Das Problem
Forte Underwriters ist eine unabhängige Underwriting-Agentur, die sich auf die Bereitstellung von Versicherungs- und Rückversicherungslösungen spezialisiert hat und sich hauptsächlich auf die lateinamerikanischen und karibischen Märkte konzentriert. Forte Underwriters bietet Versicherungsschutz für eine breite Palette von Risiken im Zusammenhang mit natürlichen Elementen wie Wind, Wasser, Feuer und Erde. Forte Underwriters hat einen spezialisierten Ansatz für Risiken wie Seefracht, kommerzielle Kaskoversicherungen für verschiedene Schiffstypen und Deckung für spezifische Risiken in Branchen wie Bau, Öl und Kunst.
Für Versicherungsmakler und Underwriter wie Forte, die mit komplexen Produkten wie Schiffskasko- und Frachtversicherungen arbeiten, ist es eine Herausforderung zu verstehen, wie die Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen. Underwriter und Makler benötigen in der Regel Spezialwissen, um ihre Arbeit zu erledigen. Während einige Risiken das System problemlos durchlaufen, kommt es bei anderen zu Verzögerungen, die dazu führen können, dass Geschäfte an Wettbewerber verloren gehen.
Um den Underwriting-Prozess zu verbessern, implementierte Forte ProcessMaker als BPA-Lösung. Diese Wahl war ideal für die Modellierung der komplexen und maßgeschneiderten Arbeitsabläufe von Forte, an denen Endkunden, Underwriter, Versicherungs- und Rückversicherungsunternehmen auf der ganzen Welt beteiligt sind. Obwohl ProcessMaker den End-to-End-Prozess verwaltet, gibt es immer noch einige Bereiche, in denen die Prozesse inkonsistent ausgeführt werden, was eine mehrfache Überprüfung bestimmter Risiken und den Einsatz externer Tools wie Excel, E-Mail, ERP und GenAI erfordert. Der CEO von Forte, John Wigg, erkannte den Wert eines vollständigen Überblicks über den Underwriting-Prozess. Er wollte in der Lage sein, alle Prozessvarianten zu visualisieren und zu verfolgen, wo Mitarbeiter zwischen verschiedenen Tools wechseln, um Aufgaben zu erledigen.
Um diesen vollständigen digitalen Überblick zu erhalten, implementierte Herr Wigg ProcessMaker Process Intelligence, um den gesamten Prozess abzubilden und die KPIs für die anfallenden Arbeiten zu ermitteln und festzustellen, wann und warum sie sich unterscheiden und zu Inkonsistenzen in den Prozessen führen, alle Prozessvariationen zu sehen und zu erkennen, wo seine Mitarbeiter von einem Tool zum anderen wechselten, um die Arbeit zu erledigen. Um ein vollständiges digitales Bild seines Unternehmens zu erhalten, entschied sich Herr Wigg für ProcessMaker Process Intelligence, um den Prozess zu ermitteln und alle wichtigen KPIs für die anfallenden Arbeiten zu identifizieren.
Die Lösung
Eines der einzigartigen Merkmale von ProcessMaker Process Analysis ist die Fähigkeit, eine digitale Landschaft zu erstellen und 100% aller verwendeten Lösungen und deren Gesamtproportionalität im Unternehmen zu identifizieren. ProcessMaker fand heraus, dass Forte 18 Geschäftsanwendungen verwendet und stellte fest, dass die Hälfte dieser Anwendungen weniger als 1 % der Zeit genutzt wird, was möglicherweise darauf hindeutet, dass einige Systeme nicht benötigt werden und dass die Kosten für Anwendungslizenzen reduziert werden könnten.
Darüber hinaus zeigte die Funktion Process Intelligence Digital Landscape deutlich die Diskrepanzen zwischen den Arbeitszeiten der einzelnen Teammitglieder auf, was darauf hindeutet, dass die Produktivität möglicherweise durch die Reduzierung sich wiederholender Aufgaben wie manuelle Dateneingabe und E-Mail-Verwaltung gesteigert werden könnte. Wenn diese sich wiederholenden Aufgaben eliminiert werden könnten, zeigte die Lösung von ProcessMaker, dass Forte erhebliche Zeiteinsparungen erzielen könnte. Forte sah auch die Notwendigkeit, sein ERP (Pivot Point) in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren, um die Prozesse weiter zu rationalisieren und die Gesamteffizienz zu steigern.
