Le problème
Les inefficacités liées à l'utilisation du papier, à la manipulation manuelle des documents et à la complexité de la tenue des dossiers chez Moni Pulo Limited posaient d'importants problèmes à l'organisation. Les processus basés sur le papier étaient lourds et prenaient du temps, ce qui entraînait des retards et des erreurs dans le traitement des documents. En outre, la tenue et l'organisation des dossiers papier devenaient de plus en plus difficiles et sujettes à des erreurs pour l'entreprise qui a des exigences strictes en matière de conformité.
Ces défis ont incité l'organisation à rechercher une solution qui améliorerait la commodité, garantirait une documentation correcte et simplifierait les opérations dans l'ensemble de l'organisation. En mettant en place ProcessMaker Platform, une solution de gestion des processus métier (BPM) de premier plan, Moni Pulo Limited a rationalisé les flux de travail, automatisé les tâches répétitives et amélioré l'efficacité globale. Le passage de processus manuels et basés sur le papier à des flux de travail automatisés et numériques permet non seulement d'économiser du temps, des coûts et des ressources, mais aussi d'améliorer l'accessibilité, la précision et la conformité aux exigences réglementaires.
La solution
La plateforme ProcessMaker a permis de rationaliser et d'automatiser les flux de travail manuels et les documents papier de Moni Pulo. Les équipes ont utilisé les outils de conception de ProcessMaker pour créer et éditer des diagrammes de processus avec l'outil de modélisation de processus par glisser-déposer, ont assigné des tâches aux utilisateurs pour automatiser et coordonner les activités au sein d'une organisation, et ont utilisé le module d'analyse pour mesurer et métriquement les résultats.
Étant donné que les documents provenaient de divers fournisseurs, clients, prestataires et entités commerciales, Moni Pulo avait besoin de méthodes d'ingestion de documents manuels et numériques dans ProcessMaker, qui dispose de connecteurs clés personnalisés et préconstruits ainsi que de capacités d'intégration fluides pour gérer divers types de données structurées, semi-structurées et non structurées.
La valeur créée
L'approche systématique a permis d'améliorer considérablement l'efficacité, de rationaliser les flux de travail, d'optimiser les ressources et de réaliser des économies. Avant ProcessMaker, des équipes disparates soumettaient des demandes ad hoc pour accéder, rechercher, localiser ou mettre à jour des documents - ce qui était extrêmement laborieux, manuel et chronophage. La création d'analyses précises et en temps réel pour les rapports de conformité nécessitait de nombreuses personnes et de longues heures. Désormais, l'équipe de 50 utilisateurs dispose d'un accès instantané aux documents et peut passer de quelques demandes par jour à un volume estimé de 50 à 100 demandes par semaine, soit environ 700 demandes ou plus par mois - un gain considérable en termes d'efficacité, de productivité et de réactivité - ainsi qu'une plus grande précision des rapports permettant d'assurer la conformité.
Moni Pulo trouve ProcessMaker extrêmement positif et inestimable par rapport à leurs anciens processus de gestion manuelle des documents. Grâce à son partenariat avec ProcessMaker, Moni Pulo a simplifié ses processus de travail, réduit ses coûts, augmenté son efficacité, et a atteint la tranquillité d'esprit avec un stockage et une accessibilité sécurisés des documents tout en maintenant des normes de conformité élevées.
