Die Prozessanalyse ist einer der Bereiche des Geschäftsprozessmanagements, in dem jeder seine eigene Meinung hat, aber man kann nie genug konkrete Fallbeispiele von verbesserten Prozessen bekommen. Das Verständnis des Konzepts eines Aufsatzes zur Prozessanalyse kann ebenfalls von Vorteil sein, da ein komplexer Prozess in klare, aufeinander folgende Schritte unterteilt wird, ähnlich wie bei der Geschäftsprozessanalyse zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz.
Um Ihnen eine echte Geschäfts Prozessanalyse Beispiele zu geben, haben wir den Operational Excellence Sherpa Peter Evans gebeten, einige seiner bevorzugten Prozessanalysemethoden aus seiner 30-jährigen Erfahrung bei der Analyse und Umgestaltung von Geschäftsprozessen für einige der weltweit größten Unternehmen wie GE Capital, Virgin Media und die LEGO Group vorzustellen.
Bevor wir die drei klassischen Fallbeispiele von Peter hören, wollen wir einige grundlegende Fragen zur Geschäftsprozessanalyse klären.
Was genau ist eine Geschäftsprozessanalyse?
Geschäftsprozessanalyse (oder BPA) ist ein systematischer Ansatz zum Verstehen, Bewerten und Optimieren der Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sie beinhaltet die Analyse von Prozessen, um den aktuellen Zustand jedes Prozesses zu ermitteln, Bereiche für Verbesserung, und die Implementierung von Änderungen, um die Effizienz und Effektivität zu maximieren.
Definition der Prozessanalyse
Die Prozessanalyse ist eine systematische Methode, um zu untersuchen, wie die Arbeit in einer Organisation ausgeführt wird. Dabei wird ein Prozess in seine Einzelteile zerlegt und jeder Teil untersucht, um festzustellen, wie er zum Gesamtergebnis beiträgt. Diese Methode kann auf jeden Prozess innerhalb eines Unternehmens angewandt werden, von der Fertigung und Logistik bis hin zum Kundendienst und zu Verwaltungsaufgaben. Durch die Zerlegung der einzelnen Schritte können Unternehmen ein umfassendes Verständnis ihrer Abläufe gewinnen, Ineffizienzen erkennen und Verbesserungen einführen.
In einer Produktionsumgebung kann die Prozessanalyse beispielsweise die Untersuchung der einzelnen Schritte bei der Herstellung eines Produkts beinhalten, von der Beschaffung des Rohmaterials bis zur Endmontage. Durch die Analyse der einzelnen Schritte können Hersteller Engpässe identifizieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und Produktionskosten senken. In ähnlicher Weise kann die Prozessanalyse im Kontext des Kundendienstes Unternehmen dabei helfen, den Ablauf von Kundeninteraktionen zu verstehen, Schmerzpunkte zu identifizieren und das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.
Die Prozessanalyse ist ein leistungsfähiges Instrument, das Unternehmen helfen kann, ihre Abläufe zu verbessern, die Effizienz zu steigern und ihre Geschäftsziele zu erreichen. Ganz gleich, ob Sie einen komplexen Prozess optimieren oder einfach nur verstehen wollen, wie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wird - die Prozessanalyse liefert die Erkenntnisse, die Sie für eine kontinuierliche Verbesserung benötigen.
Ist Geschäftsprozessanalyse dasselbe wie Prozessmapping?
Prozessmapping ist ein wichtiges Instrument zur Analyse von Geschäftsprozessen, aber nicht das einzige. In diesem Artikel wird Peter drei weitere spezifische Beispiele für die Abbildung von Wertströmen, die Ursachenanalyse und die Workflow-Analyse vorstellen.
Eine richtungsweisende Prozessanalyse liefert konkrete Anweisungen zur Erreichung eines Ziels, wie z. B. ein Rezept für die Zubereitung von Waffeln, während eine informative Prozessanalyse sich auf die detaillierte Beschreibung eines Themas konzentriert.
Der Klarheit halber definieren wir die Geschäftsprozessanalyse einfach als die Bewertung des "Ist-Zustandes" Zustandes bestehender Prozesse mit dem Ziel der Abbildung oder Modellierung des "zu sein" Zustand der Prozessverbesserung abzubilden.
Warum ist die Prozessanalyse im Geschäftsbetrieb wichtig?
