Das Problem
SoCal IP ist eine Boutique-Kanzlei, die sich auf das Recht des geistigen Eigentums (IP), einschließlich Patente, Marken, Urheberrechte und Geschäftsgeheimnisse, spezialisiert hat. Die 2002 gegründete Kanzlei bietet eine breite Palette von Dienstleistungen an, die von der Sicherung und Durchsetzung von Rechten des geistigen Eigentums bis hin zu Beratungsleistungen reichen, die Kunden bei der Verwaltung ihrer IP-Portfolios und der Vermeidung rechtlicher Konflikte helfen.
SoCal IP entschied sich für die ProcessMaker-Plattform, um verschiedene betriebliche Herausforderungen zu bewältigen. Das Unternehmen, das ursprünglich auf ein papierbasiertes System angewiesen war, musste Prozesse wie die Aufnahme von Kunden, das Projektmanagement und die Datenverarbeitung automatisieren und rationalisieren, um die Effizienz und Konsistenz zu verbessern. Darüber hinaus war eine nahtlose Integration der vorhandenen IT-Systeme - Dokumentenmanagement, Kalender und Finanzen - erforderlich, wobei gleichzeitig der Bedarf an zusätzlichen Back-Office-Mitarbeitern minimiert werden sollte. Skalierbarkeit, Flexibilität und zuverlässige automatisierte Workflows waren entscheidend, um Schwankungen im Arbeitsaufkommen zu bewältigen und die Rentabilität zu steigern. ProcessMaker bot die robuste Lösung, die das Unternehmen benötigte, um die betriebliche Effizienz zu verbessern und die Kosten zu senken.
Die Lösung
SoCal IP entschied sich für die ProcessMaker-Plattform, um seine papierbasierten Formulare zu rationalisieren und zu automatisieren und gleichzeitig mit wichtigen IT-Systemen zu integrieren. Das Unternehmen entwickelte ein maßgeschneidertes System, das die ProcessMaker-Plattform als Grundlage nutzte und in kurzer Zeit mit zusätzlichen Funktionen, Merkmalen und Arbeitsabläufen skaliert und erweitert wurde. Diese Automatisierung reduzierte den Bedarf an Back-Office-Personal, was zu Kosteneinsparungen und höherer Rentabilität führte und gleichzeitig die Fähigkeit des Unternehmens verbesserte, Schwankungen in der Arbeitsbelastung zu bewältigen. Das Professional Services Team von ProcessMaker leistete wichtige Unterstützung bei der Verfeinerung und Erweiterung der kundenspezifischen Systemfunktionen und bot SoCal IP schließlich eine robuste Lösung für die Automatisierung und Integration ihrer Arbeitsabläufe.
Der geschaffene Wert
SoCal IP arbeitete mit ProcessMaker zusammen, um die wichtigsten Leistungskennzahlen, Kosteneinsparungen und KPIs zu ermitteln, zu messen und zu berichten:
Kosteneinsparungen: Die Automatisierung von Prozessen führte zu erheblichen Einsparungen durch die Reduzierung oder Abschaffung von Back-Office-Aufgaben und die Senkung der Kosten für Gehälter, Sozialleistungen und Gemeinkosten. Außerdem konnten wichtige Mitarbeiter Zeit gewinnen, um sich auf strategischere oder wichtigere Projekte zu konzentrieren.
Effizienzgewinne: Die Lösung verringerte die für das Kunden- und Sachmanagement erforderliche Prozesszykluszeit, was zu einer schnelleren Leistungserbringung und betrieblichen Effizienz führte. Das Endergebnis ermöglicht nun eine bessere Bewältigung von Schwankungen in der Arbeitsbelastung ohne zusätzliches Personal und verbessert die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Arbeitsabläufe.
Rentabilität & ROI: Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen trugen zu einer höheren Rentabilität bei, so dass mehr Ressourcen für umsatzfördernde Aktivitäten zur Verfügung standen. Die Kapitalrendite wurde innerhalb von 3 bis 9 Monaten nach jeder kundenspezifischen Aktualisierung der Systemversion erreicht, was die schnellen finanziellen Vorteile der Automatisierung unterstreicht.
Systemzuverlässigkeit und Leistung: Die hohe Zuverlässigkeit, die hohe Systemverfügbarkeit und die Leistung von ProcessMaker sorgten für einen konsistenten Betrieb mit minimalen Problemen. Durch die Automatisierung wurden Fehler durch manuelle Prozesse deutlich reduziert, was zu einer genaueren Datenverarbeitung führte.
Prozessintegration und -automatisierung: Die Kanzlei automatisierte 25 Prozesse, von denen viele komplex und umfassend integriert waren. Durch die Automatisierung wichtiger Kernprozesse wie Kundeneinführung und Projektmanagement wurden kritische Betriebsbereiche verbessert.
Mitarbeiterzufriedenheit: Die Automatisierung führte zu zufriedeneren Mitarbeitern mit weniger Stress dank effizienterer Arbeitsabläufe und weniger manueller Arbeit, was die Moral des Teams stärkte.
