Das Problem
Die Ineffizienzen im Zusammenhang mit der Verwendung von Papier, der manuellen Bearbeitung von Dokumenten und der komplexen Aktenführung bei Moni Pulo Limited stellten das Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Papierbasierte Prozesse waren umständlich und zeitaufwändig und führten zu Verzögerungen und Fehlern bei der Bearbeitung von Dokumenten. Außerdem wurde die Pflege und Organisation von Papierunterlagen für das Unternehmen, das strenge Compliance-Anforderungen erfüllt, immer schwieriger und fehleranfälliger.
Diese Herausforderungen veranlassten das Unternehmen, nach einer Lösung zu suchen, die den Komfort erhöht, eine ordnungsgemäße Dokumentation gewährleistet und die Abläufe im gesamten Unternehmen vereinfacht. Durch die Implementierung der ProcessMaker Platform, einer führenden Business Process Management (BPM)-Lösung, konnte Moni Pulo Limited Arbeitsabläufe rationalisieren, sich wiederholende Aufgaben automatisieren und die Gesamteffizienz verbessern. Dieser Übergang von manuellen, papierbasierten Prozessen zu automatisierten, digitalen Workflows spart nicht nur viel Zeit, Kosten und Ressourcen, sondern verbessert auch die Zugänglichkeit, die Genauigkeit und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
Die Lösung
Die ProcessMaker-Plattform rationalisiert und automatisiert die manuellen, papierintensiven Arbeitsabläufe und die papierbasierte Dokumentation von Moni Pulo. Die Teams nutzten die Designer-Tools von ProcessMaker, um Prozessdiagramme mit dem Drag-and-Drop-Prozessmodellierungstool zu erstellen und zu bearbeiten, wiesen den Benutzern Aufgaben zu, um die Aktivitäten im gesamten Unternehmen zu automatisieren und zu koordinieren, und nutzten das Analysemodul, um die Ergebnisse zu messen und zu bewerten.
Da die Dokumente von einer Reihe von Anbietern, Kunden, Dienstleistern und Geschäftseinheiten stammten, benötigte Moni Pulo Methoden, um sowohl manuelle als auch digitale Dokumente in ProcessMaker aufzunehmen. ProcessMaker verfügt über wichtige benutzerdefinierte und vorgefertigte Konnektoren sowie flüssige Integrationsfunktionen, um verschiedene Arten von strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Daten zu verwalten.
Der geschaffene Wert
Der systematische Ansatz führte zu bemerkenswerten Effizienzsteigerungen, optimierten Arbeitsabläufen, Ressourcenoptimierung und Kosteneinsparungen. Vor der Einführung von ProcessMaker mussten verschiedene Teams Ad-hoc-Anfragen stellen, um auf Dokumente zuzugreifen, sie zu recherchieren, zu finden oder zu aktualisieren - alles sehr arbeitsintensiv, manuell und zeitaufwendig. Die Erstellung genauer Echtzeit-Analysen für die Compliance-Berichterstattung erforderte viele Mitarbeiter und viele Stunden. Jetzt hat das 50-köpfige Team sofortigen Zugriff auf die Unterlagen und kann nicht mehr nur einige wenige Anfragen pro Tag, sondern schätzungsweise 50 bis 100 Anfragen pro Woche bzw. 700 oder mehr Anfragen pro Monat bearbeiten - ein enormer Gewinn an Effizienz, Produktivität und Reaktionsfähigkeit sowie eine höhere Genauigkeit der Berichte, die die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten.
Moni Pulo findet ProcessMaker äußerst positiv und von unschätzbarem Wert im Vergleich zu ihren früheren manuellen Dokumentenmanagementprozessen. Durch die Partnerschaft mit ProcessMaker hat Moni Pulo seine Arbeitsprozesse vereinfacht, die Kosten gesenkt, die Effizienz gesteigert und durch die sichere Aufbewahrung und Zugänglichkeit von Dokumenten bei gleichzeitiger Einhaltung hoher Compliance-Standards ein beruhigendes Gefühl gewonnen.