Die Analyse von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, Ineffizienzen, schlecht konzipierte Geschäftsprozesse und überflüssige Arbeit aufzudecken, die Wachstum und Erfolg behindern können. Durch die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse können Sie sicherstellen, dass diese mit Ihren wichtigsten Zielen übereinstimmen, und einen Fahrplan zur Erreichung Ihrer Ziele erstellen.
Eine klare Struktur des Prozessanalyseaufsatzes ist wichtig, um das Engagement des Lesers aufrechtzuerhalten, da sie den Inhalt in spezifische Abschnitte wie Einleitung, benötigte Materialien, Schritt-für-Schritt-Anweisungen und Schlussfolgerung gliedert.
Was sind die wichtigsten Vorteile eines umfassenden Verständnisses der Geschäftsprozessanalyse?
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Ziele und Vorstellungen. Einige Unternehmen führen Prozessanalysen durch, um Prozesse zu automatisieren, während andere einfach nur ineffiziente Geschäftsprozesse aufdecken wollen. Einige suchen nach Kosteneinsparungen, während andere eine nachhaltigere kontinuierliche Verbesserung anstreben.
Die Gliederung eines Aufsatzes zur Prozessanalyse ist entscheidend für die effektive Darstellung eines Prozesses oder einer Aufgabe, da sie einen strukturierten Rahmen bietet, der Klarheit und Organisation betont.
Die Geschäftsprozessanalyse kann für jedes Unternehmen unterschiedliche Vorteile bringen, je nach den eigenen Geschäftszielen, dem betrieblichen Reifegrad und den wichtigsten Leistungsindikatoren.
Im Großen und Ganzen zielt die Geschäftsprozessanalyse auf drei Dinge ab:
- Verbesserung der Effizienz. Einer der Hauptvorteile der Geschäftsprozessanalyse ist die höhere Effizienz, die sie Ihrem Unternehmen bringen kann. Durch die Rationalisierung von Prozessen und die Beseitigung von Verschwendung können Sie Zeit, Ressourcen und Geld sparen, so dass Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: das Wachstum Ihres Unternehmens.
- Steigerung der Agilität. Für viele Unternehmen ist Geschwindigkeit Geld. Unabhängig davon, ob Sie die Durchlaufzeit oder die Durchsatzzeit messen, können die meisten Geschäftsprozesse analysiert und gestrafft werden, um die Arbeitszeiten zu verkürzen. Durch die Analyse von Geschäftsprozessen können Sie Bereiche identifizieren, in denen Ihr Unternehmen flexibler und reaktionsfähiger auf Kundenbedürfnisse und Marktveränderungen reagieren kann, damit Sie wettbewerbsfähig bleiben und der Zeit voraus sind.
- Kosten reduzieren. Die meisten Unternehmen sind bestrebt, die Betriebskosten so niedrig wie möglich zu halten, und für viele Unternehmen summieren sich die Kosten für manuelle Aufgaben und komplexe Prozesse schnell. Die Realität sieht so aus, dass Geschäftsprozessanalysten manchmal die Aufgabe haben, einfach nur die Kosten zu senken oder Wege zu finden, die Kostenbasis der wichtigsten Geschäftsprozesse zu überarbeiten.
Branchen und Funktionen
Die Prozessanalyse ist ein vielseitiges Instrument, das in verschiedenen Branchen und Funktionen eingesetzt werden kann. Hier sind einige Beispiele dafür, wie verschiedene Sektoren von der Prozessanalyse profitieren können:
- Herstellung: In der Fertigungsindustrie kann die Prozessanalyse dazu beitragen, Engpässe im Produktionsprozess zu ermitteln, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Gesamteffizienz zu verbessern. Durch die Analyse jedes einzelnen Schritts der Produktionslinie können Hersteller Verschwendung reduzieren, Kosten senken und den Output steigern.
- Gesundheitswesen: Organisationen des Gesundheitswesens können Prozessanalysen nutzen, um die Abläufe in der Patientenversorgung zu optimieren, Wartezeiten zu verkürzen und die Qualität der Versorgung zu verbessern. Die Analyse des Patientenflusses in einer Notaufnahme kann beispielsweise dazu beitragen, Ineffizienzen zu erkennen und Änderungen vorzunehmen, um die Ergebnisse für die Patienten zu verbessern.
