Das Problem
3 Degrees North ist ein führender Anbieter von Softwareentwicklung, Technologieberatung und Integrationsdienstleistungen für gemeinnützige Organisationen, Verbände und Mitgliedergruppen. Das in Australien ansässige Unternehmen, das Kunden auf der ganzen Welt betreut, ist auf die Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen spezialisiert, die Effizienz, Engagement und Wachstum fördern. Ihr Ansatz geht über die Software hinaus, indem sie mit ihren Kunden zusammenarbeiten, um deren einzigartige Ziele und Herausforderungen zu verstehen. 3 Degrees North kann auf eine weltweite Erfolgsbilanz zurückblicken und setzt sich leidenschaftlich dafür ein, Non-Profit-Organisationen durch den Einsatz von Technologie dabei zu unterstützen, eine sinnvolle Wirkung zu erzielen.
Durch die Partnerschaft mit ProcessMaker unterstützte 3 Degrees North das Legal Practice Board of Western Australia bei der Automatisierung mehrerer komplexer, papierbasierter Prozesse, die zu erheblichen Rückständen führten. Die Automatisierung straffte die Abläufe, verbesserte die Gesamteffizienz und reduzierte die durch manuelle Arbeitsabläufe verursachten Verzögerungen.
Das Legal Practice Board von Westaustralien stand vor erheblichen betrieblichen Herausforderungen, da es auf veraltete, unzusammenhängende Systeme angewiesen war. Die Informationen waren über mehrere Plattformen verstreut, so dass es für die Mitarbeiter schwierig war, die Anträge der Mitglieder effektiv zu verwalten und zu verfolgen. Dieser fragmentierte Ansatz führte zu einer schlechten Benutzererfahrung, da die Bearbeitungszeiten unvorhersehbar und uneinheitlich waren. Die Mitarbeiter mussten oft zwischen verschiedenen Systemen - wie CRM, Dokumentenmanagement und E-Mail - hin- und herspringen, um die erforderlichen Daten zu erfassen, was zu Ineffizienzen und Verzögerungen führte. Darüber hinaus führte das Fehlen einer rationalisierten Mitgliederbearbeitung dazu, dass die Prioritäten oft danach bestimmt wurden, wer am lautesten nach Aufmerksamkeit verlangte, und nicht nach logischen oder serviceorientierten Kriterien. Dies frustrierte nicht nur die Mitglieder, sondern machte es auch dem Vorstand unmöglich, die Arbeitsbelastung und die Bearbeitungsfristen genau zu beurteilen.
Die Lösung
Um die Herausforderungen des Legal Practice Board zu bewältigen, wurde eine Lösung auf Basis der ProcessMaker-Plattform zusammen mit einer neuen, von 3DN entwickelten Website implementiert. ProcessMaker wurde wegen seiner nahtlosen Integration in bestehende Systeme und der Konsolidierung von Daten in einem automatisierten Workflow gewählt. Die von 3DN erstellte Website ergänzte dies, indem sie eine einheitliche Benutzererfahrung und einen einzigen Zugangspunkt für alle wichtigen Prozesse bot. Dieser kombinierte Ansatz ermöglichte es dem Vorstand, die Arbeitsabläufe zu rationalisieren, die Zugänglichkeit der Daten zu verbessern und eine konsistente Bearbeitung der Mitgliederanträge zu gewährleisten. Zu den Schlüsselelementen dieser Lösung gehören:
Integration über mehrere Systeme hinweg: Mit vorgefertigten Konnektoren und umfangreichen APIs ermöglichte die ProcessMaker-Plattform 3 Degrees North die schnelle Integration und Rationalisierung verschiedener bestehender Systeme, wie CRM, Finanzsysteme, E-Mail-Plattform und ein Dokumentenmanagementsystem. Durch diese Integration mussten die Mitarbeiter keine Daten mehr manuell in mehrere Systeme eingeben, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datenmanipulation reduzierte.
Automatisierung der Arbeitsabläufe: Ein wichtiger Teil der Lösung war die Automatisierung von Schlüsselprozessen wie der jährlichen Bewertung, bei der Daten aus verschiedenen Systemen in einer einzigen Schnittstelle zusammengeführt wurden. Dies ermöglichte es den Mitarbeitern, von einem Ort aus zu arbeiten, anstatt in mehreren Systemen zu navigieren.
