Das Problem
Die Nationale Universität von Kolumbien hat ProcessMaker in ihrer Personalabteilung implementiert, um Geschäftsprozesse aus 5 verschiedenen Bereichen der Universität auf eine agilere und einfachere Weise zu integrieren.
Die Nationale Universität von Kolumbien ist eine der führenden Hochschulen in Kolumbien mit 8 Zweigstellen, mehr als 45.000 Studenten und einem großen Personalbestand an Professoren und Verwaltungsangestellten. Innerhalb der Universität gibt es eine Personalabteilung, die für die Verwaltung aller Personalangelegenheiten (Lehrkräfte und Personal) der Universität zuständig ist. In dieser Abteilung gehen täglich etwa 20 Anfragen unterschiedlicher Art ein, z. B. Arbeitsbescheinigungen, Abwesenheitsanträge, Managementberichte und Vorgänge im Zusammenhang mit der Einstellung und dem Onboarding neuer Mitarbeiter.
Bis 2009 verwaltete die Personalabteilung diese Anfragen mit gedruckten Dokumenten und kontrollierte sie mit Word-Dokumenten und Tabellenkalkulationen; sie hatte fünf Büros und mehr als 30 Mitarbeiter, die diese Dokumente gleichzeitig bearbeiteten, was dazu führte, dass die Abteilung die Kontrolle über die Anfragen verlor, Zeit mit der Suche nach den physischen Dokumenten verschwendete und außerdem ständige Beschwerden von ihren Kunden (Professoren, Verwaltungspersonal und externe Stellen) erhielt, die mit den Antwortzeiten auf ihre Anfragen unzufrieden waren.
- Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen, wie die Suche nach physischen Dokumenten und historischen Archiven.
- Risiken in Bezug auf die Sicherheit und Integrität der Informationen aufgrund der Anzahl der Teilnehmer, die an dem Prozess beteiligt sind, und der Art der Speicherung der Tabellenkalkulationen.
- Ständige Beschwerden von Kunden wegen der Reaktionszeiten und der genauen Informationen über ihre Anfragen.
- Zweideutige Informationen über die Produktivität der Abteilung für die Vorgesetzten und Büroleiter.
Die Lösung
Ende 2009 initiierte die Universität ein Projekt mit Landsoft, S.A. in Medellin, Kolumbien, mit dem Ziel, die HR-Prozesse in der Universität zu verbessern. Nach der Analyse der Prozesse in den fünf Bereichen wurde beschlossen, dass die Universität zunächst ProcessMaker für die Prozesse der Antragsverwaltung, der Einstellung neuer Mitarbeiter und des Onboarding neuer Mitarbeiter einsetzen würde. Angesichts der Bedürfnisse der Personalabteilung wurde außerdem beschlossen, die Prozesse in KnowledgeTree® zu integrieren, um eine erweiterte Speicherung und Versionskontrolle der Dokumente zu ermöglichen, die während der Workflow-Prozesse hochgeladen und erzeugt werden.
- Antragsprozess: Sowohl interne Mitarbeiter und Abteilungen der Universität als auch externe Stellen erstellen mit ProcessMaker Anträge wie Urlaubsanträge, Arbeitsbescheinigungen, Anträge auf Krankheitstage, Abwesenheitsanträge, Disziplinarverfahren und andere. Im Rahmen des Prozesses werden zahlreiche unterstützende Formulare und Dokumente wie offizielle Protokolle, Vereinbarungen, Verträge, Memoranden, automatische Benachrichtigungen, Berichte und offizielle Beschlüsse erstellt. Die erzeugten Dokumente werden direkt aus ProcessMaker in KnowledgeTree® gespeichert.
- Einstellungsprozess für neue Mitarbeiter und Onboarding-Prozess für Verwaltungspersonal: Der Einstellungs- und Onboarding-Prozess ermöglicht es der Personalabteilung, den Einstellungsprozess Schritt für Schritt zu automatisieren, und zwar ab dem Zeitpunkt, an dem eine freie Stelle intern ausgeschrieben wird, bis hin zur Unterzeichnung des Vertrags durch den neuen Mitarbeiter und seiner offiziellen Einstellung an der Universität.
Der geschaffene Wert
- Erhöhte Kontrolle der Prozesse, da alle Beteiligten jederzeit wissen, welchen Status ein Antrag hat und wer für die Bearbeitung zuständig ist.
- Erhöhte Sicherheit und Integrität der Informationen aufgrund der Tatsache, dass alle Benutzer über separate und sichere Logins verfügen und das System ein detailliertes Protokoll aller von jedem Benutzer durchgeführten Aktionen führt.