- Finanzen: Finanzinstitute können von der Prozessanalyse profitieren, indem sie Verbesserungsmöglichkeiten bei der Transaktionsabwicklung und dem Kundenservice aufzeigen. Indem sie jeden Schritt einer Finanztransaktion untersuchen, können Banken die Bearbeitungszeiten verkürzen, Fehler minimieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen.
- Einzelhandel: Einzelhändler können mit Hilfe der Prozessanalyse ihre Lieferketten- und Bestandsverwaltungsprozesse optimieren. Durch die Analyse des Warenflusses von den Lieferanten bis zu den Regalen in den Geschäften können Einzelhändler Fehlbestände reduzieren, überschüssige Bestände minimieren und die Gesamteffizienz verbessern.
- Kundenbetreuung: Die Prozessanalyse kann Unternehmen helfen, ihre Kundendienstprozesse zu verbessern und Kundenbeschwerden zu verringern. Durch die Untersuchung der Schritte, die zur Bearbeitung von Kundenanfragen und zur Lösung von Problemen erforderlich sind, können Unternehmen Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und das Kundenerlebnis insgesamt verbessern.
Durch die Anwendung der Prozessanalyse in diesen und anderen Branchen können Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre Abläufe gewinnen, Ineffizienzen erkennen und Änderungen vornehmen, die zu einer kontinuierlichen Verbesserung führen.
Vier Beispiele aus der Praxis der Geschäftsprozessanalyse
Wenn Sie nach echten Beispielen für die Geschäftsprozessanalyse suchen, sind Sie hier genau richtig.
Wir haben unseren Experten für Operational Excellence, Peter Evans, gebeten, Beispiele aus seiner Erfahrung mit verschiedenen Arten von Geschäftsprozessanalysen, den wichtigsten Herausforderungen und ihren Ergebnissen zu geben. Dazu gehören Beispiele für Aufsätze zur Prozessanalyse, die die Zerlegung komplexer Verfahren in klare, überschaubare Schritte zeigen.
Lassen Sie uns zunächst einen Fall von Wertstromanalyse aus Peters Zeit in der Luftfahrt-Leasingbranche durchgehen.
1: Wertstromanalyse der Kerngeschäftsprozesse
Bei der Wertstromanalyse wird der Material- oder Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens analysiert, um Bereiche mit Verschwendung zu ermitteln und die Gesamteffizienz zu verbessern. Dies ist vergleichbar mit Aufsätzen zur Prozessanalyse, in denen verschiedene Verfahren oder Aufgaben in überschaubare Schritte zerlegt und erläutert werden. Die Wertstromanalyse kann Unternehmen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren und Kosten zu senken.
Vereinfachtes Beispiel für ein Wertstromdiagramm
Peters Fallbeispiel: Wertstrom-Mapping zur Diagnose des Finanzabschlussprozesses
Peter erzählt von einem Fall aus seiner Zeit bei GE Capital Aviation Services (GECAS) in den 1990er Jahren, wo er vor der Herausforderung stand, die Zeit bis zum Abschluss der Buchhaltung zu verkürzen.
"Als Ausgangspunkt sahen wir bei GECAS etwa 13 oder 14 Tage Arbeit für den Abschluss unserer Bücher. Die Herausforderung bestand darin, den Abschluss in drei Tagen zu schaffen. Die einzige Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, entweder mit einem völlig leeren Blatt Papier zu beginnen, was sehr schwierig ist, oder den Prozess abzubilden. Und zwar von Anfang bis Ende, um zu verstehen, wo innerhalb dieses Prozesses die großen Zeit- und Arbeitsblöcke liegen.
In unserem Fall haben wir den Prozess buchstäblich auseinandergenommen. Zusammen mit einem Team aus der Finanzabteilung haben wir uns also all diese großen Brocken angeschaut und dann Diagramme erstellt, um zu zeigen, wo die Probleme lagen. Unsere Analyse ergab ein klassisches Pareto-Diagramm, bei dem 80 % der Probleme von 20 % der Arbeit ausgingen. Bei der Analyse des gesamten Abschlussprozesses stellten wir fest, dass die Durchlaufzeit durch Dinge wie manuelle Journaleinträge und anderen Unrat beeinträchtigt wurde, den man durchforsten muss, um seine Bücher in Einklang zu bringen.
