Das Problem
Die CUNY School of Law hatte mehrere manuelle Prozesse, die rationalisiert und automatisiert werden mussten. Vor dem Einsatz der AWS-Cloud-Workflow-Lösung von ProcessMaker hatte die Schule keine Möglichkeit, Fortschritte und Mängel innerhalb der einzelnen Prozesse zu verfolgen. Ohne diese Informationen gab es kein System der Verantwortlichkeit. Engpässe waren schwer zu erkennen, da das vorherige Altsystem nicht die gleiche Funktionalität bot, die die Transparenz der Arbeitsabläufe zwischen den Mitarbeitern gewährleistet.
Darüber hinaus erforderten die manuellen Arbeitsabläufe an der Schule die Eingabe von Informationen und E-Mails durch Menschen sowie den Gang zu einem anderen Beteiligten, um diesen über den Beginn eines Prozesses zu informieren. Dies war extrem zeitaufwändig, anfällig für menschliche Fehler und kostete viele Arbeitsstunden, Zeit und Geld, die an anderer Stelle besser hätten eingesetzt werden können.
Eine der Abteilungen, die am ehesten für die Digitalisierung geeignet sind, ist die Zulassungsstelle. So mussten die Studenten für die meisten Bewerbungen Papierformulare ausfüllen. Das Hin und Her zwischen der Zulassungsstelle und den Studenten vergeudete Zeit, Papier und Geld in diesem Prozess. Ausgehend von diesem papierintensiven Arbeitsablauf entwickelte die Schule eine digitale Anwendung, die diesen Prozess automatisierte und eine größere Flexibilität über verschiedene Abteilungen hinweg koordinierte, um dieses Problem zu lösen.
Die Lösung
Nach einem Vergleich der Funktionalitäten der Plattformen entschied sich die CUNY School of Law für die Automatisierung ihrer betrieblichen Kernprozesse in der Cloud durch ProcessMaker. Die Cloud würde die Sicherheit bieten, die für die Einhaltung von Vorschriften und den Datenschutz erforderlich ist, sowie ein gewisses Maß an Flexibilität, das es der Schule ermöglichen würde, flexibler auf Veränderungen zu reagieren. Durch die Integration einer Cloud-basierten, intelligenten Workflow-Automatisierungslösung konnte die CUNY School of Law die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und die Interaktion zwischen Mitarbeitern und Studenten modernisieren, um schnellere Reaktionszeiten und interne Effizienz zu ermöglichen.
Der erste Prozess, der erstellt wurde, war ein einfacher Prozess der Personalabteilung, an dem sechs weitere Abteilungen beteiligt waren. Sie hielten eine Gruppensitzung ab, um den Arbeitsablauf bei der Einführung vorzustellen, und sahen sofort positive Ergebnisse. Durch Mundpropaganda wurden schnell weitere Arbeitsabläufe für die Automatisierung ausgewählt, und die Schule begann, weitere Prozesse zu automatisieren.
Der geschaffene Wert
Seit der Umstellung auf ProcessMaker hat die CUNY School of Law die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter, die Produktivität und die Transparenz in ihren Kernprozessen verbessert. Entscheider und Führungskräfte können nun die Quelle von Engpässen ausfindig machen, um das Problem direkt anzugehen, was Sichtbarkeit schafft und die Eigenverantwortung zwischen den Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten fördert.
Bei den sechs bisher aktiven Prozessen geht es darum, die Studierenden zu benachrichtigen, wenn bestimmte Informationen benötigt werden, oder sie zum Handeln aufzufordern, um den nächsten Schritt zu tun. Es können Nachrichten an den Studenten gesendet werden, die ihn automatisch und ohne menschliches Zutun an die richtige Person weiterleiten. Der gesamte Prozess wird elektronisch abgewickelt.
Heute kann die CUNY School of Law flexibler auf Anfragen von Studenten und Mitarbeitern reagieren und so die campusübergreifende Erfahrung verbessern. Die CUNY School of Law ist sehr stolz darauf, ihren Studenten ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten. Mit dem Cloud-Angebot von ProcessMaker über Amazon Web Services freut sich die Schule darauf, weitere Prozesse zu automatisieren, um diesen Standard zu übertreffen.
