Das Problem
Ein weltweit tätiges Fertigungsunternehmen stand bei seinen Bestellungen vor einer großen Herausforderung. Frühere Versuche mehrerer Anbieter waren gescheitert, das Problem der Transparenz des gesamten Bestellprozesses zu lösen. Die ProcessMaker-Plattform für Prozessintelligenz war in der Lage, diese ultimative Herausforderung erfolgreich anzugehen und dank ihrer Agilität, der schnellen Ausführung und des innovativen Ansatzes die Führung zu übernehmen.
Bei dem Unternehmen handelt es sich um ein globales Fertigungsunternehmen, das in fast 100 Ländern tätig ist und Kunden mit Lösungen hauptsächlich in den Bereichen Infrastruktur, Versorgung und Industrie bedient. Das Hauptziel des Unternehmens war es, den Prozess der Bestellungserstellung zu rationalisieren, was zu einer höheren Prozesseffizienz und zu Kosteneinsparungen führen könnte.
Die größte Herausforderung für den Hersteller bestand darin, einen vollständigen Überblick über den Bestellungserstellungsprozess in den verschiedenen Regionen und Ländern zu erhalten, die unterschiedliche SAP-Versionen verwenden. Ungenauigkeiten bei den Lieferantenstammdaten führten zu Problemen bei der Prozessausführung und verursachten eine Vielzahl von Abweichungen, die jedoch nicht quantifiziert oder die Ursachen dafür gefunden werden konnten. Eine ganzheitliche Sicht auf den Prozess der Bestellungserstellung würde Engpässe im aktuellen Prozess identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.
Der Hersteller kannte das Problem sehr gut, hatte genau definierte Erfolgskriterien und wusste genau, was er von einem Anbieter erwartete, was die Herausforderung klar, aber komplex machte.
Zu den weiteren Herausforderungen gehörten die automatische Identifizierung und Visualisierung der verschiedenen Wege, die während des Bestellungserstellungsprozesses eingeschlagen werden, der Vergleich und das Benchmarking zwischen verschiedenen Standorten und Einkäufern sowie das Auffinden der im Bestellungserstellungsprozess verwendeten Schattentools. Es wurde eine bessere Methode zur Erfassung und Analyse von Prozessdaten in großem Umfang benötigt.
Die Lösung
ProcessMaker Process Intelligence erfasste und analysierte schnell alle Bestelldaten. Process Intelligence machte den Zugriff auf System-Ereignisprotokolle überflüssig, die schwer zu beschaffen oder manchmal sogar nicht vorhanden sind. Stattdessen sammelten lokal installierte Agenten die Prozessdaten von den Benutzeroberflächen auf der Grundlage der von den Kunden vorgegebenen Regeln. Um den Datenschutz und die Sicherheit der Daten von Einzelpersonen zu gewährleisten, wurden die Daten auf Teamebene erfasst.
Aus den gesammelten Daten generiert Process Intelligence die angereicherten Ereignisprotokolle, die lokal bereinigt und dann an die Cloud gesendet werden, wo sie analysiert werden, um die gesammelten Daten in betriebliche Erkenntnisse umzuwandeln. Diese Analyse umfasst Process Mining, Task Mining und andere Algorithmen und Berechnungen, die die erfassten Daten in betriebliche Erkenntnisse umwandeln. Alle oben genannten Schritte werden automatisch durchgeführt und erfordern keinen manuellen Aufwand.
Prozesstransparenz mit traditionellen Methoden
Prozesstransparenz mit traditionellen Methoden
Der geschaffene Wert
Process Intelligence war in der Lage, den gesamten PO-Erstellungsprozess abzubilden und die folgenden Erfolgskriterien zu übertreffen:
- Visualisierung verschiedener Prozesswege innerhalb des PO-Erstellungsprozesses.
- Identifizierung der Durchlaufzeit der Prozesspfade und der konkreten Schritte, aus denen diese Pfade bestehen.
- Entdeckung der zusätzlichen Anwendungen und Dokumente, die an der Erstellung von Bestellungen beteiligt sind, und Ermittlung, wie und wann sie verwendet werden.
- Suche nach Möglichkeiten zur Automatisierung.
- Analyse der Daten und Identifizierung von Mustern, die dieselben Materialien oder Lieferanten betreffen.
- Erfassung von manuellen Feldänderungen in SAP und deren Auswirkungen auf den Bestellprozess.
- Erkennen des gemeinsamen Weges und wie oft er beschritten wurde.
Dieser Fall zeigt, wie Process Intelligence die Herausforderungen bei der Erstellung von Bestellungen durch seinen agilen und innovativen Ansatz bewältigt hat. Durch die Bereitstellung umfassender Transparenz, Analyse und Automatisierungsmöglichkeiten führte ProcessMaker Process Intelligence zu einer erfolgreichen Partnerschaft und einem wesentlich effizienteren PO-Erstellungsprozess.