Sobald wir die vollständige Prozessabbildung hatten, haben wir bewertet, woher der wahre Wert kam und was wir tun konnten, um die nicht wertschöpfende Arbeit zu verringern. Dann gingen wir systematisch gegen Ineffizienzen vor und beseitigten Tausende und Abertausende von manuellen Journaleinträgen, Abgrenzungen und all die anderen Dinge, die man selbst erledigen muss, bis man seine Bücher abschließen kann. Der Nettoeffekt dieses Projekts war, dass wir die erste Gruppe innerhalb von GECAS waren, die ihre Bücher in drei Tagen abschließen konnte."
Peter's Rat: "Die Wertstromanalyse hilft Ihnen zu überdenken, warum Menschen so arbeiten, wie sie es tun. Die Buchhaltung ist ein gutes Beispiel für eine Funktion, in der es alle möglichen Aufgaben gibt, bei denen Mitarbeiter Dinge überprüfen und Prüfer die Überprüfung ein weiteres Mal vornehmen. Man bildet all diese Dinge in einem Wertstrom ab und analysiert, wo der Mehrwert all dieser Kontrollrunden liegt. Oftmals findet man Wege, um manuelle Arbeit zu umgehen, oder man findet Möglichkeiten, Dinge effizienter zu erledigen.
2: Ursachenanalyse zur Ermittlung von Engpässen in einem End-to-End-Prozess
Ursachenanalyse ist eine Technik, mit der die Ursachen von Problemen innerhalb eines Geschäftsprozesses ermittelt werden können. Durch das Auffinden der grundlegenden Herausforderungen können Unternehmen Probleme an der Quelle angehen und dauerhafte Verbesserungen einführen.
Ein informativer Prozessanalyseaufsatz ist eine Art von Aufsatz, der den Leser über ein bestimmtes Thema informieren soll, anstatt Anweisungen zu geben. Es ist wichtig, zwischen informativen und direktiven Prozessaufsätzen zu unterscheiden und den Inhalt klar zu strukturieren, um das Engagement des Lesers zu erhalten.
Vereinfachtes Fishbone-Diagramm als Beispiel für eine Ursachenanalyse
Peter's Fallbeispiel: Ursachenanalyse zur Optimierung der Krankenhauskapazität
Peter gibt ein Beispiel für die Analyse von Ursachen aus dem Bereich der medizinischen Notdienste. Genauer gesagt berichtet er von der Analyse, die er bei der Untersuchung des Patientenflusses von der Triage in der Unfall- und Notaufnahme (A&E) zu anderen Fachabteilungen erlebt hat.
"Das Ziel der ersten Notfalldienste wie der Notaufnahme ist es oft, die Patienten so schnell wie möglich wieder loszuwerden, denn sie wollen die Kapazität aufrechterhalten und brauchen die Räumlichkeiten und das Personal, um sich um den nächsten Patienten kümmern zu können.
Wenn man sich den Kundenfluss innerhalb eines Krankenhauses anschaut, gibt es Intensivstationen und andere Fachbereiche, in die die Patienten nach der Notaufnahme zur weiteren Behandlung geschickt werden können. In diesem Szenario stellt man häufig fest, dass die Mitarbeiter nicht den Gesamtprozess, sondern nur ihren Teil des Prozesses im Auge haben. Innerhalb der verschiedenen Krankenhausabteilungen gibt es eine große Diskrepanz.
Um die Herausforderung zu verstehen, können Sie eine Ursachenanalyse durchführen. Sie gehen zu den wichtigsten Beteiligten und stellen Fragen wie:
- Warum überweisen wir Patienten auf diese Weise?
- warum können wir sie nicht in der nächsten Abteilung unterbringen?
- warum haben wir keine Betten bereit?
In diesem Fall liegt eine der Ursachen vielleicht nicht darin, dass die Ärzte die Patienten schlecht abmelden, sondern dass der Prozess so gestaltet ist, dass sie dies nur am Nachmittag oder zu einer bestimmten Zeit während ihrer Schicht tun. Diese Fehlanpassungen in den Abläufen zwischen den Abteilungen können behoben werden, und das kann große Auswirkungen auf das Gesamtbild haben."
Peter's Rat: "Die Ursachenanalyse ist absolut wichtig. Das Problem entsteht, wenn man zu früh aufhört. Dann behebt man nicht die Ursache, sondern ein Symptom. Das kann sehr häufig vorkommen. Deshalb bin ich bei meiner Analyse hartnäckig und gehe den Dingen so weit auf den Grund, dass man sowohl aus Sicht der Daten als auch aus Sicht der Prozesse sicher sein kann, dass man wirklich die Ursache gefunden hat."
