Das Problem
- Die Vorschläge wurden aufgrund von Vergesslichkeit verspätet eingereicht, und das Managementteam wurde nicht informiert.
- Es gab keine angemessenen Warnhinweise, wenn die Verkaufsvorschläge nicht der Marge entsprachen.
- Risikoanalysen und Leistungsindikatoren waren so gut wie nicht vorhanden, was bedeutete, dass es keine Möglichkeit gab, die Leistung vor und nach Abschluss der einzelnen Aufgaben zu messen.
Die Lösung
DECSIS entschied sich für die webbasierte Open Source Business Process Management (BPM) Suite von ProcessMaker, die von 4+ Business Solutions integriert wurde. Durch die Abschaffung papierbasierter Prozesse kann DECSIS nun alle wichtigen Geschäftsprozesse einfach verwalten und automatisieren, einschließlich der schnellen Erstellung von Formularen und Dokumenten, der Zuweisung von Rollen, der Erstellung von Regeln und der Abbildung einzelner Prozesse. Über die Prozesse hinaus war ProcessMaker auch flexibel genug, um mit dem Dokumentenmanagementsystem KnowledgeTree von DECSIS verbunden zu werden, um Prozessvorlagen in einem zentralen Repository zu speichern.
Mit ProcessMaker ist DECSIS in der Lage, eine Reihe von vorzertifizierten Geschäftsprozessen zu implementieren und kann Projekte von der Entwicklung bis zur Auslieferung einfach verfolgen. ProcessMaker hilft bei der einfachen Zusammenstellung von Informationen für die Angebotserstellung, bei der Analyse von Gründen für die Genehmigung durch den Kunden, bei der Erstellung und Versendung von Bestellungen per E-Mail und bei der Verfolgung von Lieferungen und Rücksendungen. In jeder Phase können Berichte und Diagramme zur Analyse erstellt werden.
Der geschaffene Wert
- Verbesserte Kontrolle und Sichtbarkeit der Prozesse, wodurch die Unternehmensleistung gesteigert wird.
- Geringere Genehmigungszeiten und kürzere Lernkurve für neue Benutzer,
- Steigerung der Effizienz bei DECSIS bei gleichzeitiger Einhaltung des bestehenden Qualitätssystems.
- Die Prozesse wurden gestrafft, und neue Benutzer sind näher an der Fertigstellung, machen weniger Fehler und brauchen weniger Zeit, um sich einzuarbeiten.
