozesse abzubilden. Es ist besonders nützlich für Prozesse mit vielen menschlichen Interaktionen. Automatisierte Prozessermittlungsmethoden bieten einen genaueren, effizienteren und objektiveren Ansatz zur Prozessermittlung im Vergleich zu herkömmlichen manuellen Methoden.