3: Workflow-Analyse als Teil der Geschäftsprozessanalyse
Analyse der Arbeitsabläufe Bei der Workflow-Analyse werden die aktuellen Arbeitsabläufe in einem Unternehmen aufgezeichnet, um Engpässe, Redundanzen oder andere Ineffizienzen zu ermitteln. Dieser analytische Ansatz ähnelt dem Verfassen eines Prozessaufsatzes, bei dem jeder Schritt sorgfältig untersucht und dokumentiert wird. Dies kann Unternehmen helfen, ihre Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Vereinfachtes Workflow-Diagramm für die Kreditorenbuchhaltung
Peters Fallbeispiel: Analyse der Arbeitsabläufe bei der Kreditorenbuchhaltung im Telekommunikationssektor
Peter erzählt von einem Fall aus seiner Zeit in der Telekommunikationsbranche bei Virgin Media in den 2000er Jahren, wo er den Auftrag hatte, die gemeinsam genutzten Dienste im Finanzbereich zu untersuchen, um operative Effizienzsteigerungen zu ermitteln.
"Wir haben gehört, dass die Kreditorenbuchhaltung zu dieser Zeit sehr schwerfällig und sehr manuell war. Die Zykluszeiten waren sehr lang und wir hatten keinen guten Ruf für unsere Fähigkeit, pünktlich zu zahlen.
Als wir uns die Wohnung ansahen, waren wir sehr enttäuscht von dem, was wir sahen. Wir haben uns eine Reihe von Dingen angeschaut. Erstens die Art und Weise, wie die Rechnungen eingingen und wie wir damit umgingen. Zu dieser Zeit sortierten wir die Posten noch manuell, und das war eine schlimme Schweinerei. Es dauerte Stunden, obwohl es nur Minuten hätte dauern sollen.
Wir hatten dann einen Sortierprozess, der nicht sehr effizient und nicht wirklich nachvollziehbar war. Dann legten wir die Rechnungen in Akten und Schubladen ab und hofften, dass die Leute sie in der richtigen Reihenfolge bearbeiten würden. All diese Dinge sind nicht wertschöpfend, wenn man bedenkt, dass wir unsere Lieferanten pünktlich bezahlen können."
Nachdem die wichtigsten Herausforderungen bei den Arbeitsabläufen ermittelt worden waren, war es an der Zeit, Prozessverbesserungen vorzunehmen.
"Von dort aus haben wir eine Reihe von Ansätzen verfolgt. Wir haben ein oder zwei Quick Wins eingeführt, um die Post täglich zu erledigen. Wir arbeiteten mit dem AP-Team zusammen, um langsam aber sicher jeden Aspekt des Prozesses zu verbessern. Die Änderung der Arbeitsabläufe war nicht einfach. Dazu gehörte auch, dass wir einige der größten Neinsager in Bezug auf unser Vorhaben herausfordern mussten. Wir haben einige sehr klare Sitzungen für sie abgehalten, um ihre Prozesse zu verstehen und ihnen klar zu machen, dass ihr Baby vielleicht nicht so schön ist, wie sie es gerne hätten."
Peter's Rat: "Bei der Workflow-Analyse geht es darum, Ineffizienzen zu beseitigen, um wirklich zu verstehen, wie Prozesse funktionieren, und sie voranzubringen. Man darf sich nicht mit der Analyse begnügen. Zu einer echten Verbesserung gehört auch, dass man die Menschen, die die Arbeit erledigen, schult, damit sie erkennen, wo Verschwendung stattfindet, und diese systematisch beseitigen."
4. Der von der schlanken Produktion inspirierte Gemba Walk
Lassen Sie uns ein weiteres reales Fallbeispiel hören, in dem Peter von einem Besuch in einer Produktionsstätte des weltberühmten Spielzeugunternehmens LEGO Group berichtet. Dieser Fall ist ein Beispiel für die "Gemba-Walk"-Methode, bei der man den tatsächlichen Ort, an dem gearbeitet wird, besucht und beobachtet.
Ein denkwürdiges Gespräch aus der Fabrikhalle
Während seiner Zeit bei der LEGO Gruppe leitete Peter Evans Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung, die ihn in verschiedene Teile der Welt führten, um zu sehen, wie die verschiedenen Geschäftseinheiten funktionieren. Eine Methode, die Peter Evans empfiehlt, um Prozesse zu beginnen und zu verstehen, ist das, was Lean-Trainer einen "Gemba Walk" nennen. Bei dieser Methode geht man dorthin, wo die Arbeit stattfindet, setzt sich hin und beobachtet, was um einen herum geschieht.
