Das Problem
Die Herausforderung bei Evans Console waren die Ineffizienzen und die Komplexität des kundenspezifischen Fertigungsprozesses, die zu langen Vorlaufzeiten und Verzögerungen bei der Projektabwicklung führten. Diese Ineffizienzen wurden noch dadurch verschärft, dass Aufgaben von mehreren Personen dupliziert oder ganz vernachlässigt wurden, was zu verpassten Aufgaben und Terminen führte. Das Unternehmen musste seine Prozesse rationalisieren und standardisieren, um die Effizienz zu steigern, die Ressourcen besser zu verteilen und die Durchlaufzeiten zu verkürzen. Die Prozessautomatisierung, insbesondere mit ProcessMaker, sollte diese Herausforderungen angehen, indem eine prozessgesteuerte Organisation geschaffen wurde. Das Unternehmen hatte mit Ineffizienzen zu kämpfen, die zu langen Projektdurchlaufzeiten, doppelten Aufgaben, verpassten Terminen und Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung führten. Um diese Probleme anzugehen, benötigte das Unternehmen eine Lösung zur Rationalisierung und Standardisierung der Abläufe in den verschiedenen Abteilungen.
Die Lösung
Als Reaktion auf die großen Herausforderungen bei der Verwaltung komplexer kundenspezifischer Fertigungsprozesse suchte Evans Consoles nach einer robusten Prozessautomatisierungslösung. Die Wahl fiel auf ProcessMaker, weil es sich an die spezifischen Anforderungen von Evans Consoles anpassen lässt. Zu den wichtigsten Merkmalen, die ProcessMaker auszeichneten, gehörten die aufgabenorientierten Workflows, die benutzerfreundliche Oberfläche und die erweiterten Funktionen wie die Verwaltung von Urlaubskalendern, Zuweisungs- und Neuzuweisungsfunktionen und die Überwachung durch Vorgesetzte.
Obwohl die Integration von ProcessMaker aufgrund der mangelnden Erfahrung des Unternehmens mit Prozess-Workflow-Anwendungen anfangs eine Herausforderung darstellte, erwies sie sich letztendlich als eine transformative Lösung. Der Implementierungsprozess ermöglichte es dem Unternehmen, Prozesse und Formulare für alle Abteilungen zu entwickeln und zu standardisieren. Diese Standardisierung führte zu einer erheblichen Verkürzung der Durchlaufzeiten, optimierten Arbeitsabläufen und einem verbesserten Aufgabenmanagement.
Der geschaffene Wert
Die Auswirkungen von ProcessMaker auf Evans Consoles waren tiefgreifend. Die Plattform hat das Unternehmen zu einem prozessgesteuerten Ansatz geführt, der sicherstellt, dass alle Vorgänge einem standardisierten Verfahren folgen. Dies hat zu einer besseren Ressourcenzuweisung, einer verbesserten Kapazitätsplanung und der Fähigkeit geführt, ein hohes Volumen an Fällen - etwa 6.000 pro Jahr - über mehrere Benutzer und Abteilungen hinweg zu bearbeiten. Obwohl das Unternehmen vor dem Einsatz von ProcessMaker keine spezifischen Kennzahlen verfolgte, sind die Effizienzsteigerungen und die Verkürzung der Projektvorlaufzeiten klare Indikatoren für den Erfolg der Plattform bei der Verbesserung der betrieblichen Leistung des Unternehmens.
Metriken und ROI
- Verkürzung der Projektvorlaufzeit: Die gestrafften Prozesse haben zu einer Verkürzung der Durchlaufzeit von Projekten geführt, wobei die genauen Zeiteinsparungen nicht quantifiziert wurden.
- Anzahl der automatisierten Prozesse: Evans Consoles hat etwa 5 Hauptprozesse automatisiert, mit zusätzlichen kleineren/Testprozessen.
- Jährliches Volumen der Fälle: Mit den automatisierten Verfahren werden jährlich etwa 6.000 Fälle bearbeitet.
- Anzahl der Benutzer: Etwa 170 Benutzer innerhalb der Organisation nutzen ProcessMaker.
- Verbesserte Aufgabenverwaltung und -überwachung: ProcessMaker hilft, offene Aufgaben zu überwachen und sich auf Verzögerungen zu konzentrieren, was zu einem effizienteren Arbeitsablauf beiträgt.
- Zeitersparnis: Die Prozessautomatisierung hat zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt.
Diese Kennzahlen spiegeln den Erfolg von ProcessMaker bei der Verbesserung der Effizienz, der Reduzierung der Durchlaufzeiten und der Unterstützung einer großen Anzahl von Fällen und Benutzern wider.