Um die Effektivität zu bewerten, wird sich Forte auf die folgenden KPIs konzentrieren:
- Anwendungsnutzungsraten: Überwachen Sie die Nutzungshäufigkeit der einzelnen Anwendungen, um eine optimale Softwarenutzung sicherzustellen.
- Formale vs. unstrukturierte Systeme: Messen Sie den Zeitaufwand für formale Geschäftssysteme im Vergleich zu unstrukturierten Tools wie E-Mail und Tabellenkalkulationen.
- Metriken zur Prozesseffizienz: Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren, wie z. B. die Prozessdurchlaufzeit, mit dem Ziel, die Vertragsabwicklungszeit um 17 Tage zu reduzieren.
- Bewertung der Lizenzauslastung: Analysieren Sie den Prozentsatz der Anwendungsnutzung, um die Lizenzzuweisung zu optimieren und die Kosten für nicht ausgelastete Software zu minimieren.
- Arbeitszeiterfassung: Untersuchen Sie die durchschnittliche Arbeitszeit von Teams, um Produktivitätsmaßstäbe zu setzen und Verbesserungsbereiche zu ermitteln.
- Metriken zur Aufgabenautomatisierung: Quantifizierung der durch Automatisierung und den Einsatz von KI-Technologien erzielten Reduzierung manueller Aufgaben und Bewertung ihrer Auswirkungen auf die Gesamtproduktivität.
Der geschaffene Wert
Es wird erwartet, dass die Umsetzung der von ProcessMaker Process Intelligence vorgeschlagenen Lösungen einen bedeutenden Einfluss haben wird. Die ProcessMaker-Lösung zeigte auf, wie Einsparungen durch die Automatisierung manueller, unstrukturierter Aufgaben zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen, die Kostenreduzierung durch die Optimierung der Softwarelizenznutzung und die Minimierung des Hin- und Herpendelns zwischen Anwendungen durch die Schaffung von API-Integrationen zwischen ProcessMaker und Pivot Point erzielt werden können. Der CEO von Forte hat seine Projektprioritäten auf der Grundlage der klaren Erkenntnisse, die die ProcessMaker-Lösung liefert, neu priorisiert. Er ist der Meinung, dass dies die Produktivität erheblich steigern wird. Darüber hinaus hat ProcessMaker's Process Intelligence herausgefunden, wo KI-Tools wie ChatGTP bereits eingesetzt werden und neue Bereiche vorgeschlagen, in denen sie sicher und effektiv implementiert werden können.
Es wird erwartet, dass der ROI dieser implementierten Lösungen erheblich sein wird, was auf mehrere Schlüsselfaktoren zurückzuführen ist:
- Lizenz-Optimierung: Die Rationalisierung und Optimierung von Lizenzen für wenig genutzte Anwendungen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.
- Verringerung der manuellen Aufgaben: Die Minimierung manueller Aufgaben durch Automatisierung erhöht die Effizienz und Produktivität der Teams.
- Effektive Nutzung von Anwendungen: Die Implementierung von API-Integrationen zwischen ProcessMaker und Pivot Point und die Nutzung von Tools wie ChatGPT ermöglichen eine bessere Ressourcennutzung.
Verbesserungsmöglichkeiten, die mit ProcessMaker entdeckt wurden:
- Arbeitsverteilung: Nur 5 % der Arbeit wird innerhalb formaler Systeme erledigt, während 95 % mit Hilfe von Kommunikationsmitteln durchgeführt wird.
- Lizenzverwendung: Die Daten zeigten, dass die Hälfte der 18 analysierten Anwendungen weniger als 1 % der Zeit genutzt wurde, was auf mögliche überhöhte Ausgaben für Softwarelizenzen hinweist.
- Variabilität der Arbeitszeiten: Bei den Arbeitszeiten wurden erhebliche Unterschiede zwischen den Teams festgestellt, wobei einige Mitglieder deutlich weniger arbeiteten als andere, was auf eine uneinheitliche Produktivität schließen lässt.
- Fall-Varianten: Die Analyse ergab 103 verschiedene Fallvarianten, was die dringende Notwendigkeit einer Prozessstandardisierung unterstreicht.
- Potenzial für die Auftragsdurchlaufzeit: Durch eine effektive Prozessoptimierung kann die Durchlaufzeit der Aufträge um 17 Tage verkürzt werden.
- Fokus auf Prozessintelligenz: Durch die Nutzung von Prozessintelligenz kann das Unternehmen diese Erkenntnisse nutzen, um sinnvolle Veränderungen voranzutreiben und die betriebliche Effizienz zu verbessern.