Benutzerfreundliche Formularerstellung per Drag-and-Drop: ProcessMaker bietet einen einfach zu bedienenden Drag-and-Drop-Formulardesigner, der Teams ein schnelles und flexibles Framework und Werkzeuge zur Verfügung stellt, um benutzerdefinierte Formulare und Steuerelemente ohne jegliche Programmierung zu erstellen.
Verbesserte Verwaltung der Arbeitsbelastung: Das Management war in der Lage, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter mithilfe von Dashboards und farblich gekennzeichneten Aufgabenlisten besser zu überwachen und zu erkennen, wer überlastet war und wer Kapazitäten hatte.
Objektive Prioritätensetzung und Prozesstransparenz: Die Aufgaben wurden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet, wodurch die subjektive Priorisierung, die auf der Dringlichkeit der Kundenanfragen beruhte, entfiel. Dadurch wurde ein faireres und effizienteres System geschaffen.
Zuverlässige Berichterstattung mit Business Intelligence-Tools: Die Fähigkeit von ProcessMaker, Arbeitsabläufe und den Datenaustausch mit Microsoft Power BI zu rationalisieren und zu integrieren, einschließlich der Unterstützung benutzerdefinierter Dashboards, verbesserte die Genauigkeit und Effizienz des Berichtswesens und der Entscheidungsfindung erheblich, während die Investitionen in die Erstellung wichtiger Berichte und Dashboards erhalten blieben.
Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Die Website wurde umgestaltet, um ein einheitliches Nutzererlebnis bei verschiedenen Aufgaben zu gewährleisten, z. B. bei der Erneuerung der Mitgliedschaft und der Anmeldung zu Schulungen.
Der geschaffene Wert
Dank der Expertise von 3 Degrees North konnte The Legal Practice Board durch die Implementierung von ProcessMaker erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erzielen.
Gesteigerte Effizienz und Zeitersparnis: Die Mitarbeiter mussten Daten nicht mehr manuell in mehrere Systeme eingeben, was den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben verringerte und es ihnen ermöglichte, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Verbessertes Workload-Management: Das Management erhielt durch Dashboards und farblich gekennzeichnete Aufgabenlisten einen besseren Überblick über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, was eine effektivere Ressourcenzuweisung ermöglichte und das Ausbrennen der Mitarbeiter reduzierte.
Größere Prozesstransparenz: Die Aufgaben wurden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet, so dass eine subjektive Prioritätensetzung entfiel. Dadurch wurden die Prozesse fairer und transparenter, und es wurde sichergestellt, dass keine Kundenanfrage aufgrund der gefühlten Dringlichkeit bearbeitet wurde.
Bessere Entscheidungsfindung und Berichterstattung: Der Einsatz von Microsoft Power BI und benutzerdefinierten Dashboards in ProcessMaker führte zu einer zuverlässigeren und datengesteuerten Entscheidungsfindung mit einer schnelleren und genaueren Berichterstattung.
Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Die Neugestaltung der Website verbesserte die Interaktion der Nutzer mit wichtigen Prozessen wie der Erneuerung der Mitgliedschaft und der Anmeldung zu Schulungen. Diese gestraffte Schnittstelle führte zu einem einheitlicheren und benutzerfreundlicheren Erlebnis für die Kunden.
Mehr Flexibilität bei der Formularerstellung: Der Drag-and-Drop-Formulardesigner in ProcessMaker bietet Flexibilität bei der Anpassung von Formularen, ohne dass umfangreiche Programmierkenntnisse erforderlich sind, was die Geschwindigkeit und Einfachheit der Implementierung von Prozessänderungen erhöht.
Eliminierung von Datenduplikaten und Fehlern: Durch die Integration von ProcessMaker in die CRM-, Finanz-, E-Mail- und Dokumentenverwaltungssysteme wurden Datenduplizierungen reduziert und Fehler minimiert, was die Genauigkeit der Abläufe insgesamt erhöhte.