"Ich habe hauptsächlich im Backoffice gearbeitet, aber ich war sehr daran interessiert, zu sehen, was sie in der Fertigung gemacht haben. Als ich unser Werk in Monterrey (Mexiko) besuchte, erhielt ich einmal die Erlaubnis, bei den morgendlichen Arbeitsbesprechungen dabei zu sein."
Im Folgenden erinnert sich Peter an ein Gespräch zwischen einem Teamleiter und den Schichtarbeitern während einer denkwürdigen Morgenbesprechung:
Teamleitung: Gab es etwas zum Thema Sicherheit zu berichten?
Antwort: Ja. Wir hatten gestern einen Vorfall, bei dem sich jemand an einer Maschine die Hand geschnitten hat.
Teamleitung: Ah, okay. Ist der Typ okay?
Antwort: Ja: Ja, wir haben ihn abgezogen. Er wurde mit ein paar Stichen genäht. Er ist jetzt völlig in Ordnung und wird wieder gesund werden. Es ist alles in Ordnung.
Teamleitung: Warum ist das passiert?
Antwort: Nun, an der Maschine gibt es ein bewegliches Teil, und dieses bewegliche Teil hat mit der Zeit eine der Schienen geschärft, und der Mann hat sich an einer dieser scharfen Schienen die Hand geschnitten.
Teamleitung: Ok, warum war die Schiene scharf?
Antwort: Es war scharf wegen dieses [...] Problems mit den beweglichen Teilen.
Teamleiter: Was haben Sie getan, um das Problem zu lösen?
Antwort: Nun, ich habe diese Schiene ersetzt.
Teamleitung: Okay. Haben wir noch andere Maschinen, die so sind?
Antwort: Ich habe mich umgesehen und 27 andere Geräte gefunden, die das gleiche Problem hatten oder bei denen das gleiche Problem auftreten könnte.
Teamleiter: Was haben Sie dagegen unternommen?
Antwort: Ich habe sie ausgetauscht. Ich habe auch ein Verfahren eingeführt, um die Schiene täglich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie sicher ist und dass sie in Ordnung ist.
Wie die Einstellung der LEGO Gruppe zur kontinuierlichen Verbesserung die Prozessanalyse inspirieren kann
Das obige Gespräch zeigt, wie tief der Gedanke der kontinuierlichen Verbesserung in effektive Produktionsabläufe eingebettet sein kann. Es reichte nicht aus, die Sicherheitsrisiken zu analysieren, sondern die Mitarbeiter sahen es als ihre Aufgabe an, das Problem über das ursprüngliche Ausmaß des Risikos hinaus zu beheben. Diese Art von Verhalten kann bei einem Spaziergang durch den Betrieb sehr inspirierend sein, aber es kann auch zu einer ähnlichen Denkweise in allen Geschäftsbereichen führen.
Förderung der Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessanalysten
Nach Peters Erfahrung ist eine effektive Geschäftsprozessanalyse ebenso sehr eine Denkweise wie ein Satz von Werkzeugen. Ähnlich wie beim Beispiel der Schichtarbeiter in der Fabrik der LEGO Gruppe sind die Menschen, die nach kontinuierlicher Verbesserung hungern, diejenigen, die lernen, die Werkzeuge anzupassen und bei der kontinuierlichen Prozessoptimierung am meisten Erfolg haben.
Die Analyse von Geschäftsprozessen hat nicht immer etwas mit Gesundheit und Sicherheit zu tun, aber die gleiche Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung kann zu den nachhaltigsten Ergebnissen im Geschäftsbetrieb führen. Nach 30 Jahren Arbeit im Bereich der operativen Exzellenz hatte Peter Evans die Gelegenheit, viele Kollegen zu Lean-Coaches auszubilden und die Kultur der kontinuierlichen Analyse und Verbesserung in verschiedenen Unternehmensfunktionen zu verankern.
