El problema
Una empresa de fabricación global se enfrentaba a un importante reto en el proceso de sus órdenes de compra (PO). Los intentos anteriores de múltiples proveedores no habían logrado resolver el problema de visibilidad del proceso de PO de extremo a extremo. La plataforma de inteligencia de procesos de ProcessMaker fue capaz de abordar con éxito este último desafío y liderar el juego gracias a su agilidad, velocidad de ejecución y enfoque innovador.
La empresa del caso es un fabricante global que opera en casi 100 países y ofrece soluciones a sus clientes, principalmente en los sectores de infraestructuras, servicios públicos e industria. Su principal objetivo era agilizar el proceso de creación de pedidos, lo que podría redundar en una mayor eficiencia de los procesos y un ahorro de costes.
El principal reto del fabricante era conseguir una visibilidad total del proceso de creación de pedidos en las distintas regiones y zonas geográficas que utilizan versiones diferentes de SAP. Las imprecisiones en los datos maestros de los proveedores estaban causando problemas en la ejecución del proceso y generando muchas desviaciones, pero no podían cuantificarlas ni encontrar las causas raíz. Conseguir una visión holística del proceso de creación de pedidos permitiría identificar cuellos de botella en el proceso actual y descubrir oportunidades de mejora.
El fabricante conocía muy bien el problema, tenía criterios de éxito bien definidos y sabía exactamente lo que buscaba en un proveedor, por lo que el reto era claro pero complejo.
Otros retos eran la identificación y visualización automática de las diferentes rutas seguidas durante el proceso de creación de pedidos, la comparación y la evaluación comparativa entre diferentes ubicaciones y compradores, y la búsqueda de las herramientas ocultas utilizadas en el proceso de creación de pedidos. Se necesitaba una forma mejor de capturar y analizar los datos del proceso a escala.
La solución
ProcessMaker Process Intelligence capturó y analizó rápidamente todos los datos del PO. Process Intelligence eliminó la necesidad de acceder a los registros de eventos del sistema que son difíciles de obtener o a veces incluso inexistentes. En su lugar, agentes instalados localmente recopilaron los datos de proceso de las interfaces de usuario basándose en las reglas predefinidas especificadas por los clientes. Para garantizar la privacidad y seguridad de los datos individuales, los datos se recopilaron a nivel de equipo.
A partir de los datos recopilados, Process Intelligence generó los registros de eventos enriquecidos que se limpian localmente y se envían a la nube, donde se analizan para transformar los datos recopilados en perspectivas operativas. Este análisis incluye minería de procesos, minería de tareas y otros algoritmos y cálculos que transforman los datos recopilados en perspectivas operativas. Todos los pasos anteriores se realizan automáticamente y no requieren ningún esfuerzo manual.
Visibilidad del proceso con métodos tradicionales
Visibilidad del proceso con métodos tradicionales
El valor creado
Process Intelligence fue capaz de mapear el proceso de creación de pedidos de principio a fin y superar los siguientes criterios de éxito:
- Visualización de las diferentes vías del proceso de creación de pedidos.
- Identificar el tiempo de rendimiento de las rutas del proceso y los pasos concretos que componen dichas rutas.
- Descubrir las aplicaciones y documentos adicionales que intervienen en el proceso de creación de pedidos e identificar cómo y cuándo se utilizan.
- Encontrar oportunidades de automatización.
- Analizar los datos e identificar los patrones relativos a los mismos materiales o proveedores.
- Captura de cambios manuales de campo en SAP y su impacto en el proceso de PO.
- Reconocer el camino común y la frecuencia con que se seguía.
Este caso demuestra cómo Process Intelligence superó los retos de creación de PO a través de su enfoque ágil e innovador. Al proporcionar visibilidad integral, análisis y oportunidades de automatización, ProcessMaker Process Intelligence condujo a una asociación exitosa y a un proceso de creación de PO mucho más eficiente.