"Bei Virgin Media hatten wir eine effektive Methode, bei der wir zunächst die Prozessfähigkeiten bewerteten und unser Verständnis abzeichneten. Dann nahmen wir an einer Schulung teil, um die Methoden und Technologien zu verstehen, deren Einsatz wir empfahlen. Schließlich wählten wir einen "Lean Coach" aus dem Arbeitsteam aus, um die Reise fortzusetzen. Diese Lean Coaches setzten den Plan um, wussten, wie die wichtigsten Herausforderungen zu bewältigen waren, und genossen das Vertrauen der lokalen Manager und des Teams. Heute, 10 oder 15 Jahre später, haben einige dieser von uns ausgebildeten Lean-Coaches so viel gelernt, dass sie in leitenden Positionen tätig sind und überall Verbesserungen vorantreiben."
Fazit zu den Beispielen für die Geschäftsprozessanalyse
In diesem Artikel stellt Peter Evans vier beliebte Methoden der Geschäftsprozessanalyse vor: Wertstromanalyse, Ursachenanalyse, Workflow-Analyse und die Gemba Walk-Methode.
Es gibt Hunderte von Methoden, die Sie für die Prozessanalyse verwenden können, von Prozessabbildung über Lean- oder Six-Sigma-Methoden bis hin zu Software zur Prozessanalyse. Anstatt Empfehlungen für ein bestimmtes Werkzeug zu geben, haben wir anhand von Peters Beispielen aus der Praxis gesehen, dass die Analyse oft nur ein Teil einer größeren Gleichung im Streben nach Prozessqualität und kontinuierlicher Verbesserung ist. Auf diesem Weg sind der Enthusiasmus und die Neugierde Ihres Teams der Schlüssel zu langfristigen Ergebnissen.
Die Auswahl interessanter und relevanter Themen für Aufsätze zur Prozessanalyse ist von entscheidender Bedeutung für ein effektives Schreiben. Spannende Themen, die die Leser ansprechen und die schrittweise Aufschlüsselung alltäglicher Prozesse hervorheben, können die Neugier der Leser steigern und die Wirksamkeit der Aufsätze verbessern.
Bewährte Verfahren für die Prozessanalyse
Um Prozessanalysen effektiv durchzuführen und sinnvolle Verbesserungen zu erzielen, sollten Unternehmen diese bewährten Verfahren befolgen:
- Identifizieren Sie den jeweiligen Prozess: Beginnen Sie mit der Auswahl des spezifischen Prozesses, der analysiert werden soll, und legen Sie seine Grenzen klar fest. Dadurch wird sichergestellt, dass die Analyse zielgerichtet und relevant ist.
- Sammeln von Informationen: Sammeln Sie detaillierte Informationen über den Prozess durch Prozessdokumentation, Befragungen von Interessengruppen und Datenerfassungsmethoden. Auf diese Weise erhalten Sie ein umfassendes Bild davon, wie der Prozess derzeit funktioniert.
- Skizzieren Sie den Prozess: Erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Prozesses mithilfe eines Prozessablaufdiagramms oder einer Prozesskarte. Dies hilft dabei, jeden Schritt zu identifizieren und den Arbeitsfluss zu verstehen.
- Analysieren Sie jeden Schritt: Untersuchen Sie jeden Schritt des Prozesses, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Suchen Sie nach Engpässen, Redundanzen und Ineffizienzen, die die Leistung beeinträchtigen könnten.
- Engpässe identifizieren: Ermitteln Sie Bereiche, in denen Arbeit doppelt, unnötig oder ineffizient ist. Diese Engpässe sind oft der Schlüssel zur Erzielung erheblicher Verbesserungen.
- Entwicklung von Verbesserungsstrategien: Entwickeln Sie auf der Grundlage der Analyse Strategien zur Verbesserung des Prozesses. Dies kann die Neugestaltung von Arbeitsabläufen, die Automatisierung von Aufgaben oder die Einführung neuer Technologien beinhalten.
- Änderungen durchführen: Setzen Sie die Verbesserungsstrategien in die Tat um und überwachen Sie deren Wirksamkeit. Dadurch wird sichergestellt, dass die Veränderungen zu den gewünschten Ergebnissen führen.
- Kontinuierliche Überprüfung und Verfeinerung: Die Prozessanalyse ist ein fortlaufender Prozess. Überprüfen und verfeinern Sie den Prozess kontinuierlich, um sicherzustellen, dass er im Laufe der Zeit effizient und effektiv bleibt.
Mit Hilfe dieser Best Practices können Unternehmen die Prozessanalyse nutzen, um ein umfassendes Verständnis ihrer Geschäftsprozesse zu erlangen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und Änderungen zu implementieren, die die Effizienz steigern, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit verbessern.
